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Integration mit Exact Online

Integration mit Exact

        

Kapitelüberblick

Integration mit Exact

Einführung

Systemanforderungen

Vorbereiten der Exact-Integration

Konfigurieren des Exact-Plug-ins

Allgemeine Konfigurationseinstellungen

Konfigurieren der Exact-Autorisierung

Verhalten bei eingehenden Anrufen

Starten von Anrufen aus Exact heraus

Einführung

Das CRM-System Exact wird von 3CX standardmäßig unterstützt. Bei über die 3CX-Telefonanlage eingehenden Anrufen werden zugehörige Kontaktdaten automatisch in Exact aufgerufen. Ist die Rufnummer des Anrufers nicht im CRM-System verzeichnet, kann ein neuer Eintrag angelegt werden. Nach Beendigung eines Gesprächs ist es zudem möglich, über einen Aktivitätendialog konto- oder kundenspezifische Notizen anzufertigen.

Darüber hinaus lassen sich mit Hilfe der Hotkey-Wählfunktion der 3CX-Anlage Anrufe direkt aus Exact heraus tätigen. Nach Auswahl der Telefonnummer im CRM-System wird der Anruf per Klick auf den zuvor konfigurierten Hotkey gestartet und automatisch über die eigene Nebenstelle geführt.

Systemanforderungen

  • 3CX Version 15 Pro Edition
  • Aktiver 3CX-Client für Windows
  • Benutzerkonto für Exact

Vorbereiten der Exact-Integration

Folgende Schritte sind vor der Konfigurierung und Nutzung von Exact erforderlich:

  1. Rufen Sie die 3CX-Verwaltungskonsole auf, und laden Sie das Exact-Plug-in vom 3CX-Update-Server auf Ihre 3CX-Maschine herunter. Klicken Sie hierfür auf “Einstellungen” > “CRM-Integration”. Wählen Sie das Exact-Modul aus der Übersicht “Verfügbare CRM-Integrationspakete” aus, und klicken Sie auf “Herunterladen”.
  2. Klicken Sie in der 3CX-Verwaltungskonsole auf die Seite “Nebenstellen”, um das Exact-Plug-in einer Nebenstelle zuzuweisen. Wählen Sie die Nebenstelle aus, und klicken Sie auf “Bearbeiten”. Rufen Sie den Reiter “Integration” auf. Aktivieren Sie die Integration, und wählen Sie die Datei "ExactOnline.zip" aus der angezeigten Liste aus.
  3. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt für jede Nebenstelle, die an das CRM-System angebunden werden soll.

Nach Angabe aller Nebenstellen und erfolgter Provisionierung des 3CX-Clients wird das CRM-Integrationspaket für Exact von der 3CX-Maschine abgerufen und kann über die zuvor angegebenen Nebenstellen verwendet werden.

Konfigurieren des Exact-Plug-ins

Klicken Sie im 3CX-Client für Windows auf das Symbol “Einstellungen”, um den Konfigurationsdialog für das Exact-Plug-in aufzurufen.

 

Klicken Sie auf “Erweiterte Einstellungen” > “Integration”. Der folgende Konfigurationsdialog wird angezeigt.

Allgemeine Konfigurationseinstellungen

Klicken Sie auf “Allgemein”, um die allgemeinen Einstellungen aufzurufen. Legen Sie fest, ob Kontaktdaten bereits während des Klingelns oder erst bei Annahme eines Anrufs angezeigt bzw. ob keine Kontakte aus Exact abgerufen werden sollen. Darüber hinaus lässt sich vorgeben, ob die Abfrage von CRM-Daten erst ab einer bestimmten Rufnummernlänge erfolgen soll, um beispielsweise Anrufe von anderen 3CX-Nebenstellen unberücksichtigt zu lassen.

Google Contacts 3.png

Um konto-oder kontaktbezogene Notizen über einen automatisch geöffneten Aktivitätendialog in Exact eingeben zu können, wählen Sie im Bereich “Behavior” (“Verhalten”) die Option “Enable Journaling” (“Journaling aktivieren”) aus. Der Dialog wird nach Beendigung eines Gesprächs angezeigt. Ebenso können Sie auswählen, ob ein neuer Kontakt angelegt werden soll, falls bei einem eingehenden Anruf keine Rufnummer erkannt wurde.

Legen Sie zudem fest, wie viele Ziffern für einen Rufnummernabgleich mit dem CRM-System maximal berücksichtigt werden sollen. Je nach Telefon- oder VoIP-Anbieter kann die an die Nebenstelle übertragene Rufnummer unterschiedlich formatiert sein. So ist es möglich, dass neben der Teilnehmerrufnummer auch die Ortsnetzkennzahl (nationale Vorwahl) und Landeskennzahl (internationale Vorwahl) übertragen werden.

