Diese Anleitung gilt für Installationen von V20. Wenn Sie mit V18 arbeiten, befolgen Sie .

Digitaler Rezeptionist (IVR)

Einführung

Mit der leistungsstarken IVR-/Digitaler-Rezeptionist-Funktion von 3CX können Sie Anrufer nahtlos an die richtigen Nebenstellen, Warteschleifen oder Anrufgruppen weiterleiten. Es gibt zwei Arten von IVR-Menüs:

  • Ein standardmäßiges IVR-Menü, in dem Sie bis zu 10 Optionen konfigurieren können, aus denen Anrufer wählen können. Erstellen Sie beliebig viele IVR-Menüs. Aus Gründen der Übersicht sollte die Anzahl der Menüs jedoch in einem überschaubaren Rahmen gehalten werden.
  • Abteilungsmenü – ein einfacher Digitaler Rezeptionist (IVR), der eine Begrüßungsnachricht abspielt und Anrufe entsprechend den Bürozeiten weiterleitet. Das Abteilungsmenü steht vorrangig zwecks Kompatibilität mit vorherigen Versionen zur Verfügung.

Erweiterter Digitaler Rezeptionist (IVR)

Digital Receptionist-Konfiguration in der 3CX Admin-Konsole

So erstellen Sie einen Digitalen Rezeptionisten:

  1. Gehen Sie zu “Admin” > ”Anrufverwaltung”.
  2. Klicken Sie auf “+ Digitalen Rezeptionisten hinzufügen”.
  3. Geben Sie Ihrem neuen digitalen Rezeptionistin einen Namen, zum Beispiel “Hauptmenü”.
  4. Abteilung: Fügen Sie die Abteilung hinzu, für die der IVR bestimmt ist. Beachten Sie, dass der IVR die Bürozeiten dieser Abteilung übernimmt.
  5. Zugewiesene DID-Nummer(n): Verwenden Sie das Drop-Down-Menü, um eine DID-Nummer zuzuweisen, die Anrufe direkt an Ihren IVR weiterleitet.
  6. Stellen Sie die Sprache der Ansagen für den IVR ein.
  7. Laden Sie Ihre Begrüßung hoch oder nehmen Sie diese auf, z. B. “Vielen Dank für Ihren Anruf bei XYZ, drücken Sie für den Vertrieb die 1, für den Support die 2”.
  1. Folgende Zeichen dürfen nicht im Dateinamen der Ansage verwendet werden: < > : ' / \ | ? * &
  2. Die Audiodatei muss im WAV-Format mit den Einstellungen PCM, 8 kHz, 16 Bit, Mono erstellt werden. Beim Windows-Audiorecorder müssen Sie für das WAV-Format die Option ”Speichern unter” verwenden. Audiodateien im MP3-Format werden nicht unterstützt. Nutzen Sie das Audio Converter Tool, um die Datei in das unterstützte Format umzuwandeln.
  3. Wir empfehlen Ihnen, die für die Auswahl zu drückende Nummer nach der Option zu nennen, z. B. “Für den Verkauf drücken Sie die 1”.
  1. Wählen Sie im Bereich “Menü” für jede Ziffer die gewünschte Aktion und das gewünschte Ziel.
  2. Im Bereich ”Anrufe Weiterleiten an” können Sie ein Ziel für Anrufe auswählen, die während der Bürozeiten, außerhalb der Bürozeiten und in Pausenzeiten eingehen. Denken Sie daran, dass die Bürozeiten von der Abteilung übernommen werden, der dieser IVR angehört.
  3. Klicken Sie auf den Reiter “Optionen”, um:
  1. Eine alternative Route für SMS-Nachrichten anzugeben, die an diese Nummer gesendet werden.
  2. Festzulegen, wohin ein Anruf gesendet werden soll, wenn keine oder eine ungültige Eingabe vorliegt.
  1. Klicken Sie abschließend auf “Speichern”.

Abteilungsmenü – Einfache Ankündigung

Wenn Sie Anrufer lediglich mit einer Ansage begrüßen und Anrufe dann nach Bürozeiten weiterleiten möchten, reicht ein einfaches Abteilungsmenü aus. So legen Sie die erforderlichen Einstellungen fest:

Rufziel auswählen nach Öffnungszeiten

  1. Aktivieren Sie ”Ansage abspielen“.
  2. Zeichnen Sie die Nachricht auf, die Sie Ihren Anrufern mitteilen möchten, oder wählen Sie sie aus den gespeicherten Aufnahmen aus. So zeichnen Sie Ihre Begrüßung auf:
  1. Klicken Sie auf das Mikrofonsymbol Aufzeichnen Icon .
  2. Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein und klicken Sie erneut auf das Mikrofonsymbol Aufzeichnen Icon, um mit der Aufzeichnung zu beginnen.
  3. Das Popup zeigt Ihre Aufnahmezeit an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Timer, um ihn zu stoppen.
  4. Sie können sich nun Ihre Begrüßung anhören, sie erneut aufzeichnen oder zum Speichern auf die Schaltfläche ”Hochladen“ klicken.
  5. Ihre Aufnahme wird im Drop-Down-Menü angezeigt.
  1. Wenn Sie bereits über eine Audiodatei verfügen, können Sie Ihre Ansage als Mono-WAV-Datei mit 8 kHz und 16 Bit hochladen. Wenn Sie eine Musikdatei haben, die nicht dem erforderlichen Audioformat entspricht, können Sie unser Audio-Konverter-Tool zum Umwandeln verwenden.
  2. Wiederholen Sie die obigen Schritte mit einer anderen Ansage zu Pausenzeiten oder für eine Abwesenheitsnachricht außerhalb der Bürozeiten.

Wenn Sie die Schaltfläche “Aufzeichnen“ nicht sehen, stellen Sie sicher, dass Ihr Mikrofon ordnungsgemäß konfiguriert und unter ”Einstellungen > Audio/Video“ zugelassen ist.

Siehe auch

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 5. März 2024 aktualisiert.

https://www.3cx.de/docs/adminhandbuch/ivr/