Videokonferenzen für fortgeschrittene Anwender

Inhalt:

Videokonferenz erstellen

Videokonferenz per WebMeeting steuern

Bildschirmfreigabe

Fernsteuerung

PDF teilen

Whiteboard

Screenshot

Teilnehmer moderieren

Reaktionen

Teilnehmer aus der Konferenz rauswerfen

Konferenzräume

Private Konferenzräume

Gemeinsame Konferenzräume

Accept/Reject-Feature

Umfragen erstellen und die Meinung Ihrer Teilnehmer einholen

Persönliche Click2Meet-URL erhalten

Konferenz per Click2Meet-URL beitreten

Einstellungen

Weiterführende Informationen

Videokonferenz erstellen

Der 3CX Webclient nutzt WebRTC-Technologie, um Ihnen die Organisation von Videokonferenzen oder Webinare zu ermöglichen, ohne dass Ihre Teilnehmer zusätzliche Software oder Plugins herunterladen und installieren müssen.

Alle Schritte, um mit dem 3CX Webclient eine Videokonferenz zu initiieren

  1. “WebMeeting” - Erstellen Sie per Klick eine neue Videokonferenz per 3CX Webclient.
  2. “Invite People” - Fügen Sie hier der Videokonferenz Teilnehmer hinzu.
  3. “Add Participants” - Ergänzen Sie hier Namen und E-Mails in der Teilnehmerliste und klicken Sie auf “OK”, um diese per E-Mail mit einen direkten Link zum WebMeeting einzuladen.
  4. “Copy Meeting Link” - Kopieren Sie die Meeting-URL, um diese an andere Teilnehmer zu senden.
  5. “Settings” - Klicken Sie hier für erweiterte WebMeeting-Optionen.

Hinweis:

  • Erlauben Sie den Zugriff auf Kamera und Mikrofon, um Video und Ton zu verwenden.
  • Teilnehmer, welche einer aktiven Konferenz beitreten, können vorherige Kommentare nicht sehen.

Wichtig: 

  • Einige Videokonferenz-Funktionen erfordern die 3CX Click-to-Call-Erweiterung für Chrome oder Firefox. Sie finden diese hier für Google Chrome und hier für Firefox.
  • Um einem WebMeeting per Smartphone beizutreten, müssen Sie die 3CX WebMeeting App über den iOS App Store oder den Android Play Store herunterladen.

Videokonferenz per WebMeeting steuern

Videokonferenz per 3CX WebMeeting steuern

  1. “Record” - Wählen Sie eines der verfügbaren Aufnahme-Formate aus und klicken Sie auf Start, um die Aufzeichnung Ihrer Videokonferenz zu beginnen. Nach Beendigung des Meetings erhält der Organisator eine E-Mail mit einem Download-Link zur Videoaufzeichnung.
  2. “Screen Sharing” - ein äußerst hilfreiches Tool im Rahmen von Produktpräsentationen oder der Zusammenarbeit mit Kollegen. Weitere Infos unten.
  3. “Remote Control” - eine hervorragende Möglichkeit, um ausgezeichneten Kundenservice anzubieten und Probleme schnell und zielgerichtet zu lösen. Weitere Infos unten.
  4. “Share PDF” - Teilen Sie unmittelbar Dokumente. Weitere Infos unten.
  5. “Whiteboard” - ideal für gemeinsame Brainstormings, Geschäftspräsentationen oder Online-Seminare. Weitere Infos unten.

Bildschirmfreigabe

Teilen Sie entweder Ihren gesamten Bildschirm inklusive aller persönlichen Nachrichten und E-Mail-Benachrichtigungen oder aber nur einzelne Fenster oder Anwendungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Screen Sharing und wählen Sie dann den Bildschirm oder das Fenster aus, welches Sie teilen möchten.

Mit dem 3CX WebMeeting lässt sich der Status der Bildschirmfreigabe einsehen und diese beenden.

Um die Freigabe zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Stop Sharing in obiger Nachricht.

