VoIP: Definition & Einsatz

VoIP steht für Voice-over-IP und bezeichnet die Sprachkommunikation über internetbasierte Netzwerke. VoIP stellt damit die technische Grundlage der IP-Telefonie dar. Oft werden die Begriffe VoIP, IP-Telefonie und Internettelefonie daher auch synonym verwendet.

Im Zuge des Auslaufens der traditionellen Telefonsysteme, die klassisch über die Kupferkabel des Festnetzes ihre Verbindungen aufbauten, haben sich mit VoIP viele neue Möglichkeiten für die Telekommunikation ergeben. Einige potenzielle Nutzer sind jedoch noch unsicher, was diese Technologie betrifft und welche Unterschiede ein IP-Anschluss mit sich bringt. Ihnen soll im Folgenden geholfen werden.

Voice-over-IP bezeichnet die Übermittlung von Sprachdaten über das Internet anstelle der Nutzung klassischer Telefonnetze (PSTN oder ISDN). Das hierfür verwendete Internetprotokoll, kurz IP (Internet Protocol), war ursprünglich nur für die Vermittlung von Datenpaketen in Computernetzwerken konzipiert. Da es sich jedoch rasch als Standard durchsetzte, wurde es zusätzlich an die Datenpaket-basierte Übertragung von Sprachinformationen angepasst. Inzwischen ist es möglich, sowohl per Computer, Tablet oder Smartphone mit Internetzugang via VoIP zu kommunizieren.

VoIP vereinfacht Abläufe der Telefonie und ermöglicht neue Funktionen und Dienste, die im herkömmlichen Telefonnetz nur schwer oder mit hohem Kostenaufwand realisierbar sind:

Diese und viele weitere Vorteile von VoIP sorgen für einen rasanten Zuwachs von VoIP-Telefonanlagen in Unternehmen.

Das Funktionsprinzip von VoIP ist grundsätzlich immer dasselbe – egal welche Technik dafür benutzt wird. Dabei wird Sprache mittels Analog-Digital-Wandlern in digitale Signale umgewandelt und anschließend in einzelnen Datenpaketen über das Netzwerk versendet. Die nachfolgenden unterschiedlichen Varianten unterscheiden sich daher in der Art des verwendeten Endgeräts sowie dem Gerät und Zeitpunkt für die Umwandlung der digitalen Datenpakete in IP-Pakete.

Folgendes benötigen Sie für die Telefonie mit VoIP:

IP-Telefone, d.h. Telefongeräte, welche die entsprechenden Techniken mitbringen, direkt über Voice over IP telefonieren zu können – hierzu gehören auch VoIP-fähige Mobiltelefone. Grundsätzlich benötigen diese Telefone eine Netzwerkschnittstelle (Ethernet oder WLAN) über welche IP-Pakete versendet und empfangen werden.

Softphones, d.h. Software, die auf einem Computer oder Smartphone läuft und als virtuelles Telefon funktioniert. Die Sprachein- und -ausgabe wird dabei meist über angeschlossene Lautsprecher/Kopfhörer und Mikrofone, USB-Phones oder Headsets ermöglicht. Das Endgerät ist dabei an das Netzwerk angeschlossen und übernimmt die „IP-Verpackung“.

Im Folgenden soll auf einige der Vorteile eingegangen werden, die sich aus der Verwendung von VoIP-Technologie für Unternehmen ergeben. Erfahren Sie hier, wieviel Potenzial in der Vereinigung verschiedenste Dienste unter dem Dach von Unified Communications in einer gemeinsamen Umgebung steckt.

Ein softwarebasiertes Telefonsystem, welches als lokale Telefonanlage auf einem Server läuft oder als gehostete Telefonanlage in der Cloud betrieben wird, ermöglicht die Nutzung der vollen Leistungsfähigkeit von verfügbarer Hardware, Software und Betriebssystemen. Während herkömmliche Telefonsysteme häufig komplizierte und nur von Hersteller-Experten bedienbare Interfaces besitzen, lässt sich eine IP-Telefonanlage problemlos über eine intuitive Benutzeroberfläche bedienen. Jeder Anwender mit IT-Grundkenntnissen kann ein solches Telefonsystem unter geringem Aufwand installieren und konfigurieren. Traditionelle in sich geschlossene Anlagen hingegen erfordern hierfür oftmals speziell ausgebildete Techniker. Nicht zuletzt können VoIP-Systeme noch besser an die Telefonie-Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, indem sowohl Nutzergruppen als auch individuellen Anwendern spezifische Rechte für den Zugangs, die Nutzung und Konfiguration zugewiesen werden können.

