Keine Scheu vor IP-Telefonanlagen

von Mike Deerfield, CEO, Deerfield.com

In diesem Beitrag soll hervorgehoben werden, welche Vorteile IP-Telefonanlagen und 3CX bieten, welche Geschäftschancen sich mit VoIP und der 3CX-Lösung eröffnen und wie sich VoIP-Anforderungen von 3CX-Kunden genau ermitteln lassen.

Bei meiner Durchsicht der stetig wachsenden Datenbank zu Partnern, die Lösungen von 3CX über Deerfield.com erwerben, ist mir aufgefallen, dass viele von ihnen keine Erfahrungen im Bereich IP-Telefonanlagen (und Telefonanlagen generell) mitbringen. Ihre Initiative freut mich daher sehr. Für IP-Telefonanlagen sind Kenntnisse in Aufbau und Funktionsweise des Internets und von TCP/IP-Netzwerken erforderlich, die bei vielen Anbietern von „Black-Box-Systemen“ immer noch nicht vorhanden sind. Über IP-Telefonanlagen finden Value-Added-Resellers (VAR) und Systemintegratoren den Weg ins Telekommunikationsgeschäft. Bieten Sie als VAR bereits Hardware-Telefonanlagen an, dann liefert Ihnen 3CX eine attraktive Lösung, mit der Sie Ihr Portfolio perfekt vervollständigen können.

Wir haben in unserem Unternehmen etwa zwei Jahre gebraucht, bis der beste Weg in den Markt für VoIP-Lösungen gefunden war. Mit den zahlreichen neuen Technologien und Begrifflichkeiten mussten wir uns erst einmal zurecht finden. Natürlich sollte ich nicht vergessen zu erwähnen, dass wir dabei auch versucht haben, zu Schulungszwecken Asterisk in unserem Techniklabor zum Laufen zu bringen. Um es kurz zu machen: Beruhigungsmittel lagen immer parat … So langsam begriffen wir jedoch, was genau erforderlich sein würde, um im Markt mit einer IP-Telefonanlage erfolgreich auftreten zu können. Ebenso haben wir gelernt, was für unsere Channel-Partner oder uns nicht so gut geeignet ist. Entscheidend für uns war jedoch die Einführung der 3CX IP-Telefonanlage, die auf dem SIP-Standard (Session Initiation Protocol) basiert, für Microsoft Windows konzipiert ist und hinsichtlich der Konfigurierung anderen von uns angebotenen Server-Anwendungen doch sehr ähnelt.

Einfach gesagt gibt es zwei Konzepte von IP-Telefonanlagen: Gehostete Anlagen und CPEs (Customer Premises Equipment). Letztere, zu denen auch die 3CX-Lösung zählt, werden üblicherweise bei Endkunden vor Ort installiert. Dank der Web-gestützten Konfigurationsoberfläche des 3CX-Produkts lässt sich die Anlage von jedem mit dem Internet verbundenen PC verwalten, vorausgesetzt, der 3CX-Server ist von extern zugänglich. Der Telefonanlagen-Server steht jedoch üblicherweise direkt beim Kunden.

Zahlreiche Reseller sind aus folgenden Gründen als 3CX-Fachhandelspartner im Markt für IP-Telefonanlagen aktiv: a) der VoIP-Bereich bietet große Wachstumschancen, b) Partner verfügen bereits über Kernkompetenzen im TCP/IP-Internetworking und können diese problemlos für 3CX nutzen, c) Partner besitzen einen Kundenstamm mit Interesse für entsprechende IT-Produkte und -Services, d) Partner wissen den Vorteil von IP-Telefonanlagen gegenüber althergebrachten Black-Box-TDM- Systemen (Time Division Multiplexing, Zeitmultiplexverfahren) von Nortel, Cisco und anderen zu schätzen.

Doch wie sieht es mit dem Wertbeitrag von IP-Telefonanlagen und insbesondere der 3CX-Lösung aus? Ich möchte Ihnen jetzt die drei überzeugendsten Leistungsmerkmale der 3CX IP-Telefonanlage für Windows vorstellen. Es gibt natürlich noch zahlreiche weitere Vorteile, doch ihre Auflistung würde den Rahmen sprengen.

