Regelmäßige Konferenzen

[Jay]

Moin zusammen,

Wir haben die Anforderung jeden Tag zum selben Zeitpunkt eine Telefonkonferenz zu starten.

Dies haben wir bisher manuell über die 3cx Software durchgeführt (Konferenz -> Sofort-Konferenz erstellen -> Jetzt planen). Auf Dauer ist das jedoch nicht praktikabel.

Ich habe hier im Forum gelesen, das ein Serien-Termin für 3cx über Outlook angelegt werden kann.
Was ist dafür notwendig und wie lege ich über Outlook eine Serien-Konferenz für 3cx an?

Vielen Dank im Voraus!

 

[ilias_3CX]

Hallo Jay,

Ich habe es mit meinem Google Kalender getestet.

Über den Webclient und den Reiter Konferenz Planen -> Termin Später -> Kalender Google und Konferenz erstellen.
Nun öffnet sich der Google Calender.
Dort hat man die Möglichkeit zu Planen wann und am welchem Tag eine Konferenz stattfinden wird. Über add guests kannst du auswählen welche Teilnehmer in der Konferenz teilnehmen.

 

[Jay]

Hallo Ilias,

vielen Dank für die Antwort!

Ich habe mich erfolgreich in den Web-Client einloggen können und habe dort die beschriebenen Schritte nachvollzogen. Allerdings hat das Ganze noch nicht wie gewünscht funktioniert.

Unter "add guests" konnte ich nur E-Mail-Adresse eingeben. Diese bekommen dann eine Nachricht, wie Sie sich einwählen können.
Der oben beschriebene Weg (Über die 3cx Software -> Sofort-Konferenz) bietet die Möglichkeit die 3cx-Kontakte einzuladen und diese direkt anzurufen, ohne dass diese sich einwählen müssen.

Zusätzlich wird in Web-Client von 3cx nur ein Termin (z.B. 8.01. 8:45 Uhr) angezeigt.
Die im Kalender ausgewählte Option "Wöchentlich an Werktagen" wird in der Darstellung nicht weiter beachtet. (Wobei das nicht weiter relevant ist, solange die Termine jeden Tag funktionieren)

Vielleicht wird die Frage anhand des konkreten Beispiels klarer:

• Wir haben jeden Werktag um 8:45 Uhr eine Telefon-Konferenz über 3cx.
• An dieser Konferenz nehmen mehrere interne Mitarbeiter von anderen Standorten teil.
• Diese internen Mitarbeiter sind als 3cx-Kontakt (Mit interner Durchwahl) vorhanden.
• Jeden Werktag um 8:45 Uhr werden alle Teilnehmer automatisch angerufen ohne sich einwählen zu müssen.

Bisher wurde diese Konferenz, wie im ersten Eintag beschrieben, eingerichtet.
Allerdings muss jeder Termin, also für jeden Tag einmal, einzeln eingerichtet werden.

Daher suchen wir nach einer Möglichkeit die hier beschriebene Tägliche Konferenz, einmalig zu konfigurieren und nur bei bedarf (z.B. wenn neue Teilnehmer dazukommen) anzupassen.

Bietet 3cx diese Möglichkeit?

 

[Jay]

Also gehe ich recht in der Annahme das 3cx diese Funktionalität nicht bietet?

 

[ilias_3CX]

Um eine Tägliche Konferenz einzurichten benötigt man ein Kalender (Google, Outlook).
Dort kannst du das Häkchen All day aktivieren und custom auswählen. Dort kannst alles einrichten.

 

[Jay]

Danke für die Antwort. Dann weiß ich wie man eine regelmäßige Konferenz anlegt.

Es ist nur noch ein Punkt offen:

Unter "add guests" konnte ich nur E-Mail-Adresse eingeben. Diese bekommen dann eine Nachricht, wie Sie sich einwählen können.
Der oben beschriebene Weg (Über die 3cx Software -> Sofort-Konferenz) bietet die Möglichkeit die 3cx-Kontakte einzuladen und diese direkt anzurufen, ohne dass diese sich einwählen müssen.

Die E-Mail beinhaltet folgendes:
"To join dial +49 xxx and enter the conference ID xxxx.
Internal employees can join by dialing xx followed by conference ID xxxx"

Gibt es eine Möglichkeit die Teilnehmer vorher hinzuzufügen oder anders zu hinterlegen, damit diese sich nicht einwählen müssen, sondern direkt angerufen werden? (Wie, wenn wir die Konfernzen einzeln über die 3cx Software erstellen)

 

[ilias_3CX]

Gerne.

Nein leider gibt es diese Möglichkeit nicht in diesem Fall. Die Teilnehmer können leider nicht Automatisch angerufen werden oder hinzugefügt werden.

Gruß
Ilias

 

[Jay]

Alles klar,
vielen Dank für deine Unterstützung!

Gruß
Jay

 

[ilias_3CX]

Gerne!

 

[TheExpert]

Hallo zusammen,

ich möchte nochmals diesen Punkt aufgreifen, der auch für uns wichtig ist. Für Outlook on premise würde man dann iCal auswählen, richtig? Dadurch kann ich dann weitere Personen über den Outlook-Termin einladen. Wie lange kann ich die Konferenz mit den automatisch erzeugten Zugangsdaten nutzen? Ich bin bisher davon ausgegangen, dass der Zugang zur Konferenz nach Ablauf der geplanten Zeit nicht mehr möglich ist und in 3CX ist der Termin ja nur als einmaliger Termin eingetragen. Wenn das nicht der Fall ist, stellt sich als nächstes für mich die Frage, wie man ggf. eine solche Konferenz dann wieder aus dem System löschen kann? Was passiert, wenn der Benutzer nicht mehr im Unternehmen ist, der diese Konferenz in 3CX eingerichtet hat?

