Digitale Rezeption (IVR)

Einführung

Die leistungsstarke IVR- / Digitale Rezeptions-Funktion von 3CX ermöglicht es Ihnen, Anrufer nahtlos an die richtigen Nebenstellen, Warteschleifen oder Rufgruppen weiterzuleiten. Mit einem Standard-IVR-Menü können Sie bis zu 10 Optionen konfigurieren, aus denen Anrufer wählen können. Sie können beliebig viele IVR-Menüs erstellen. Die Einschränkung liegt hierbei hauptsächlich in der Geduld des Anrufers.

Zusätzlich zur Standard-IVR gibt es auch ein Abteilungsmenü, welches eine einfache digitale Rezeption ist. Es spielt eine Begrüßungsnachricht ab und leitet Anrufe basierend auf den Geschäftszeiten weiter. Es dient hauptsächlich aus Gründen der Abwärtskompatibilität.

IVR / Menü der Digitalen Rezeption

IVR Digitale Rezeption Menü

So erstellen Sie eine IVR / Digitale Rezeption:

  • Gehen Sie zu Admin > Anrufabwicklung.
  • Wählen Sie Digitale Rezeption hinzufügen.
  • Name der Digitalen Rezeption: Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Hauptmenü Unternehmen“.
  • Abteilung: Fügen Sie die Abteilung hinzu, für die die IVR bestimmt ist. Beachten Sie die Abteilung, da sie die Geschäftszeiten dieser Abteilung erbt.
  • Zugewiesene DID-Nummer(n): Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um eine DID-Nummer zuzuweisen, die Anrufe direkt an Ihre IVR leitet.
  • Legen Sie die Sprache für Ihre IVR fest.
  • Ansage: Laden Sie Ihre Begrüßung hoch oder nehmen Sie sie auf. Etwa in der Art: „Vielen Dank für Ihren Anruf bei XYZ. Drücken Sie 1 für den Vertrieb und 2 für den Support.“ Einige Tipps:
  1. Verwenden Sie keine reservierten Zeichen (< > : " / | ? * &) im Dateinamen der Ansage.
  2. Wenn Sie Ihre Ankündigung vorab aufnehmen, tun Sie dies in den Formaten PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono.
  3. In Windows Sound Recorder müssen Sie die Option „Speichern unter“ verwenden, um in diesem Format zu speichern. Verwenden Sie kein MP3-Format.
  4. Nutzen Sie unser Audio-Konverter-Tool, um eine Aufnahme in ein unterstütztes Format umzuwandeln.
  5. Nennen Sie die Nummer, die der Nutzer drücken muss, nach der Option, z. B. „Für den Vertrieb drücken Sie die 1“.
  • Wählen Sie im Bereich „Menü“ die gewünschte Aktion und das Ziel für jede Taste aus.
  • Wählen Sie im Bereich „Ziele“ ein Ziel für Anrufe aus, die während der Geschäftszeiten, außerhalb der Geschäftszeiten und während der Pausenzeiten eingehen. Denken Sie daran, dass die Geschäftszeiten von der Abteilung geerbt werden, in der diese IVR Mitglied ist.

IVR Digitale Rezeption Menü

  • Navigieren Sie oben zum Reiter „Optionen“, um:
  1. Eine Weiterleitungsroute für SMS-Nachrichten festzulegen, die an diese Nummer gesendet werden.
  2. Festzulegen, wohin ein Anruf gesendet werden soll, wenn keine oder eine ungültige Eingabe erfolgt.
  3. Die Möglichkeit zur Direktwahl interner Nebenstellen Ein- oder Auszuschalten.
  • Klicken Sie auf „Speichern“.

Abteilungsmenü – Einfache Ankündigung

Wenn Sie Anrufer nur mit einer Ankündigung begrüßen und Anrufe dann basierend auf den Geschäftszeiten weiterleiten möchten, reicht ein einfaches Abteilungsmenü aus. So konfigurieren Sie dies:

Abteilungsmenü – Einfache Ankündigung

  • Wählen Sie eine beliebige Option außer "Trotzdem annehmen".
  • Schalten Sie den Schieberegler „Ankündigung abspielen“ ein.
  • Nehmen Sie auf, was Sie Ihren Anrufern mitteilen möchten, oder wählen Sie aus den gespeicherten Aufnahmen. So nehmen Sie Ihre Begrüßung auf:
  1. Klicken Sie auf das Mikrofonsymbol, um eine neue Ansage aufzunehmen.
  2. Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein und klicken Sie auf das Mikrofonsymbol.
  3. Das Pop-up zeigt Ihre Aufnahmezeit an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Timer, um anzuhalten.
  4. Sie können sich Ihre Begrüßung nun anhören, sie erneut aufnehmen oder auf die Schaltfläche Hochladen klicken, um sie zu speichern.
  5. Ihre Aufnahme wird im Dropdown-Menü angezeigt.
  • Wenn Sie bereits eine Audiodatei haben, können Sie Ihre Ankündigung als Mono, 8kHz, 16bit WAV-Datei hochladen. Wenn Sie eine Musikdatei haben, die nicht dem erforderlichen Audioformat entspricht, können Sie unser Audio-Konverter-Tool verwenden.
  • Wiederholen Sie dies mit einer anderen Ankündigung für Pausenzeiten oder wenn Ihr Büro geschlossen ist.
  • Für „An Feiertagen weiterleiten an“ können Sie „Feiertagsansage der Abteilung abspielen“ wählen, was wie hier beschrieben eingestellt werden kann.

Wenn Sie die Schaltfläche „Aufnehmen“ nicht sehen, stellen Sie sicher, dass Ihr Mikrofon ordnungsgemäß konfiguriert und unter „Einstellungen > Audio/Video“ zugelassen ist.

Siehe auch

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 16. September 2026 aktualisiert.

https://www.3cx.de/docs/adminhandbuch/ivr/