Bei Einsatz eines VoIP-Telefonsystems können Sie Telefon-Hardware direkt an einen standardmäßigen Netzwerk-Port anschließen. Dieser kann mit dem nächstliegenden Rechner gemeinsam genutzt werden. Software-Telefone lassen sich direkt auf dem PC installieren. Zum Einrichten des Systems ist somit keine gesonderte Verkabelung erforderlich. Auch eine aufwändige Wartung der Telefonanlage entfällt. Dank der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit können Sie neue Nebenstellen leicht hinzufügen. Ist noch keine Telefonanlage vorhanden, z. B. im Fall neuer Geschäftsräume, dann ist es möglich, mit der Einrichtung eines Computer-Netzwerks gleichzeitig und kostengünstig ein komplettes VoIP-Telefonsystem zu installieren. Mitarbeiter können ihr eigenes VoIP-Telefon flexibel und völlig einfach an jedem beliebigen Ethernet-Port anschließen und sind dabei weiterhin unter ihrer persönlichen Rufnummer (idealerweise gestützt durch Push-Technologie) erreichbar. Nicht zuletzt bietet die VoIP-Telefonie alle Nutzenvorteile des Roamings, indem Anrufe dank SIP (Session Initiation Protocol) mühelos an jeden Ort weltweit umgeleitet werden.

IP-Telefonanlagen basieren auf einem offenen Standard, das SIP-Protokoll, welches von allen modernen VoIP-Telefonsysteme eingesetzt wird und Ihnen so Herstellerunabhängigkeit gewährt. Dies hat den Vorteil, dass fast jede Art von SIP-Telefonen oder VoIP-Gateways zur VoIP-Kommunikation verwendet werden können. Bei herkömmlichen, proprietären Telefonsystemen hingegen können optimierte oder neue Funktionen oftmals nur durch den Neukauf teurer Hardware oder Erweiterungsmodule genutzt werden. Eine proprietäre TK-Anlage kann darüber hinaus kaum mit einem schnellen Wachstum Schritt halten: Mit der zunehmenden Anzahl von Telefonleitungen oder Nebenstellen muss nicht selten auch die Hardware erweitert werden – zu den entsprechenden Kosten. Mitunter ist sogar ein komplett neues Telefonsystem erforderlich. Anders bei einer IP-Telefonanlage: Selbst mit einem normal ausgestatteten Computer kann eine große Anzahl an Telefonleitungen und Nebenstellen mühelos verwaltet werden. Bei Bedarf werden neue Telefone einfach hinzugefügt.

Da eine VoIP-Telefonanlage softwarebasiert ist, lassen sich neue Funktionen leichter konzipieren, hinzufügen oder optimieren. Viele VoIP-Systeme werden bereits mit einem großen Funktionsumfang ausgeliefert, darunter beispielsweise automatische Anrufbeantworter (IVR), Voice-Mail, Anklopf-Funktion u. v. m. Werden diese Leistungsmerkmale bei proprietären Systemen gewünscht, sind hier häufig Zusatzkosten einzukalkulieren. Auch Konferenzschaltungen sind ein Komfort, den proprietäre Telefonanlagen kaum oder nur unter Aufwand und Kosten bieten. Integrierte Softphones hingegen bieten ohne zusätzlichen Aufpreis als softwarebasierte SIP-Telefone alle Funktionen übersichtlich und leicht verständlich über eine bekannte Windows-Benutzeroberfläche. Durch die nahtlose Integration der Telekommunikation in das lokale Netzwerk können Entwickler die Telefonie in die Datenverarbeitung und somit auch in zahlreiche Unternehmensanwendungen einbinden. So lassen sich beispielsweise bei eingehenden Anrufen Anfragen schneller beantworten, da mit der Erkennung der Anrufer-ID sofort dessen Kundenkonto aufgerufen werden kann. Benötigte Daten stehen so schneller bereit, dem Kunden wird wertvolle Wartezeit erspart und Arbeitsabläufe lassen sich kosteneffizienter gestalten. Ausgehende Anrufe erfolgen ebenso direkt und schnell über direkt integrierte Anwendungen und Datenbanken.

Die Statusüberwachung proprietärer Systeme ist vielfach nur über teure, herstellerspezifische Systemtelefone möglich. Doch selbst mit dieser Hardware lässt sich der Status nicht immer eindeutig und übersichtlich feststellen. VoIP-Telefonanlagen erlauben es Ihnen, per Weboberfläche die volle Kontrolle über Ihr Telefonsystem zu behalten und ermöglicht es Ihnen darüber hinaus, festzulegen, welche Benutzer über einen Zugang zu diesen Kontrollfunktionen verfügen sollen. Die Verbindungsdaten ein- und ausgehender Anrufe werden in einer Datenbank auf dem Server gespeichert, sodass sich Anrufkosten und Gesprächsaufkommen detailliert analysieren und als Bericht speichern und teilen lassen. Durch Nutzung eines VoIP-Anbieters (SIP-Trunks) sparen Organisationen Kosten in beträchtlicher Höhe, insbesondere bei Fern- oder Auslandsgesprächen. Per Bridge lässt sich darüber hinaus eine Verbindung zu weiteren Büros oder Niederlassungen herstellen, um so intern völlig kostenfreie Anrufe zu ermöglichen.

Grundsätzlich muss mit der Einführung von VoIP nicht das gesamte Nutzungsverhalten verändert werden. So zeichnet sich die Telekommunikations-Technologie durch ein hohes Maß an Abwärtskompatibilität aus. Fax-Geräte können beispielsweise noch immer über ein VoIP-Gateway an das Telefonsystem angeschlossen werden. Doch bietet eine IP-Telefonanlage mehr Flexibilität, mehr Skalierbarkeit, mehr Funktionen und vor allem: geringere Telefonkosten.