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Integration mit Exact Online

Integration mit Exact Online

Das CRM-System Exact Online wird von den 3CX Plugins standardmäßig unterstützt. Bei über das 3CX Phone System eingehenden Anrufen werden zugehörige Kontaktdaten automatisch in Exact Online aufgerufen. Ist die Caller-ID des Anrufers nicht im CRM-System verzeichnet, kann ein neuer Eintrag angelegt werden. Nach Beendigung eines Gesprächs können zudem über einen Aktivitätendialog von Exact Online konto- oder kundenspezifische Notizen angefertigt werden.

Darüber hinaus lassen sich mit Hilfe der Hotkey-Wählfunktion der 3CX-Anlage Anrufe direkt aus Exact Online heraus tätigen. Nach Auswahl der Telefonnummer im CRM-System wird der Anruf per einfachen Klick auf den zuvor konfigurierten Hotkey gestartet und automatisch über die eigene Nebenstelle geführt.

Systemanforderungen

●        3CX Phone System 14 Pro Edition

●        Aktives 3CXPhone for Windows

●        Benutzerkonto für Exact Online

 

Installieren des Plug-ins für Exact Online

Laden Sie die 3CX Plugins zur Installation von Exact Online hier herunter:

http://downloads.3cx.com/downloads/3CXPlugins.exe

Starten Sie das Installationsprogramm der 3CX Plugins. Wählen Sie “Exact Online” als zu installierendes Plug-in aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Folgen Sie den Anweisungen, um die Installation abzuschließen.

ExactOnline.PNG

Rufen Sie nach Abschluss der Installation das Tool “3CX Plugins Manager” auf, um das Plug-in für Exact Online zu konfigurieren.

Konfigurieren des Plug-ins für Exact Online

Allgemeine Konfigurationseinstellungen

Klicken Sie im 3CX Plugins Manager auf das Menü “General” (“Allgemein”), um die allgemeinen Einstellungen aufzurufen. Legen Sie fest, ob Kontaktdaten bereits während des Klingelns oder erst bei Annahme eines Anrufs angezeigt bzw. ob keine Kontakte aus Exact Online abgerufen werden sollen. Darüber hinaus lässt sich vorgeben, ob die Abfrage von CRM-Daten erst ab einer bestimmten Caller-ID-Länge erfolgen soll, um beispielsweise Anrufe von anderen 3CX-Nebenstellen unberücksichtigt zu lassen.

Google Contacts 3.png

Um konto-oder kontaktbezogene Notizen über einen automatisch geöffneten Aktivitätendialog in Exact Online eingeben zu können, wählen Sie im Bereich “Behavior” (“Verhalten”) die Option “Enable Journaling” (“Journaling aktivieren”) aus. Der Dialog wird nach Beendigung eines Gesprächs angezeigt. Ebenso können Sie auswählen, ob ein neuer Kontakt angelegt werden soll, falls bei einem eingehenden Anruf keine Caller-ID erkannt wurde.

Legen Sie zudem fest, wie viele Ziffern für einen Caller-ID-Abgleich mit dem CRM-System maximal berücksichtigt werden sollen. Je nach Telefon- oder VoIP-Anbieter kann die an die Nebenstelle übertragene Caller-ID unterschiedlich formatiert sein. So ist es möglich, dass neben der Teilnehmerrufnummer auch die Ortsnetzkennzahl (nationale Vorwahl) und Landeskennzahl (internationale Vorwahl) übertragen werden.

In Ihrem Benutzerkonto von Exact Online können Sie Telefonnummern von Kontakten zudem Präfixe zuweisen (etwa für Mobiltelefone), die jedoch in der Caller-ID nicht enthalten sind. Geben Sie für diesen Fall an, wie viele Ziffern maximal bei der Suche berücksichtigt werden sollen, um anhand der Caller-ID die Telefonnummer eines Kontakts zu ermitteln. Für die meisten Anwendungsfälle genügt die Angabe der Anzahl an Ziffern, aus denen sich die Teilnehmerrufnummer zusammensetzt.

