Konfiguration der Microsoft 365-Integration

Einführung

Bei einer Einbindung von 3CX in die Microsoft 365-Plattform werden folgende Funktionen unterstützt:

• Nutzerkonten von Microsoft 365 werden synchronisiert.
• Nutzer können sich mit ihrem Microsoft-Konto am 3CX-Webclient anmelden (SSO).
• Persönliche Kontakte von Microsoft 365-Nutzern werden mit dem persönlichen 3CX-Telefonverzeichnis synchronisiert (nur in 1 Richtung).
• Kontakte der freigegebenen Mailbox werden mit dem unternehmensinternen 3CX-Telefonverzeichnis synchronisiert (nur in 1 Richtung).
• Der 3CX-Profilstatus wird abhängig vom Microsoft 365-Kalender synchronisiert. Wenn Sie sich in einer Telefonkonferenz befinden, wird Ihr 3CX-Profilstatus automatisch als "Beschäftigt" angezeigt.
• 3CX- und Teams-Präsenzsynchronisierung, bei der 3CX-Präsenzaktualisierungen an Microsoft Teams gesendet werden oder umgekehrt, von Teams an 3CX.
• Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen mit MS 365

Es sind Microsoft 365-Konten mit folgenden Exchange-Abos erforderlich:

• Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium
• Microsoft 365 F3, E3 oder E5

Schritt 1: Konfiguration des Microsoft 365-Zugriffs

Zunächst müssen Sie die Microsoft 365-Kontointegration konfigurieren, damit eine Synchronisierung zwischen 3CX und der Microsoft-Plattform möglich ist:

• Melden Sie sich an der 3CX Admin-Konsole an, und navigieren Sie zu "Integrationen > MS 365".
• Klicken Sie auf "Konfigurieren". Sie werden weitergeleitet an https://integrations.3cx.com.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbinden“ und melden Sie sich bei Ihrem Azure-Administratorkonto an.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Zustimmung im Namen Ihrer Organisation“, um die vom 3CX MS 365-Assistenten angeforderten Berechtigungen zu erteilen. Klicken Sie anschließend auf „Akzeptieren“.
• Die App wird erstellt und Sie können mit der Konfiguration der M365-Integration fortfahren. Klicken Sie auf „Zurück“, um zur 3CX-Administrationskonsole zurückzukehren.

Schritt 2: Konfiguration der Synchronisierung

Führen Sie die nachfolgenden Schritte durch, um die Microsoft 365-Nutzer mit 3CX zu synchronisieren:

• Gehen Sie in der 3CX Admin-Konsole zu "Nutzer > MS 365".
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Microsoft 365-Nutzer synchronisieren“. Beachten Sie:

• Die Synchronisierung erfolgt unidirektional – von M365 zu 3CX.
• Die Synchronisierung findet täglich nachts statt.
• Wenn Sie einen Nutzer in 3CX, aber nicht in M365 löschen, wird der Nutzer am nächsten Tag wieder in 3CX angezeigt.
• Wenn Sie einen Nutzer in M365 löschen oder deaktivieren, bleibt der Nutzer in 3CX erhalten und muss manuell entfernt werden.
• Die Synchronisierung ist für maximal 650 Nutzer möglich.

• Um M365-Nutzern einen bestimmten Bereich von Nebenstellennummern zuzuweisen, können Sie eine Startnebenstellennnummer festlegen.

• Dadurch wird sichergestellt, dass niedrigere Nebenstellennummern nicht für aus M365 importierte Nutzer verwendet werden.
• Wenn Sie keine Startnennnummer festlegen, wird einem aus M365 importierten Nutzer die erste verfügbare Nebenstellennummer zugewiesen.

Konfigurieren, was synchronisiert werden soll

• Sie können die zu synchronisierenden Daten konfigurieren:

• Aktivieren Sie SSO, damit sich Nutzer mit ihren Microsoft-Anmeldeinformationen im Webclient anmelden können.
• Sie können die Bürotelefonnummer mit der 3CX-Anrufer-ID synchronisieren, um die M365-Büronummer des Nutzers als Anrufer-ID in 3CX festzulegen.
• Sie können das Nutzerfoto aus M365 synchronisieren und als Avatar für den 3CX-Nutzer verwenden.
• Sie können persönliche Kontakte aus M365 mit dem persönlichen Telefonbuch des 3CX-Nutzers synchronisieren. Beachten Sie dabei:

• Dies ist eine unidirektionale Synchronisierung (M365 zu 3CX).
• Die Kontakte der Nutzer müssen in M365 verwaltet und aktualisiert werden.

Konfigurieren, welche Nutzer synchronisiert werden sollen.

