Weiterleitungsregeln

Was sind Weiterleitungsregeln?

Mit Hilfe von Weiterleitungsregeln können Sie detailliert festlegen, wie die 3CX IP-Telefonanlage eingehende Anrufe behandeln soll, die Sie nicht annehmen können. Anrufe lassen sich abhängig von Ihrem aktuellen Erreichbarkeitsstatus, der Caller-ID des Anrufers und der Uhrzeit an Ihre Mailbox, an eine andere Nebenstelle oder an Ihr Mobiltelefon weiterleiten. Beispielsweise kann ein Anruf, den Sie nicht entgegennehmen können, im Fall des aktivierten Status Erreichbar auf Ihre Mailbox geschickt werden. Bei Außer Haus hingegen ist eine Weiterleitung an Ihr Mobiltelefon denkbar. Für jeden Erreichbarkeitsstatus sind eigene Weiterleitungsregeln zu definieren.

Abhängig von Ihren Geschäftszeiten kann der Erreichbarkeitsstatus automatisch in Erreichbar oder Außer Haus geändert werden. Legen Sie diese Einstellung über den Reiter Nebenstelleneinstellungen > Meine Geschäftszeiten fest.

Anrufweiterleitung beim Status „Erreichbar“

Beim Status Erreichbar können Anrufe abhängig davon, ob Sie einen Anruf nicht entgegennehmen können (Nicht angenommen) oder bereits im Gespräch sind (Besetzt) unterschiedlich weitergeleitet werden.

Im Bereich Nicht angenommen legen Sie fest, wie die 3CX-Anlage Anrufe behandeln soll, die Sie nicht annehmen konnten:

1. Geben Sie an, wie viele Sekunden das System warten soll, bis ein Anruf als nicht angenommen gilt, um danach die gewählte Aktion durch­zuführen.
2. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Anruf an Mailbox der Nebenstelle weiterleiten
   • Anruf an Mobiltelefon weiterleiten
   • Anruf an Nebenstelle weiterleiten
   • Trennen
3. Wählen Sie bei Bedarf, ob nicht angenommene interne Anrufe unterschiedlich behandelt werden sollen.

Im Bereich Besetzt legen Sie fest, wie die 3CX-Anlage Anrufe behandeln soll, wenn Sie bereits ein Gespräch führen:

1. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Anruf an Mailbox der Nebenstelle weiterleiten
   • Anruf an Mobiltelefon weiterleiten
   • Anruf an andere Nebenstelle weiterleiten
   • Besetzt-Zeichen senden
2. Möchten Sie während eines Gesprächs einen weiteren Anruf empfangen können, wählen Sie die Option Mehrere Anrufe gleichzeitig führen. Beachten Sie, dass Ihr Telefon diese Funktion unterstützen muss und dass die zuvor definierte Besetzt-Vorgabe in den meisten Fällen dann nicht berücksichtigt wird.
3. Wählen Sie bei Bedarf, ob nicht angenommene interne Anrufe unterschiedlich behandelt werden sollen.
4. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

Anrufweiterleitung beim Status „Abwesend“

Beim Status Abwesend können Anrufe abhängig davon, ob sie von internen oder externen Teilnehmern eingehen, unterschiedlich weitergeleitet werden. Hierbei werden alle anderen Regeln außer Kraft gesetzt. Sämtliche Anrufe gehen sofort an das von Ihnen angegebene Ziel. So legen Sie die Einstellungen fest:

1. Wählen Sie für interne als auch externe Anrufe eine der folgenden Optionen aus:

• Weiterleitung an Ihre Voicemailbox
• Weiterleitung an Ihr Mobiltelefon
• Weiterleitung an eine andere Nebenstelle
• Weiterleitung an eine externe Rufnummer per Diversion-Header –  erfordert die Angabe einer DID-Nummer. Der Anruf wird mit der SIP-Antwort 302 „Moved Temporarily“ weitergeleitet. Diese Option muss von Ihrem VoIP-Provider oder ‑Gateway unterstützt werden. Sie sollte erst nach Rücksprache mit Ihrem Administrator ausgewählt werden.
• Weiterleitung an eine externe Rufnummer oder Skype-Kennung