Das Plug-in für Exact Online startet mit dem Abgleich von Caller-ID und in den Kontakten gespeicherten Telefonnummern vom Ende der Ziffernfolge einer Caller-ID aus. Je mehr Ziffern überprüft werden, desto größer ist die Chance einer korrekten Übereinstimmung. Unter Umständen können Caller-IDs jedoch nicht immer erfolgreich Kontakten zugewiesen werden. Bei Angabe einer geringeren Anzahl an Ziffern ist die Treffergenauigkeit geringer.

Konfigurieren der Autorisierung für Exact Online

Ohne vorherige Autorisierung ist dem Plug-in kein Zugriff auf Ihr Benutzerkonto von Exact Online möglich. Führen Sie die Autorisierung durch, indem Sie im 3CX Plugins Manager auf “Exact Online” klicken, im Bereich “Authorization” (“Autorisierung”) Ihren Standort auswählen und auf “Plug-in autorisieren” klicken.

Geben Sie im sich öffnenden Browser-Fenster Ihre Zugangsdaten für Exact Online an. Klicken Sie anschließend auf “Login” (“Anmelden”) und warten Sie ein paar Sekunden.

Ist die Anmeldung erfolgreich, erhalten Sie eine entsprechende Mitteilung.

Die Autorisierung ist jetzt abgeschlossen. Dieser Vorgang ist jährlich manuell zu wiederholen, da die Zugriffsberechtigung des Plug-ins nach 12 Monaten aufgehoben wird und keine automatische Verlängerung erfolgt. Nach Ablauf der Autorisierung erhalten Sie eine Mitteilung.

Ist die Autorisierung des Plug-ins erfolgreich, werden in der Drop-Down-Liste “Division” (“Bereich”) alle verfügbaren Bereiche angezeigt. Wählen Sie den zu unterstützenden Bereich aus.

Wählen Sie im Bereich “Contact Lookup” (“Kontaktsuche”) aus, ob Kontaktdaten in den Tabellen “Kontakte” und/oder “Konten” gesucht werden sollen, und legen Sie die Suchreihenfolge fest. Wählen Sie abschließend aus, ob Einträge in Ihrem Standard-Browser oder einem anderen Webbrowser angezeigt werden sollen.

Verhalten bei eingehenden Anrufen

Erkennt das 3CX-Plug-in bei einem auf Ihrer Nebenstelle eingehenden Anruf einen in Exact Online verzeichneten Kontakt, werden dessen Daten automatisch im von Ihnen vorgegebenen Browser angezeigt.

Bei aktiviertem Journaling wird zudem nach Beendigung des Gesprächs ein dem Kontakt oder Konto zugeordneter Aktivitätendialog in Exact Online geöffnet, sodass Sie Gesprächsnotizen anfertigen können.

Falls bei im Plug-in aktivierter Option “Create new contacts if not found” (“Falls unbekannt, neuen Kontakt erstellen”) kein Kontakt in Exact Online verzeichnet ist, wird automatisch ein neuer Eintrag angelegt, den Sie umgehend bearbeiten können.

Starten von Anrufen aus Exact Online heraus

Die im 3CXPhone for Windows standardmäßig verfügbare Hotkey-Wählfunktion ermöglicht es Ihnen, Anrufe direkt aus Exact Online heraus zu tätigen. Diese Funktionalität wird durch den 3CX-Client und nicht über das Plug-in für Exact Online bereitgestellt.

Informationen zur Aktivierung und Verwendung von Hotkeys erhalten Sie im Benutzerhandbuch des 3CXPhone for Windows im Kapitel Tätigen von Anrufen per Hotkey-Funktion.

Nachdem Sie die Hotkey-Wählfunktion konfiguriert haben, können von Ihnen markierte Telefonnummern per Hotkey in die Wählanzeige des 3CXPhone for Windows eingefügt und über einen einfachen Mausklick auf “Anrufen” gewählt werden.