In Ihrem Exact-Benutzerkonto können Sie Telefonnummern von Kontakten zudem Präfixe zuweisen (etwa für Mobiltelefone), die jedoch in der Rufnummer nicht enthalten sind. Geben Sie für diesen Fall an, wie viele Ziffern maximal bei der Suche berücksichtigt werden sollen, um anhand der Rufnummer die Telefonnummer eines Kontakts zu ermitteln. In den meisten Fällen genügt die Angabe der Anzahl an Ziffern, aus denen sich die Teilnehmerrufnummer zusammensetzt.

Das Exact-Plug-in gleicht die Rufnummer mit den in den Kontakten gespeicherten Telefonnummern vom Ende der Ziffernfolge aus ab. Je mehr Ziffern überprüft werden, desto größer ist die Chance einer korrekten Übereinstimmung. Unter Umständen können Caller-IDs jedoch nicht immer erfolgreich Kontakten zugewiesen werden. Bei Angabe einer geringeren Anzahl an Ziffern ist die Treffergenauigkeit geringer.

Konfigurieren der Exact-Autorisierung

Ohne vorherige Autorisierung ist dem Plug-in kein Zugriff auf Ihr Exact-Benutzerkonto möglich. Führen Sie die Autorisierung durch, indem Sie im Exact-Plug-in im Bereich “Authorization” (“Autorisierung”) Ihren Standort auswählen und auf “Authorize plug-in” (“Plug-in autorisieren”) klicken.

Geben Sie im sich öffnenden Browser-Fenster Ihre Zugangsdaten für Exact an. Klicken Sie anschließend auf “Login” (“Anmelden”), und warten Sie ein paar Sekunden.

Ist die Anmeldung erfolgreich, erhalten Sie nach ein paar Sekunden eine entsprechende Mitteilung.

        

Die Autorisierung ist jetzt abgeschlossen. Dieser Vorgang ist jährlich manuell zu wiederholen, da die Zugriffsberechtigung des Plug-ins nach 12 Monaten aufgehoben wird und keine automatische Verlängerung erfolgt. Nach Ablauf der Autorisierung erhalten Sie eine Mitteilung.

Ist die Autorisierung des Plug-ins erfolgreich, werden in der Drop-Down-Liste “Division” (“Bereich”) alle verfügbaren Bereiche angezeigt. Wählen Sie den zu unterstützenden Bereich aus.

Wählen Sie im Bereich “Contact Lookup” (“Kontaktsuche”) aus, ob Kontaktdaten in den Tabellen “Contacts” (“Kontakte”) und/oder “Accounts” (“Konten”) gesucht werden sollen, und legen Sie die Suchreihenfolge fest. Wählen Sie abschließend aus, ob Einträge in Ihrem Standard-Browser oder einem anderen Webbrowser angezeigt werden sollen.

Verhalten bei eingehenden Anrufen

Erkennt das 3CX-Plug-in bei einem auf Ihrer Nebenstelle eingehenden Anruf einen in Exact verzeichneten Kontakt, werden dessen Daten automatisch mit Hilfe des Ihnen vorgegebenen Browsers angezeigt.

Bei aktiviertem Journaling wird zudem nach Beendigung des Gesprächs ein dem Kontakt oder Konto zugeordneter Aktivitätendialog geöffnet, sodass Sie Gesprächsnotizen anfertigen können.

Falls bei aktivierter Option Create new contacts if not found” (“Falls unbekannt, neuen Kontakt erstellen”) in Exact kein Kontakt verzeichnet ist, wird automatisch ein neuer Eintrag angelegt, den Sie umgehend bearbeiten können.

Starten von Anrufen aus Exact heraus

Die im 3CX-Client für Windows standardmäßig verfügbare Hotkey-Wählfunktion ermöglicht es Ihnen, Anrufe direkt aus Exact heraus zu tätigen. Diese Funktionalität wird durch den 3CX-Client und nicht über das Plug-in für Exact bereitgestellt.

Informationen zur Aktivierung und Verwendung von Hotkeys erhalten Sie im Benutzerhandbuch des 3CX-Clients for Windows unter Tätigen von Anrufen per Hotkey.

Nachdem Sie die Hotkey-Wählfunktion konfiguriert haben, können von Ihnen markierte Telefonnummern per Hotkey in die Wählanzeige des 3CX-Clients für Windows eingefügt und über einen einfachen Mausklick auf “Anrufen” gewählt werden.

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