• Sie können die zu synchronisierenden Nutzer konfigurieren:

• Wählen Sie die M365-Nutzer aus, die in die Synchronisierung einbezogen oder ausgeschlossen werden sollen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Nutzer auswählen“.
• Sie können die Synchronisierung auch auf ausgewählte Abteilungen beschränken. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Abteilungen auswählen“.

• Im Dialogfeld „Abteilungen auswählen“ wird die Liste der aus M365 abgerufenen Abteilungen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Abteilungen aus und klicken Sie auf „OK“.
• Nutzer, die nicht zu den ausgewählten Abteilungen gehören, werden nicht synchronisiert.
• Bitte beachten Sie:

• Neue Abteilungen werden anhand der M365-Gruppennamen erstellt.
• Bereits vorhandene 3CX-Abteilungen werden nicht überschrieben oder verwendet. Existiert der M365-Abteilungsname bereits in 3CX, wird eine neue Abteilung mit einer fortlaufenden Nummer erstellt.
• Wenn Sie die M365-Integration vor Version 20 Update 8 von 3CX eingerichtet haben, müssen Sie diese neu konfigurieren, um alle erforderlichen Berechtigungen für diese Funktion zu erhalten.

• Sie können festlegen, ob Gastnutzer einbezogen werden sollen.

Schritt 3 – Synchronisierung der Anwesenheit zwischen 3CX- und M365-Teams

Sie können die Anwesenheitssynchronisierung zwischen 3CX und Teams konfigurieren. Beachten Sie Folgendes, bevor Sie diese Option aktivieren:

• Die Nutzer wurden bereits wie oben in Schritt 2 beschrieben synchronisiert und hinzugefügt.
• Nur M365-Nutzer mit einer Teams-fähigen Lizenz (z. B. Business Basic, Standard oder Premium) können die Anwesenheitssynchronisierung nutzen.

So aktivieren Sie die Anwesenheitssynchronisierung:

• Gehen Sie in der 3CX-Administrationskonsole zu „Admin → Nutzer“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „M365“.
• Wählen Sie die Synchronisierungsrichtung(en) aus:

• 3CX zu Teams; oder
• Teams zu 3CX; oder
• Sowohl 3CX zu Teams als auch Teams zu 3CX.

• Aktivieren Sie die Synchronisierung durch Klicken auf die Schaltfläche „Autorisieren“.

Im Abschnitt „Standardpräsenz ändern“ können Sie die Zuordnung der Statusmeldungen zwischen 3CX und Teams anpassen. Die voreingestellten Standardwerte sind in der Regel für die korrekte Funktion ausreichend. Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, achten Sie darauf, keine Statusschleifen zu erzeugen.

Schritt 4: Telefonbuch synchronisieren

So aktivieren Sie die Telefonbuchsynchronisierung von M365 zu 3CX:

• Gehen Sie zur Konfiguration zu „System“ > „Telefonbuch“ und klicken Sie auf „MS365“.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Postfach auswählen“, um die freigegebenen Postfächer auszuwählen, die in die Synchronisierung einbezogen oder ausgeschlossen werden sollen, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“.

Beachten Sie, dass alle Kontakte in „Bekannten Ordnern“ (Standardordnern) synchronisiert werden.

Schritt 5 – E-Mails über M365 senden

Wenn Sie in Schritt 1 oben die Option „E-Mails über Microsoft 365 senden“ ausgewählt haben, wird Ihr 3CX automatisch so konfiguriert, dass E-Mails über Ihr M365-Konto versendet werden.

Sie können die Absender-E-Mail-Adresse für von M365 gesendete E-Mails in der Administratorkonsole unter „System → E-Mail“ anpassen. Stellen Sie sicher, dass die Absender-E-Mail-Adresse:

• in Ihrem M365-Konto vorhanden ist und
• für den E-Mail-Versand lizenziert ist.

Erläuterungen und Einschränkungen zur Synchronisierung

Hinweise des Administrators:

• Wenn Sie E-Mails über Microsoft 365 senden möchten, wird Ihre Telefonanlage automatisch entsprechend konfiguriert.
• Bei der Auswahl von „Nur ausgewählte Abteilungen synchronisieren“ werden die Gruppen- und Teamnamen als 3CX-Abteilungen erstellt, sofern sie noch nicht existieren, und die synchronisierten Nutzer werden der/den richtigen Abteilung(en) zugeordnet.

