Abrufen und Verwalten von Mailbox-Nachrichten

Kapitelüberblick:

Einführung

Hinterlassen einer internen Nachricht für andere 3CX-Nebenstellen

Einrichten von eigenen Mailbox-Ansagen

Einrichten von eigenen Mailbox-Ansagen (3CX-Webclient)

Weiterführende Informationen

Einführung

Ist Ihre Nebenstelle nicht besetzt, sind Sie nicht erreichbar oder möchten Sie einen Anruf nicht entgegennehmen, können Anrufer eine Nachricht auf Ihrer Mailbox hinterlassen. Nachrichten werden in chronologischer Reihenfolge gespeichert und lassen sich über Ihr IP-Telefon oder direkt per 3CX Client abrufen. Der 3CX Client weist Sie im Startfenster mit Hilfe des Symbols ‘Nachricht’ auf noch nicht abgehörte Nachrichten hin. Im 3CX-Webclient wird die Anzahl der neuen Nachrichten angezeigt.

         

So hören Sie Nachrichten ab:

  1. Klicken Sie im Startfenster des 3CX-Clients im unteren Menü auf das Symbol “Nachrichten” . Klicken Sie im 3CX-Webclient auf den Link “Nachrichten”.
  2. Öffnen Sie per rechten Mausklick bzw. Tippen auf eine Nachricht das Menü “Optionen”, um unter anderem auszuwählen, wie die Nachricht wiedergegeben werden soll:
  • Wiedergabe – Die Nachricht wird beim 3CX-Client für Windows als WAV-Datei heruntergeladen und automatisch über Ihren PC wiedergegeben. Unter Windows sind zudem Funktionen zum Anhalten und Stoppen der Wiedergabe verfügbar. Auf Android-Smartphones können Sie die Nachricht über Ihr Mobilgerät abrufen. Wenn Sie den 3CX-Client für Mac verwenden, doppelklicken Sie auf die Nachricht, um sie direkt über das Mailbox-Fenster wiederzugeben
  • Wiedergabe über Telefon – Bei Auswahl dieser Option geht auf Ihrer Nebenstelle ein Anruf von Ihrer Mailbox ein. Nehmen Sie den Anruf entgegen, um die Nachricht abzuhören.
  • Anrufen – Ruft den Teilnehmer zurück, der Ihnen eine Nachricht hinterlassen hat.
  • Als (nicht) abgerufen markieren
  • Löschen
  1. Sind alle neuen Nachrichten abgerufen worden, wird das Symbol “Nachrichten” nicht länger im Startfenster angezeigt.

Tipp: Sie können auch per E-Mail über eine neu hinterlassene Mailbox-Nachricht informiert werden. Setzen Sie sich bei Bedarf mit Ihrem Administrator in Verbindung, um diese Funktion aktivieren zu lassen.

Hinterlassen interner Nachrichten für andere 3CX-Nebenstellen

So hinterlassen Sie eine Nachricht auf der Mailbox einer anderen 3CX-Nebenstelle:

Wählen Sie *4 <Nummer der Nebenstelle>.

Beispiel: Durch Eingabe von “*4100” über die Wählanzeige können Sie eine Nachricht für die 3CX-Nebenstelle 100 hinterlassen.

Einrichten von eigenen Mailbox-Ansagen

Ihre Mailbox-Ansage kann der erste Kontakt zwischen Neukunden und Ihrem Unternehmen sein. Hinterlassen Sie daher mit einer persönlichen Begrüßung einen guten Eindruck. So richten Sie eine Mailbox-Ansage ein:

  1. Klicken bzw. tippen Sie in der Wählanzeige auf das Symbol “Mailbox”. 
  2. Klicken bzw. tippen Sie auf den Ordner “Ansagen” , um den Reiter zur Verwaltung von Mailbox-Ansagen aufzurufen. Zur Aufzeichnung einer persönlichen Begrüßung klicken/tippen Sie auf die Option “Begrüßung aufzeichnen”. Zudem können Sie die Option “Durchsuchen” nutzen, um eine bereits vorhandene Ansage auszuwählen.
  3. Um eine vorhandene Ansage auszuwählen, klicken Sie auf das Symbol “Ordner” . Suchen Sie die gewünschte WAV-Datei, und klicken Sie auf “Öffnen”.
  4. Um eine Ansage aufzuzeichnen, klicken Sie auf das Symbol “Begrüßung aufzeichnen”  und geben Sie einen Dateinamen ein. Klicken Sie anschließend auf OK.
  5. Sie erhalten einen Anruf mit der Rufnummer “RecordFile”. Nehmen Sie den Anruf entgegen, und folgen Sie den Anweisungen, die automatisch wiedergegeben werden.
  6. Ist der Anruf beendet, wird die Wählanzeige aufgerufen. Klicken Sie auf “Mailbox-Ansagen verwalten”.
  7. Die von Ihnen aufgezeichnete Ansage kann für jeden Präsenzstatus verwendet werden. Wählen Sie den gewünschten Status aus, indem Sie ihn markieren.
  8. Klicken Sie auf das Symbol “Nachrichten” , um die Einstellungen zu speichern und die Nachrichtenübersicht aufzurufen.

Wichtiger Hinweis: Falls Sie keine Ansage aufzeichnen können, setzen Sie sich mit Ihrem Administrator in Verbindung, um erforderliche Rechte zu erhalten.

Tipp: Überprüfen Sie eine aufgezeichnete Ansage vor dem Speichern, indem Sie auf das Symbol  (beim 3CX-Client für Windows und Mac) oder  (beim 3CX-Client für Android) klicken. Sie erhalten einen Anruf mit der Rufnummer “Playfile”, und die Ansage wird wiedergegeben.

Hinweis: Wird für einen Präsenzstatus keine Ansage ausgewählt, erfolgt automatisch die Wiedergabe der als Standard festgelegten Begrüßung, bei der es sich auch um die benutzerdefinierte Ansage handeln kann.

Einrichten von eigenen Mailbox-Ansagen (3CX-Webclient)

Ihre Mailbox-Ansage kann der erste Kontakt zwischen Neukunden und Ihrem Unternehmen sein. Hinterlassen Sie daher mit einer persönlichen Begrüßung einen guten Eindruck. So richten Sie eine Mailbox-Ansage über den 3CX-Webclient ein:

  1. Klicken Sie auf “Einstellungen” > “Ansagen”.
  2. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste für jeden Status eine bereits vorhandene Ansage aus. Ebenso können Sie eine neue Ansage aufzeichnen oder hochladen.
  3. Um eine Ansage aufzuzeichnen, klicken Sie auf das Symbol Begrüßung aufzeichnen und geben Sie einen Dateinamen ein. Klicken Sie anschließend auf OK.
  4. Sie erhalten einen Anruf mit der Rufnummer “RecordFile”. Nehmen Sie den Anruf entgegen, und folgen Sie den Anweisungen, die automatisch wiedergegeben werden.
  5. Legen Sie auf, damit die Ansage aufgezeichnet wird. Aktualisieren Sie anschließend die Website, damit die neu erstellte Datei angezeigt wird. Die Ansage kann nun für alle Stati verwendet werden.
  6. Wählen Sie die Datei für jeden gewünschten Status aus, um die Ansage zuzuweisen.

Hinweis: Wird für einen Präsenzstatus keine Ansage ausgewählt, erfolgt automatisch die Wiedergabe der als Standard festgelegten Begrüßung, bei der es sich auch um die benutzerdefinierte Ansage handeln kann.

Weiterführende Informationen

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