Fernsteuerung

Um dieses Feature zu nutzen, muss der “3CX Remote Control Client” installiert sein.

"3CX Remote Control Client Not Running" Warnhinweis

Sollte der Remote Control Client nicht installiert sein, erscheint obige Nachricht auf Ihrem Bildschirm. Laden Sie den Client über den zur Verfügung gestellten Link herunter und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Request Remote Control.

  • Sobald ein Teilnehmer auf Request Remote Control klickt, erhält der Organisator der Konferenz die Aufforderung “Allow Remote Control” auf seinem Bildschirm. Ein Klick auf Yes, um per Fernsteuerung Unterstützung anzubieten.
  • Nur verfügbare Organisatoren können Anfragen zur Fernsteuerung erhalten. Andernfalls ist die Funktion Request Remote Control deaktiviert.
  • Der Hilfe anfordernde Teilnehmer wählt den Bildschirm oder die Anwendung aus, für welche/n er eine Fernsteuerung zulässt.
  • Um die Fernsteuerung zu beenden, klicken Sie auf Stop Sharing unten auf dem Bildschirm.

PDF teilen

Per 3CX WebMeeting lassen sich PDFs mit nur wenigen Klicks in Ihre eigene Ablage hochladen und von dort teilen. Klicken Sie während einer Konferenz auf die Schaltfläche Share PDF:

  • Das Fenster Shared Documents Repository öffnet sich und gibt Ihnen die Optionen Upload, Preview und Share für Ihre PDF-Dokumente.
  • Alle hochgeladenen Dokumente werden automatisch im Shared Documents Repository gespeichert.

"Share PDF" Funktionsleiste im 3CX WebMeeting

  • Ein Doppelklick auf ein Dokument macht dieses auf den Bildschirmen aller Teilnehmer sichtbar. Mithilfe der Sharing Toolbox am unteren Ende des Bildschirms können Teilnehmer innerhalb des Dokuments durch Verwendung der Tools Cursor, Marker, Eraser und Text interagieren.
  • Um das Teilen eines Dokuments zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Stop Sharing am Ende der Toolbox.

Whiteboard

Um das Whiteboard Feature innerhalb einer Konferenz zu nutzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Whiteboard und:

  1. Wählen Sie zwischen den Template-Optionen Blank oder Dotted Grid.
  2. Sobald Sie ein Whiteboard teilen, können Konferenzteilnehmer alle in der Sharing Toolbar verfügbaren Tools verwenden.
  3. Um das Teilen zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Stop Sharing.

Screenshot

Screenshot function on video frame in 3CX WebMeeting

Screenshots lassen sich einfach über die Schaltfläche Snapshot links unten im Videobild aller Teilnehmer tätigen. Alle Screenshots werden direkt auf dem PC gespeichert.

Teilnehmer moderieren

Der Organisator einer Konferenz kann einzelnen Teilnehmern zusätzliche Rechte einräumen, indem er diesen mit einem Klick auf den Link Change Role neben deren Namen eine andere Rolle zuweist:

Teilnehmer moderieren - Rollen ändern

  • Organizer - hat volle Kontrolle über die Webkonferenz und kann alle verfügbaren Features nutzen sowie Kamera, Mikrofon und Chat-Zugang steuern. Außerdem kann er Teilnehmer akzeptieren, verweigern oder aus einem Meeting rauswerfen.
  • Presenter - kann Bildschirm teilen, auf Freigabe-Anfrage reagieren, Umfragen durchführen und PDFs teilen.
  • Participant - kann lediglich Hilfe per Fernsteuerung anfordern.

Hinweis: Der Initiator der Konferenz ist blau markiert und kann nicht von dem/n Organisator/en moderiert werden.

Reaktionen

Reaktionen - Menü im 3CX WebMeeting

Alle Rollen können innerhalb der Webkonferenz Reaktionen teilen, indem sie die Schaltfläche React drücken und eine der aufgeführten Reaktionen auswählen:

Teilnehmer aus der Konferenz rauswerfen

3CX WebMeeting hat eine Option, Teilnehmer aus einem Meeting herauszuwerfen.