Im Folgenden werden einige Fallstricke bei der Synchronisierung erläutert, die die Nutzer möglicherweise kennen sollten:

• 3CX zu Teams > Im Gespräch – Sie können den 3CX-Status „Im Gespräch“ mit dem Teams-Status „Im Gespräch“ synchronisieren. Wenn Sie in 3CX einen Anruf tätigen oder empfangen, zeigt der Teams-Client „Beschäftigt > Im Gespräch“ an.
• Teams zu 3CX > Im Gespräch – MS sendet den Status „Beschäftigt/Im Gespräch“ erst, nachdem der Anruf angenommen wurde. Während des Klingelzustands wird kein Status gesendet. Dieser Status wird nur gesendet, wenn Sie vor dem Anruf verfügbar waren. Wenn Ihr Teams-Status „Beschäftigt“ ist und Sie einen Anruf tätigen, sendet Teams den Status „Beschäftigt/Im Gespräch“ auch nach der Annahme des Anrufs nicht.
• Verfügbar (Inaktiv) – Wenn Sie in Teams den Status „Verfügbar“ haben und die App beenden oder in den Hintergrund (mobil) verschieben, geschieht Folgendes:

• Nach 5 Minuten sendet MS „AvailableIdle:Inactive“ und der 3CX-Webclient wechselt zu „Verfügbar“.
• Nach weiteren 5 Minuten sendet MS „Away:Away“ und der Webclient wechselt zu „Abwesend“.
• Wenn Sie die Teams-App erneut öffnen, sendet MS „Available:Available“ und der Webclient wechselt zurück zu „Verfügbar“.

• Beschäftigt (Inaktiv) – Wenn Sie in Teams den Status „Beschäftigt“ haben und die App beenden oder in den Hintergrund (mobil) verschieben, geschieht Folgendes:

• Nach 5 Minuten sendet MS BusyIdle:Busy und der 3CX-Webclient wechselt zu DND.
• Nach weiteren 5 Minuten sendet MS Offline:Offline und der Webclient bleibt auf DND.
• Wenn Sie die Teams-App erneut öffnen, sendet MS Busy:Busy und der Webclient bleibt auf DND.

• Anwesenheitsbenachrichtigung Offline:Offline - Diese Benachrichtigung wird ignoriert, da sie in der Konfiguration deaktiviert ist. Sobald Sie die Teams-App aktivieren, erhalten wir von MS eine Benachrichtigung für Busy:Busy und der Webclient bleibt auf DND.
• Das vorübergehende Festlegen des Status von 3CX führt nicht zur Synchronisierung der Anwesenheit mit Teams.
• Benutzerdefiniert1/Benutzerdefiniert2 3CX-Status werden nicht mit Teams synchronisiert.
• Wenn Sie Ihren 3CX-Status auf Benutzerdefiniert1/Benutzerdefiniert2 festlegen, werden Änderungen an Teams nicht auf 3CX widergespiegelt.
• Autoswitch-Statusänderungen werden mit Teams synchronisiert, solange die Status Benutzerdefiniert1/Benutzerdefiniert2 nicht unter System > Optionen > Planer verwendet werden.
• Das Aktivieren der Zwei-Wege-Synchronisierung (Teams zu 3CX und 3CX zu Teams) kann zu widersprüchlichen Status und einer Schleife zwischen 3CX <> Teams führen, bei der jeder den konfigurierten Status überschreiben kann. Beispiel:

• 3CX zu Teams = Abwesend > Abwesend
• Teams zu 3CX = Abwesend > Nicht stören
• Dies führt dazu, dass Teams zu Abwesend wechselt und auf 3CX zu DND zurückkehrt. Um dies zu vermeiden, konfigurieren Sie beide Seiten so, dass sie in den gleichen Status wechseln:
• 3CX zu Teams = Abwesend > Abwesend
• Teams zu 3CX = Abwesend > Abwesend

• Teams > In einem Anruf erfordert die Synchronisierung des Status „Verfügbar“, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Wenn „Verfügbar“ nicht synchronisiert ist, wird der 3CX-Webclient beim Beantworten oder Tätigen eines Anrufs in Teams auf „Nicht stören“ umgeschaltet, wechselt aber nach Beendigung des Anrufs nie wieder auf „Verfügbar“.
• Teams zu 3CX > Status „Verfügbar (Inaktiv)“, selbst wenn dieser Status ausgeschlossen ist (Dropdown-Menü gelöscht), führt das Beenden des Teams-Clients dazu, dass MS nach 10 Minuten eine Benachrichtigung „Abwesend:Abwesend“ sendet. Infolgedessen wechselt der 3CX-Status unabhängig von den Synchronisierungseinstellungen auf „Abwesend“.

Siehe auch

• Integrieren der 3CX-Telefonanlage mit der CRM-API
• Konfiguration von Microsoft Teams für 3CX
• Konfigurieren von Google SSO Single Sign-On
• Google Workspace-Integration

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 18. Februar 2026 aktualisiert.

https://www.3cx.de/docs/adminhandbuch/microsoft-365/