An erster Stelle steht Mobilität und die damit verbundene erhöhte Produktivität: Nebenstellen der Unternehmensanlage können an jeden Ort mitgenommen werden – Telearbeiter im Home-Office sind ebenso mühelos erreichbar wie Außendienstler. Einzige Voraussetzung ist eine Breitbandverbindung für den Zugang zum Internet. Durch den Einsatz eines SIP-fähigen, auf PCs installierten Softphone (Software-Telefon) oder eines Hardphones (Hardware-Telefon) wird ihre Nebenstelle von der Telefonanlage so angezeigt, als wären sie im Büro (ohne zusätzliche Telefongebühren und ungeachtet ihres aktuellen Standorts). Ebenso möglich ist es, dass Mitarbeiter dank der flexiblen Weiterleitungsfunktionen der 3CX-Anlage Anrufe an ihre Nebenstelle direkt auf ihrem Mobiltelefon empfangen können. Voicemail-Nachrichten lassen sich zudem als E-Mail-Anhang zustellen – clever gelöst.

An zweiter Stelle stehen Kosteneinsparungen durch Nutzung des Internets zur Übertragung von Gesprächen zwischen Unternehmensniederlassungen, die sich an unterschiedlichen Standorten befinden. Ebenso kostengünstig ist die Einrichtung entfernter Nebenstellen und die Zustellung von Voicemail per E-Mail. Außerdem können Angebote von VoIP-Providern genutzt werden, mit denen Anrufe über das öffentliche Telefonnetz (PSTN, Publicly Switched Telephone Network) weitaus billiger als bei normalen Anbietern erfolgen können. Übrigens können über VoIP-Provider auch Telefonnummern an Orten in der ganzen Welt bereitgestellt werden. Betreut beispielsweise ein in New York ansässiges Unternehmen zahlreiche Kunden in Paris, können sie vom Provider eine Pariser Telefonnummer erhalten. Gehen Anrufe unter dieser Nummer ein, werden sie zu sehr niedrigen Gebühren an die 3CX-Telefonanlage in New York vermittelt.

Als dritter Punkt sind Flexibilität und Kosteneinsparungen durch den Betrieb eines Telefonsystems zu nennen, das an keinen Anlagenhersteller gebunden ist, sich leicht per Webbrowser konfigurieren lässt und wie jeder andere Windows-betriebene Anwendungs-Server mit dem Datennetzwerk des Unternehmens integriert ist. Unergründliche Black-Boxes und teure Zusatzmodule oder der Nachteil, bei Hardware-Upgrades nicht frei entscheiden zu können, gibt es bei der 3CX-Anlage nicht.

Lassen Sie uns nun etwas genauer betrachten, welche Komponenten für eine vollständige IP-Telefonanlage erforderlich sind. Zunächst einmal wird eine 3CX-Lizenz benötigt, die zu Größe und Bedürfnissen des Unternehmens passt. Die geeignete Lizenz lässt sich über eine Vergleichsübersicht zu den 3CX-Editionen ermitteln, die Sie hier finden: http://www.deerfield.com/products/3cx/features/compare.htm. Nach Auswahl der richtigen Lizenz muss entschieden werden, auf welchem PC und mit welchem Microsoft-Windows-Betriebssystem der 3CX-Telefonanlagen-Server betrieben werden soll. Als Faustregel gilt: Je größer die Installation ist, desto leistungsfähigere PCs werden benötigt. Die Systemanforderungen für den 3CX-Telefonanlagen-Server finden Sie hier: http://www.deerfield.com/products/3cx/requirements/

Im nächsten Schritt müssen Sie entscheiden, welche Telefone Sie einsetzen möchten. Hierbei kann es sich um ein bestimmtes Modell eines Herstellers handeln oder um eine Kombination aus Soft- und Hardphones unterschiedlicher Anbieter. Kleine und mittlere Unternehmen nutzen in ihren Büros für gewöhnlich SIP-Hardphones, während Telearbeiter über Softphones telefonieren, die auf ihrem Laptop oder Desktop-PC installiert sind und ein Headset notwendig machen. Für beide Verwendungsbereiche ist der 3CX Phone ideal geeignet – er ist gratis im Lieferumfang des 3CX-Servers enthalten und nahtlos integriert. Mit nur einem Blick lässt er die Verfügbarkeit anderer Nebenstellen und Leitungen intuitiv erkennen. Darüber hinaus können Gespräche VPN-geschützt erfolgen. Um eine Änderung der Firewall-Konfiguration muss man sich also keine Sorgen machen. X-lite ist ebenfalls ein beliebtes Software-Telefon, besitzt jedoch eher allgemeine Standardfunktionen und lässt sich nicht nahtlos mit der 3CX-Lösung integrieren. Was nach dem SIP-Standard arbeitende Hardware-Telefone angeht, so unterstützt 3CX mehrere Hersteller, doch im Allgemeinen sind im unteren Preissegment Geräte von Grandstream und im mittleren bis High-End-Bereich Telefone von SNOM zu empfehlen. Eine Liste der von 3CX unterstützten Hardware-Telefone finden Sie hier: http://www.3cx.com/support/sip-phones.html