Organisatoren können Teilnehmer aus einer Konferenz rauswerfen, indem Sie auf dessen Namen klicken und dann Kick auswählen. Rausgeworfene Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung und werden binnen 3 Sekunden entfernt, können dem Meeting jedoch wieder beitreten, da “Kicking” nicht mit einem Verbannen gleichgestellt wird.

Konferenzräume

3CX unterstützt zwei Arten von virtuellen Konferenzräumen, Private und Shared, je nach der Voreinstellung durch Ihren Systemadministrator.

Private Konferenzräume

Für One-on-One Konferenzen, zum Beispiel im Rahmen von Interviews, Support und Kundenservice, werden Teilnehmer automatisch in einem privaten Konferenzraum weitergeleitet. Die Click-to-Meet-URL Ihrer persönlichen Nebenstelle oder Warteschleife kann als privater Raum genutzt werden, welchem jeder beitreten kann, der in seinem Browser auf den WebMeeting-Link klickt:

  • Persönlicher WebMeeting-Link - das System sendet eine Benachrichtigungs-E-Mail oder eine Chat-Nachricht an die zugewiesene Nebenstelle.
  • WebMeeting- Link für Warteschleife - alle der Warteschleife zugewiesenen Mitarbeiter erhalten ein Benachrichtigungs-E-Mail oder eine Chat-Nachricht. Sobald ein Mitarbeiter auf den Link klickt und der Konferenz beitritt, kann kein anderer Teilnehmer mehr der Konferenz beitreten.

Hinweis: Sie können jeweils in nur einem WebMeeting-Raum aktiv sein.

Gemeinsame Konferenzräume

Für Gruppenkonferenzen muss die Option, solche zu organisieren, durch den IT-Admistrator freigeschalten sein. Teilnehmer können sich per Klick auf den WebMeeting-Link jederzeit der Konferenz zuschalten, es sei denn die Option “Moderate Participants” ist für Ihre Nebenstelle durch den IT-Administrator voreingestellt.

Accept/Reject-Feature

Ein Organisator kann einen Teilnehmer, welcher einer Konferenz beitreten möchten, akzeptieren oder ablehnen. Hierfür muss der Administrator für den WebMeeting-Link deren Nebenstelle für “Shared Room”-Meetings die Option “Moderate Participants” eingestellt haben. So haben Teilnehmer einen begrenzten Zugang, das heißt, sie können nur dann einem Meeting beitreten wenn der Organisator angemeldet ist und in der Lage ist, diese zu moderieren - also zum Beispiel, deren Teilnahme-Anfrage zu akzeptieren oder abzuweisen.

Hinweis: Mithilfe der Voreinstellung der Option “Moderate Participants”, kann der Organisator verhindern, dass ein Teilnehmer, welcher aus der Konferenz rausgeworfen wurde, dieser erneut beitritt.

Umfragen erstellen und die Meinung Ihrer Teilnehmer einholen

Mit 3CX WebMeeting können Konferenz-Organisatoren aktiv mit ihren Teilnehmern in Austausch treten und deren direktes Feedback durch Umfragen einholen, indem folgende Schritte umgesetzt werden:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start a new Poll in der rechten Seitenleiste, um das Fenster Polling Repository zu öffnen.
  2. In diesem Fenster stehen Ihnen die Optionen New, Edit, Delete und Submit zur Verfügung.
  3. Klicken Sie auf New, um eine neue Umfrag zu erstellen.
  4. Geben Sie den Titel und Zeitrahmen der Umfrage an, fügen Sie eine Fragestellung sowie Antwortoptionen für die Teilnehmer hinzu und klicken Sie auf Save, um die Umfrage im  Polling Repository abzuspeichern.