2. Im Fall der Weiterleitung an eine externe Rufnummer können Sie zusätzlich auswählen, ob Sie über einen eingehenden Anruf vor Annahme per Sprachdialog informiert werden möchten, um ihn ggf. abzulehnen. Wird der Anruf abgelehnt, erfolgt eine Weiterleitung auf das Voicemail-System Ihres Unternehmens und nicht auf die Mailbox Ihres Mobiltelefons. So erfolgt die Benachrichtigung per Sprachdialog:

• Die 3CX IP-Telefonanlage informiert den Anrufer mit der Nachricht „Bitte warten. Die Verbindung wird hergestellt mit [Name des Empfängers].“ Der Anruf wird gehalten.
• Die 3CX-Anlage wählt die von Ihnen angegebene externe Nummer und informiert Sie unter Angabe der Rufnummer, dass ein Teilnehmer mit Ihnen sprechen möchte. Durch Drücken der Taste 1 Ihres Telefons nehmen Sie den Anruf an. Wenn Sie die Taste 2 drücken oder auflegen, erfolgt eine Weiterleitung auf Ihre Firmen-Mailbox. Sollten Sie den Anruf der 3CX-Anlage nicht innerhalb von 30 Sekunden annehmen, wird das Gespräch automatisch an die Mailbox geleitet.

3. Wählen Sie aus, ob außerhalb der Geschäftszeiten eingehende Anrufe nicht weiterzuleiten sind und in diesem Zeitraum an Ihre Firmen-Mailbox gehen sollen.

4. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Die Weiterleitung von Anrufen an eine Skype-Kennung ist nur möglich, wenn das Skype-Gateway installiert und aktiviert ist.

Anrufweiterleitung beim Status „Außer Haus“

Beim Status Außer Haus können Anrufe ebenfalls abhängig davon, ob sie von internen oder externen Teilnehmern eingehen, unterschiedlich weitergeleitet werden. Die Konfigurationsoptionen stimmen mit denen des Status Abwesend überein. Je nach Art der Nichterreichbarkeit ist jedoch üblicherweise eine unterschiedliche Weiterleitung erforderlich (z. B. bei vorübergehender Abwesenheit im Fall von Besprechungen im Gegensatz zu längerfristiger Abwesenheit bei Arbeiten im Home-Office).

Anrufweiterleitung beim Status „Benutzerdefiniert 1“ und „Benutzerdefiniert 2“

Zusätzlich zu den drei bereits genannten stehen zwei weitere, benutzerdefinierte Status zur Auswahl. Benutzerdefiniert 1 stimmt mit dem Status Erreichbar überein, während Benutzerdefiniert 2 dem Status Abwesend entspricht. Beide können schnell ausgewählt werden, wenn Anrufe an andere Ziele als mit Hilfe der Standardvorgaben weitergeleitet werden sollen.

Ausnahmen

Sie haben die Möglichkeit, Caller-IDs von Anrufern festzulegen, für die spezielle Weiterleitungsregeln gelten sollen. Beispielsweise können Sie eine Ausnahmeregel definieren, dass Anrufe eines wichtigen Kunden ohne Berücksichtigung der sonst gültigen, globalen Weiterleitungseinstellungen immer auf Ihr Mobiltelefon geleitet werden. So legen Sie die Ausnahmeregeln fest:

1. Rufen Sie den Reiter Ausnahmen auf, und klicken Sie auf Regel hinzufügen.
2. Geben Sie die Caller-ID des Anrufers an.
3. Legen Sie fest, ob die Regel während oder außerhalb der Geschäftszeiten oder für einen anderen festgelegten Zeitraum gelten soll.
4. Wählen Sie aus, an welches Ziel Anrufe weitergeleitet werden sollen, und klicken Sie auf OK.

Hinweis: Je Nebenstelle können maximal 15 Ausnahmeregeln eingerichtet werden.