Nun sollten Sie sich Gedanken darüber machen, auf welchem Weg Anrufe ins reguläre PSTN-Telefonnetz erfolgen sollen, d. h., wie Sie Gespräche mit Teilnehmern führen, die unter öffentlichen Telefonnummern erreichbar sind. Sie haben dabei zwei grundlegende Möglichkeiten, die jeweils für sich allein oder kombiniert genutzt werden können. Die erste Option: Sollen Anrufe über vorhandene oder neue (analoge oder digitale) Telefonanschlüsse erfolgen, ist besondere Hardware erforderlich, die bei Ihnen vor Ort installiert wird: ein VoIP-Gateway. Der VoIP-Gateway sollte die Leistung der von Ihnen verwendeten oder geplanten Anschlüsse vollständig unterstützen. Unterschieden wird hierbei zwischen POTS-Leitungen (Plain Old Telephone Service, analoger Telefondienst) und digitalen ISDN-Leitungen (Integrated Services Digital Network). Typischerweise analoge POTS-Leitungen münden beispielsweise in Deutschland für gewöhnlich in einer standardmäßigen TAE-Dose (Telekommunikations-Anschluss-Einheit; geräteseitiger Anschluss: RJ-11). Digitale ISDN-Leitungen (USA: T1/PRI-Leitungen) werden vielfach über einen bei Teilnehmern vor Ort angeschlossenen NTBA (Network Termination for ISDN Basic Rate Access) mit ISDN-Endgeräten verbunden. In den USA zum Beispiel unterstützt eine typische ISDN-T1/PRI-Leitung bis zu 24 Kanäle (24 gleichzeitige Gespräche), jedoch können vom Kunden bei Bedarf weniger Kanäle aktiviert werden. Allgemein lohnt es sich für kleine und mittlere Unternehmen, bei mehr als acht Anschlüssen von analog auf digital umzusteigen. Die meisten analogen VoIP-Gateways sind daher auch nur bis zu dieser Anzahl an Anschlüssen erhältlich. Fakt ist, dass bei Verwendung oder Einplanung von Analog- oder Digitallanschlüssen ein VoIP-Gateway mit entsprechender Unterstützung erforderlich ist.