Gibt es noch einen anderen, einfacheren Weg, regelmäßige Konferenzen einzurichten?

Vielen Dank und viele Grüße.

 

[ilias_3CX]

Wie lange kann ich die Konferenz mit den automatisch erzeugten Zugangsdaten nutzen?

Meinst du die selbe Konferenz? Also wie lange du in dem selben Konferenzraum einloggen kannst?

Gibt es noch einen anderen, einfacheren Weg, regelmäßige Konferenzen einzurichten?

Einen anderen Weg gibt es hierfür leider nicht.

 

[TheExpert]

Ja, ich meine die selbe Konferenz. Sinn und Zweck des regelmäßigen Konferenztermins ist ja, dass ich eben nicht jedes Mal erst eine neue Konferenz mit dem 3CX-Client erstellen muss, sondern dass die eingeladenen Teilnehmer sich mit den bereits bekannten Anmeldedaten wieder einwählen können.

 

[ilias_3CX]

Sprechen wir über eine Audio Konferenz oder eine Videokonferenz?

 

[TheExpert]

Beides.

 

[ilias_3CX]

Das was du aber möchtest ist nicht so empfehlenswert.
Du möchtest eine Konferenz für immer offen lassen, so dass z.b jemand sich über die Nacht einwählt. Hmmmm. Würde ich nicht machen.
Für die Video Konferenz natürlich auch nicht, da du den Server ohne Grund überlastest.

 

[TheExpert]

Das war und ist nicht die Frage. Es geht um das grundsätzlich technische Handling, um in 3CX regelmäßig wiederkehrende Konferenzen durchführen zu können.

Wie der ursprüngliche Themeneröffner, haben auch wir die Anforderung, regelmäßige Telefon- und zukünftig auch Videokonferenzen mit immer dem gleichen Teilnehmerkreis zu veranstalten. Das Handling, mit dem 3CX-Client dafür jedes Mal eine neue Konferenz einzurichten, ist sehr umständlich und wird mit Sicherheit von unseren Nutzern so nicht akzeptiert werden. Unsere Anforderung ist nicht, dass die Teilnehmer zur Konferenz auch automatisch angerufen werden müssen.

Wie lange kann man diese einmalig eingerichtete Konferenz mit den einmalig hinterlegten Zugangsdaten verwenden? Für mich ist dabei auch wichtig zu wissen, wie man diese Konferenz dann wieder aus dem System entfernt, wenn diese nicht mehr benötigt wird und diese nicht automatisch von 3CX gelöscht wird, nachdem sie abgelaufen ist (dürfte schwierig sein, wenn 3CX nicht weiß, ob es eine regelmäßig wiederkehrende Konferenz ist). Was passiert, wenn der Benutzer, der diese Konferenz eingerichtet hat, im 3CX-System gelöscht wird? Werden dann auch die von ihm eingerichteten virtuellen Konferenzräume gelöscht?

 

[ilias_3CX]

Das war und ist nicht die Frage. Es geht um das grundsätzlich technische Handling, um in 3CX regelmäßig wiederkehrende Konferenzen durchführen zu können.

Wie der ursprüngliche Themeneröffner, haben auch wir die Anforderung, regelmäßige Telefon- und zukünftig auch Videokonferenzen mit immer dem gleichen Teilnehmerkreis zu veranstalten. Das Handling, mit dem 3CX-Client dafür jedes Mal eine neue Konferenz einzurichten, ist sehr umständlich und wird mit Sicherheit von unseren Nutzern so nicht akzeptiert werden. Unsere Anforderung ist nicht, dass die Teilnehmer zur Konferenz auch automatisch angerufen werden müssen.

Wie das möglich ist, habe ich oben beschrieben.

Wie lange kann man diese einmalig eingerichtete Konferenz mit den einmalig hinterlegten Zugangsdaten verwenden?

So lange die nicht Beendet wird, gelöscht wird und die Dienste nicht neugestartet werden.

Für mich ist dabei auch wichtig zu wissen, wie man diese Konferenz dann wieder aus dem System entfernt, wenn diese nicht mehr benötigt wird und diese nicht automatisch von 3CX gelöscht wird, nachdem sie abgelaufen ist (dürfte schwierig sein, wenn 3CX nicht weiß, ob es eine regelmäßig wiederkehrende Konferenz ist).

Du kannst die als beispiel über den Webclient löschen. Andere Möglichkeit ist anstatt auf verlassen, auf Beenden klicken nachdem die die Konferenz verlassen/beenden möchtest.

 

[TheExpert]

So lange die nicht Beendet wird, gelöscht wird und die Dienste nicht neugestartet werden.

Werden Konferenzen in 3CX gelöscht, wenn die Dienste durchgestartet werden, z. B. bei einem Update?

 

[LSRegistrations]

Erstelle ein Meeting mit Termin irgendwann im Jahr 2050.
Das Meeting funzt auch schon vor 2050 ;-)
Der Link dafür bleibt derselbe . . . den verschickst du dann an die Teilnehmer.

 

[TheExpert]

Leider beantwortet das nicht meine letzte Frage: Werden Konferenzen in 3CX gelöscht, wenn die Dienste durchgestartet werden, z. B. bei einem Update?