Verwenden des 3CX Assistant

Einführung

Der kompakte 3CX Assistant ermöglicht eine intuitive Nebenstellenverwaltung per Computer – übersichtlicher, rascher und komfortabler als allein mit Hilfe von Telefon-Endgeräten. Das benutzerfreundliche Desktop-Utility ist kein eigenständiges Telefon, sondern wird gemeinsam mit vorhandenen Software- oder Hardware-Telefonen einsetzt, über die Anrufe empfangen und getätigt werden. Klicken Sie hier, um mehr über die Funktionen des 3CX Assistant zu erfahren. Der Umfang der über den 3CX Assistant angezeigten Daten hängt von den jeweils erteilten Zugriffsrechten ab: Im „Department Manager Mode“ erhalten Vorgesetzte Zugang zu Gesprächsdaten von Mitarbeitern ihrer Abteilung. Der Unternehmensführung hingegen wird im „Management Mode“ Vollzugriff auf sämtliche Gesprächsdaten gewährt. Die jeweiligen Rechte sind vom Administrator der 3CX IP-Telefonanlage festzulegen.

Die Benutzeroberfläche des 3CX Assistant ist in vier Bereiche unterteilt: Aktive Anrufe, Nebenstellen, Warteschleifen und Anrufprotokoll.

Aktive Anrufe

Unter Aktive Anrufe werden alle aktiven Anrufe aufgeführt und aufgeschlüsselt in:

• Eigene Anrufe – Informiert über Ihre eigenen aktiven Anrufe.
• Externe Anrufe – Informiert über aktuelle externe Anrufe anderer Teilnehmer der Telefonanlage (Anzeige erfordert spezielle Zugriffsrechte).
• In Warteschleife – Zeigt alle Anrufer an, die sich in der Warteschleife befinden.
• Geparkte Anrufe – Zeigt Anrufe an, die geparkt worden sind.

Mit einem rechten Mausklick auf einen aktiven Anruf öffnet sich ein Kontextmenü, über das folgende Aktionen auswählbar sind:

• Abweisen – Der Anruf wird abgewiesen.
• Umleiten – Der Anruf wird an eine andere Nummer umgeleitet. Diese Option ist während der Signalisierung eines Anrufs auswählbar.
• Vermitteln – Der Anruf wird von Ihnen an eine andere Nebenstelle weitergeleitet. Diese Option steht nach erfolgter Annahme zur Verfügung. Sie werden zur Angabe einer Nebenstellennummer aufgefordert.
• Parken – Der Anruf wird geparkt und kann von einem anderen Teilnehmer der Telefonanlage angenommen werden.
• Voicemailbox – Der Anruf wird auf die Voicemailbox weitergeleitet, sodass eine Nachricht hinterlassen werden kann.
• Gespräch aufzeichnen – Nimmt eine Unterhaltung auf und speichert sie als WAV-Datei auf dem Server.
• Zu Gespräch zuschalten – Entsprechende Rechte vorausgesetzt, können Sie sich in ein Gespräch zwischen anderen Teilnehmern einschalten, es mitverfolgen und aktiv daran teilnehmen.

Ein signalisierter oder angenommener Anruf kann per Drag-and-Drop ausgewählt und zugewiesen werden an:

• andere Nebenstellen
• Warteschleifen
• Parkpositionen (nur bei angenommenen Anrufen)
• eigene Anrufe (um das Gespräch entgegenzunehmen)

Wenn Sie bei einem ausgewählten Anruf und gedrückter Maustaste mit dem Mauszeiger über eines dieser Ziele fahren, ändert sich dessen Symbol. Lassen Sie die Maustaste im gewünschten Bereich los, erfolgt die angezeigte Aktion.

Beispiel: Fahren Sie bei einem per Drag-and-Drop ausgewählten Anruf mit dem Mauszeiger über den Bereich Geparkte Anrufe, wird als Mauszeiger das Symbol „P“ angezeigt. Bei nicht durchführbaren Aktionen wird als Mauszeiger das Symbol „Nicht erlaubt“ angezeigt.

Nebenstellen

Unter Nebenstellen werden sämtliche Nebenstellen samt Status angezeigt. Doppelklicken Sie auf eine Nebenstelle, um diese anzurufen. Folgende Statusinformationen werden zu Nebenstellen angezeigt:

• Grün (erreichbar) – Der Teilnehmer befindet sich nicht im Gespräch und ist erreichbar.
• Grau (nicht angemeldet) – Das Telefon des Teilnehmers ist nicht an der Telefonanlage angemeldet.
• Rot (abwesend) – Der Teilnehmer kann wegen Abwesenheit keine Anrufe entgegennehmen.
• Dunkelorange (Außer Haus) – Als Teilnehmerstatus wurde das Profil „Außer Haus“ gewählt.
• Gelb (Klingeln/Wählen) – Das Telefon des Teilnehmers klingelt/wählt eine Nummer.
• Lila (aktiver interner Anruf) – Der Teilnehmer ist aktuell mit einer internen Nebenstelle verbunden.
• Orange (aktiver externer Anruf) – Der Teilnehmer ist aktuell mit einer externen Gegenstelle verbunden.
• Hellblau (für 3CX-Anlage reservierte Nebenstelle) – Der Teilnehmer ist mit einer vom 3CX-System belegten Nebenstelle verbunden (z. B. Voicemail-Nebenstelle).

Warteschleifen

Unter Warteschleifen werden alle Warteschleifen mit daran angemeldeten Agenten angezeigt. Noch nicht bediente Anrufer sind am Anfang der Liste aufgeführt. Neben der Caller-ID des Anrufers wird die von ihm bereits in der Warteschleife verbrachte Zeit angegeben.

Klicken Sie zum Annehmen auf den gewünschten Anruf in der Warteschleife und wählen Sie den Befehl Heranholen aus dem zugehörigen Menü. Sie können einen Anruf auch annehmen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und im Kontextmenü den Befehl Heranholen wählen.

Anrufprotokoll

Im Anrufprotokoll sind alle eingehenden, ausgehenden und verpassten Anrufe aufgeführt. Doppelklicken Sie auf einen Eintrag, um den Teilnehmer anzurufen. Um sämtliche Einträge des Anrufprotokolls anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag und wählen Sie Alle anzeigen. Das vom Telefonanlagen-Server verwaltete Protokoll wird daraufhin über Ihre MyPhone-Seite angezeigt.