Die zweite Option für Anrufe ins reguläre PSTN-Telefonnetz: Sie lassen Ihre Telefonleitungen von einem VoIP-Provider verwalten, sozusagen als „Outsourcing“-Modell. Hierbei wird kein zusätzliches Equipment bei Ihnen vor Ort installiert, denn abgehende Anrufe werden an den Provider geleitet, der den Gateway zum herkömmlichen PSTN-Netz bereitstellt. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Ihre Breitband-Internet-Verbindung so ausgelegt ist, dass die von Ihnen vorgesehene Höchstzahl gleichzeitiger Gespräche problemlos unterstützt wird. Unter Umständen benötigen Sie eine gesonderte ISDN-Leitung für den Sprachdatenverkehr; soll der VoIP-Provider nur gelegentlich in Anspruch genommen werden, sind möglicherweise keine zusätzlichen Erweiterungen erforderlich. Übrigens bestehen auch bei VoIP-Providern Qualitätsunterschiede, SIP-Trunk-Provider sind zu bevorzugen. Sie ermöglichen es, mehrere gleichzeitige Anrufe über eine einzige Provider-Verbindung zu empfangen und zu tätigen. VoIP-Provider verkaufen Gesprächsminuten, die Sie beliebig nutzen können. Am Ende dieses Beitrags finden Sie übrigens einen Link zu einem Hilfsprogramm, das Sie bei der Auswahl der für Sie geeigneten Optionen unterstützt.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass in einem Unternehmen sowohl ein VoIP-Gateway als auch das Service-Angebot eines VoIP-Providers in Anspruch genommen werden. Doch warum? Eine optimale und dabei gleichbleibende Gesprächsqualität lässt sich aktuell nur über (analoge oder digitale) Telefonanschlüsse und einen vor Ort installierten VoIP-Gateway erzielen. Geht es jedoch um die bestmögliche Verringerung von Gesprächskosten, so kommt man um das Angebot von VoIP-Providern nicht herum. Bei Deerfield gehen wir wie folgt vor, um die jeweiligen Vorteile zu nutzen: Wenn wir neue Kunden oder Partner zum ersten Mal telefonisch kontaktieren, geschieht dies per herkömmliche PSTN-Leitung, da deren Qualität am besten ist. Gespräche mit uns bereits bekannten Teilnehmern wiederum lassen wir oftmals über einen VoIP-Provider laufen, da dessen Tarife für Telefonate ins reguläre PSNT-Telefonnetz einfach unschlagbar sind. Die bei solchen Gesprächen gelegentlich auftretenden Tonstörungen (nicht auf 3CX zurückzuführen, sondern auf Überlastungen des Internets) sind dabei nicht so gravierend – vor allem, wenn wir 5 US-Cent pro Minute bei Inlandsgesprächen und weitaus mehr bei Verbindungen ins Ausland sparen können. Wir profitieren somit von einer optimalen Kombination aus Sprachqualität und Kosteneinsparungen. Ich kenne einige Unternehmen, die weitaus größer sind als Deerfield und ohne jegliche Bedenken ausschließlich auf die Kommunikation per VoIP-Provider setzen. Andere hingegen vertrauen allein auf die PSTN-Anbindung über einen VoIP-Gateway. Wir bei Deerfield nutzen aus Gründen der Ausfallsicherheit beide Optionen und fahren sehr gut damit.

Im letzten wichtigen Schritt müssen Sie nun noch entscheiden, ob bereits vorhandene analoge Hardware, wie Faxgeräte oder schnurlose Telefone, auch weiterhin mit der 3CX-Lösung verwendet werden soll. Falls ja, benötigen Sie einen FXS-Gateway (Foreign Exchange Station) mit einem oder mehreren Ports. Die Basisausführung dieser Geräte, (einige von ihnen sind nicht größer als eine Packung Zigaretten), besitzt einen RJ-11- und einen RJ-45-Port. Signale analoger Geräte werden digitalisiert, sodass sie in das Ethernet-Datennetz des Unternehmens eingebunden werden können.

Um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen, haben wir ein Online-Tool entwickelt, den 3CX Telephony Advisor. Durch die Beantwortung ein paar einfacher Fragen können Sie ermitteln, aus welchen Komponenten eine Ihren Bedürfnissen entsprechende IP-Telefonanlage zusammengesetzt sein sollte. Ebenso erhalten Sie Empfehlungen zu passenden Herstellern. Das Utility steht hier zum kostenfreien Abruf bereit: http://www.telephonyadvice.com/3cx/?a=false. Bei Bedarf können Sie sich die Ergebnisse auch per E-Mail zuschicken lassen.

Über den Autor

Mike Deerfield, CEO, Deerfield.com – 3CX-Distributor Nordamerika

Mike Deerfield ist Gründer und CEO von Deerfield Communications Inc., Verleger und Distributor von Microsoft-Windows-gestützten Anwendungen für Kommunikations-Server, mit denen kleine und mittlere Unternehmen die Vorteile des Internets ausschöpfen können sollen. Deerfield stieg im Jahr 1987 als Netzwerktechniker und Berater für Geschäftsprozesse in die IT-Branche ein und gründete 1994 Deeerfield.com. Das Unternehmen hat sich auf Internet-fähige Kommunikationslösungen spezialisiert, mit Kernkompetenzen im TCP/IP-Internetworking, in der Produktentwicklung und in der eDistribution. Das Produktportfolio des Unternehmens umfasst Kommunikationslösungen, mit denen Kunden das Internet zur Übertragung und Verwaltung ihrer digitalen Informationen und Sprachdaten optimal nutzen können.

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