aktive Umfrage in WebMeeting

  1. Um eine Umfrage mit Nutzern zu teilen und diese zum Abstimmen einzuladen, wählen Sie die Umfrage aus dem Fenster Polling Repository aus und klicken Sie Submit. Die Umfrage erscheint dann auf dem Bildschirm aller Teilnehmer (wie unten aufgezeigt) mit allen vordefinierten Fragen und Antwortoptionen.
  2. Organisatoren können für eine aktive Umfrage, den bisherigen Teilnahme-Prozentsatz, den Status (offen oder abgeschlossen), die verbleibende Zeit und eine Zusammenfassung der Antworten aller Teilnehmer in Echtzeit einsehen.
  3. Ein Klick auf Close Polling beendet die Umfrage. Organisatoren können über Share Results Teilnehmer darüber informieren, dass die Ergebnisse als PDF-Download zur Verfügung stehen und die Ergebnisse über Save to File speichern.
  4. Über die Schaltfläche Stop Sharing kann die Umfrage von den Bildschirmen der Teilnehmer entfernt und die Konferenz fortgesetzt werden.

Persönliche Click2Meet-URL erhalten

Personalisierte Click2Meet-URL Beispiel

Ihre Click2Meet-URL, zum Beispiel https://mypbx.3cx.eu/ntesla, wird durch Ihren Administrator eingerichtet und Ihnen mit der Willkommens-E-Mail zugesandt. Sie können diese personalisieren und per E-Mail-Signatur und Website teilen.

Wichtig: Wir empfehlen, Ihre persönliche Click2Meet URL nur für “Private Rooms” zu nutzen.

Konferenz per Click2Meet-URL beitreten

Ihre Nebenstelle oder Warteschleife ist für eine Videokonferenz per Click2Meet-URL erreichbar:

  1. Klickt eine Drittperson auf die Click2Meet-URL, dann öffnet sich automatisch die 3CX WebMeeting-Oberfläche.
  2. Sie erhalten eine E-Mail und eine Chat-Benachrichtigung als Anfrage des Teilnehmers für ein Online-Meeting.
  3. Klicken Sie auf in der E-Mail zur Verfügung gestellten Link, um der Konferenz beizutreten oder ignorieren Sie die Anfrage.
  4. Im Fall von Warteschleifen kann kein anderer Mitarbeiter der Konferenz beitreten, sobald ein anderer sich bereits dem Meeting zugeschalten hat, es sei denn er wurde zusätzlich vom Meeting heraus eingeladen. Sobald eine Konferenz beendet ist, erhält der Mitarbeiter einen Bericht via E-Mail.

Einstellungen

Um Einstellungen der WebMeeting-Funktion zu ändern, klicken Sie auf Settings rechts in der Seitenleiste. Über Settings können Sie Ihre Multimedia-Optionen wählen, darunter:

  • Audio Input Source - Mikrofon
  • Audio Output Device - zum Beispiel Lautsprecher
  • Audio Quality - Wählen Sie entsprechend der mit der Internetverbindung verfügbaren Bandbreite
  • Sensitivity Threshold - bestimmt die Audio-Sensibilität
  • Auto Gain Control - automatische Anpassung von Input und Output des Mikrofons
  • Echo Cancellation - kompensiert Echo, welches durch Geräuschaufnahme aus Lautsprechern durch das Mikro entsteht
  • Noise Suppression - filtert spezifische Störgeräusche wie Keyboard-Tastaturen
  • Video Input Source - Webcam oder Kamera
  • Video Quality - Wählen Sie entsprechend der mit der Internetverbindung verfügbaren Bandbreite
  • Device Test - Klicken Sie auf “Start”, um ein Gerät zu testen

In der linken Leistenseite haben Sie als weitere Optionen:

  • Statistics - technische Infos, Statistiken und Grafiken zur Behebung von Verbindungsproblemen
  • Info für mehr Informationen zur aktuellen Konferenz und Softwareversion

Weiterführende Informationen

1 Jahr kostenlos! Wählen Sie Ihre bevorzugte Installation:

On-Premise

für Linux auf 200 € Appliance oder als VM

ISO herunterladen

On-Premise

für Windows als VM

Installationsdatei herunterladen

In der Cloud

In Ihrem Google, Amazon, Azure Konto

Nutzen Sie PBX Express