Digitale Rezeption (IVR)

Einführung

Die leistungsstarke IVR-/Digital-Receptionist-Funktion von 3CX ermöglicht es Ihnen, Anrufer nahtlos an die richtigen Nebenstellen, Warteschlangen oder Anrufgruppen weiterzuleiten. Über ein Standard-IVR-Menü können Sie bis zu 10 Optionen konfigurieren, aus denen Anrufer wählen können. Sie können beliebig viele IVR-Menüs erstellen. Die einzige Einschränkung ist hier die Geduld des Anrufers.

Zusätzlich zum Standard-IVR gibt es ein Abteilungsmenü. Dieses fungiert als einfacher digitaler Empfangsmitarbeiter, der eine Begrüßungsnachricht abspielt und die Anrufe entsprechend den Bürozeiten weiterleitet. Es dient hauptsächlich der Abwärtskompatibilität.

Erweiterte Digitale Rezeption (IVR)

Digital Receptionist-Konfiguration in der 3CX Admin-Konsole

So erstellen Sie eine Digitale Rezeption:

  • Gehen Sie zu “Admin” > ”Anrufverwaltung”.
  • Klicken Sie auf “+ Digitale Rezeption”.
  • Geben Sie Ihree neuen digitalen Rezeption einen Namen, zum Beispiel “Hauptmenü”.
  • Abteilung: Fügen Sie die Abteilung hinzu, für die der IVR bestimmt ist. Beachten Sie, dass der IVR die Bürozeiten dieser Abteilung übernimmt.
  • Zugewiesene DID-Nummer(n): Verwenden Sie das Drop-Down-Menü, um eine DID-Nummer zuzuweisen, die Anrufe direkt an Ihren IVR weiterleitet.
  • Stellen Sie die Sprache der Ansagen für den IVR ein.
  • Laden Sie Ihre Begrüßung hoch oder nehmen Sie diese auf, z. B. “Vielen Dank für Ihren Anruf bei XYZ, drücken Sie für den Vertrieb die 1, für den Support die 2”.
  • Folgende Zeichen dürfen nicht im Dateinamen der Ansage verwendet werden: < > : ' / \ | ? * &
  • Wenn Sie Ihre Ansage vorab aufnehmen möchten, tun Sie dies bitte im PCM-Format (8 kHz, 16 Bit, Mono).
  • Im Windows-Audiorecorder müssen Sie die Option „Speichern unter“ verwenden, um die Aufnahme in diesem Format zu speichern. Verwenden Sie nicht das MP3-Format.
  • Verwenden Sie unser Audiokonvertierungstool, um die Aufnahme in ein unterstütztes Format zu konvertieren.
  • Sagen Sie nach der Auswahl die Zahl an, die der Benutzer drücken muss, z. B. „Für den Verkauf drücken Sie die 1“.
  • Wählen Sie im Bereich “Menü” für jede Ziffer die gewünschte Aktion und das gewünschte Ziel.
  • Im Bereich ”Anrufe Weiterleiten an” können Sie ein Ziel für Anrufe auswählen, die während der Bürozeiten, außerhalb der Bürozeiten und in Pausenzeiten eingehen. Denken Sie daran, dass die Bürozeiten von der Abteilung übernommen werden, der dieser IVR angehört.

Digital Receptionist-Konfiguration

  • Klicken Sie auf den Reiter “Optionen”, um:
  • Eine alternative Route für SMS-Nachrichten anzugeben, die an diese Nummer gesendet werden.
  • Festzulegen, wohin ein Anruf gesendet werden soll, wenn keine oder eine ungültige Eingabe vorliegt.
  • Die Möglichkeit, interne Nebenstellen direkt anzuwählen, kann ein- oder ausgeschaltet werden.
  • Klicken Sie abschließend auf “Speichern”.

Abteilungsmenü – Einfache Ankündigung

Wenn Sie Anrufer lediglich mit einer Ansage begrüßen und Anrufe dann nach Bürozeiten weiterleiten möchten, reicht ein einfaches Abteilungsmenü aus. So legen Sie die erforderlichen Einstellungen fest:

Rufziel auswählen nach Öffnungszeiten

  • Aktivieren Sie ”Ansage abspielen“.
  • Zeichnen Sie die Nachricht auf, die Sie Ihren Anrufern mitteilen möchten, oder wählen Sie sie aus den gespeicherten Aufnahmen aus. So zeichnen Sie Ihre Begrüßung auf:
  • Klicken Sie auf das Mikrofonsymbol Aufzeichnen Icon .
  • Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein und klicken Sie erneut auf das Mikrofonsymbol Aufzeichnen Icon, um mit der Aufzeichnung zu beginnen.
  • Das Popup zeigt Ihre Aufnahmezeit an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Timer, um ihn zu stoppen.
  • Sie können sich nun Ihre Begrüßung anhören, sie erneut aufzeichnen oder zum Speichern auf die Schaltfläche ”Hochladen“ klicken.
  • Ihre Aufnahme wird im Drop-Down-Menü angezeigt.
  • Wenn Sie bereits über eine Audiodatei verfügen, können Sie Ihre Ansage als Mono-WAV-Datei mit 8 kHz und 16 Bit hochladen. Wenn Sie eine Datei haben, die nicht dem erforderlichen Audioformat entspricht, können Sie unser Audio-Konverter-Tool zum Umwandeln verwenden.
  • Wiederholen Sie die obigen Schritte mit einer anderen Ansage zu Pausenzeiten oder für eine Abwesenheitsnachricht außerhalb der Bürozeiten.
  • Für „Wenn Feiertag/Urlaub, weiterleiten an“ können Sie „Abspielen der Feiertagsansage der Abteilung“ auswählen, die wie hier beschrieben eingestellt werden kann.

Wenn Sie die Schaltfläche “Aufzeichnen“ nicht sehen, stellen Sie sicher, dass Ihr Mikrofon ordnungsgemäß konfiguriert und unter ”Einstellungen > Audio/Video“ zugelassen ist.

Siehe auch

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 6. August 2026 aktualisiert.

https://www.3cx.de/docs/adminhandbuch/ivr/