Festlegen von Bürozeiten

Einführung

Ziele einer Anrufwarteschleife

Mit Hilfe der Bürozeiten können Sie eingehende Anrufe unter Berücksichtigung der jeweiligen Tageszeit unterschiedlich verwalten. Bürozeiten werden je Abteilung konfiguriert. Jede Nebenstelle oder Systemnebenstelle wie das Sprachdialog-System/IVR, die zu einer Abteilung gehören, übernehmen automatisch deren Bürozeiten. In den Einstellungen der jeweiligen (System)nebenstelle können Sie festlegen, an welche unterschiedlichen Ziele eingehende Anrufe weitergeleitet werden sollen, die innerhalb oder außerhalb der vorgegebenen Bürozeiten eingehen.

Bei der Weiterleitung zu beachten ist, dass die Bürozeiten des Ziels, das einen Anruf empfängt (Endpunkt/Nebenstelle/Systemnebenstelle), als Vorgabe gelten. Somit ist unerheblich, über welches Sprachdialog-System/IVR oder welchen SIP-Trunk ein Anruf eingeht – lediglich das Ziel ist relevant.

Beispiel: In Ihrer Standardgruppe ist ein allgemeiner IVR während der allgemeinen Bürozeiten aktiv und ermöglicht es Anrufern, mit Ihrem Vertrieb oder Ihrem Support bzw. dessen Warteschleife verbunden zu werden. Bei beiden Abteilungen stimmen die jeweiligen Arbeitszeiten jedoch nicht überein, da der Vertrieb eine längere Mittagspause hat.

Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor, indem Sie in der Standardgruppe ein IVR mit Hauptbürozeiten erstellen und dann eine Support- und eine Vertriebsabteilung mit unterschiedlichen Pausenzeiten. Wenn Sie die Vertriebswarteschleife in der Vertriebsabteilung platzieren, erbt diese Warteschleife die Bürozeiten und wendet sie auf eingehende Anrufe an.

Bürozeiten von Version 18 im Vergleich zu Version 20

Für bestehende Nutzer von 3CX ab Version 18 ist es wichtig zu beachten, dass es keine globalen Bürozeiten mehr gibt, die auf SIP-Trunk-Ebene angewendet werden, sondern nun Abteilungsbürozeiten auf Systemnebenstellen-/Nebenstellenebene. Anstatt Bürozeiten basierend darauf anzuwenden, über welchen SIP-Trunk ein Anruf eingeht, werden die Bürozeiten basierend auf dem Ziel des Anrufs angewendet. Dies sorgt für mehr Flexibilität und erleichtert die Verwaltung erheblich.

Beispiel: Bei einem SIP-Trunk mit 100 DID-Nummern bestand unter Version 18 die Herausforderung, mehrere Trunks erstellen und DID-Nummern entsprechend zuweisen zu müssen, um unterschiedliche Bürozeiten berücksichtigen zu können. Dies ist in Version 20 nicht länger der Fall. Unterschiedliche  Bürozeiten können am Anrufziel angewendet werden, sodass die Verwaltung erheblich vereinfacht wird.

3CX FREE und Small Business vs. Dediziert

Small Business- und Free-Versionen der 3CX Telefonanlage verfügen über keine Abteilungen, daher nutzen in diesem Fall alle Nebenstellen dieselben Bürozeiten.

Schritt 1: Konfigurieren von Bürozeiten

Geschäftszeiten in der 3CX Verwaltungskonsole

So konfigurieren Sie Ihre Bürozeiten:

  1. Navigieren Sie in der 3CX Admin-Konsole zu "Bürozeiten". Wählen Sie die Abteilung aus, für die Sie die Bürozeiten konfigurieren möchten. (3CX FREE/SMB verfügt über keine Abteilungen, daher können Sie diesen Schritt überspringen.)
  2. Klicken Sie auf die Tage und geben Sie Ihre Öffnungszeiten an.
  3. Fügen Sie eventuelle Pausen hinzu.
  4. Verwenden Sie die Schaltflächen "Hinzufügen" und "Löschen" für jeden Abschnitt, um Zeiten für jeden Wochentag in einer einzigen Massenaktion hinzuzufügen oder zu entfernen.
  5. Wenn sich diese Gruppe in einer anderen Zeitzone befindet, legen Sie die Zeitzone unten auf der Seite fest.
  6. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Gruppe.

Schritt 2: Weiterleiten von Anrufen an Abteilung, IVR, Rufgruppe oder Warteschleife

Nachdem Sie Ihre Bürozeiten konfiguriert haben, müssen Sie Ihre Anrufe an ein Ziel weiterleiten, das diese Zeiten nutzt. Im Allgemeinen würden Sie Ihre Anrufe an ein IVR oder eine Warteschleife weiterleiten. Wenn Sie kein vollwertiges IVR oder keine Warteschleife benötigen, können Sie alternativ ein Gruppenmenü verwenden, das einfach eine Ansage abspielt und den Anruf basierend auf den Bürozeiten sofort weiterleitet.

  1. Navigieren Sie in der 3CX Admin-Konsole zu "Anrufverwaltung".
  2. Wählen Sie hier aus, wohin Sie Anrufe weiterleiten möchten.
  3. beachten Sie, dass die Bürozeiten der Abteilung gelten, zu der die Nebenstelle gehört.
  4. Navigieren Sie zum Bereich "Zugewiesene DID-Nummern" des IVR/der Warteschleife, an die Sie Anrufe senden möchten. Wählen Sie eine DID-Nummer aus, die noch nicht zugewiesen wurde.
  5. Wählen Sie ein Ziel für Anrufe, die während der Bürozeiten, außerhalb der Bürozeiten und in den Pausen eingehen.

Schritt 3: Konfigurieren von Urlaubszeiten

Navigieren Sie in der 3CX Admin-Konsole zu "Bürozeiten" und konfigurieren Sie Urlaubszeiten, zu denen Ihre Anrufe so wie außerhalb der allgemeinen Bürozeiten behandelt werden.

Klicken Sie auf "Feiertage"/Urlaubszeiten und dann auf "Hinzufügen".

Schritt 4: Überschreiben des Offen-, Geschlossen- oder Pausenmodus

Nur Nutzer mit der Rolle "Rezeptionist" oder höher können diese Funktion verwenden. Sie steht nur zur Verfügung, wenn der konfigurierte IVR oder die Warteschleife zur Rezeptionistengruppe gehört.

Sie sind früher am Arbeitsplatz als üblich und möchten das Büro öffnen? Die allgemeinen Bürozeiten können Sie  über das Kontomenü im 3CX-Webcllient kurzfristig überschreiben. Zudem können Sie ebenso vorgehen, um das Büro vorzeitig zu schließen.

Überschreiben der Optionen für Geschäftszeiten

  1. Klicken Sie auf Ihren Avatar. Sie müssen entweder die Rolle "Rezeptionist" oder "Manager" besitzen, um Änderungen vornehmen zu können.
  2. Wählen Sie "Bürozeiten überschreiben".
  3. Wählen Sie die Abteilung aus sowie mit welchem Status die Bürozeiten überschrieben werden sollen und legen Sie die Dauer fest.
  4. Klicken Sie auf "OK". Nach Ablauf der festgelegten Zeit treten wieder die standardmäßigen Bürozeiten in Kraft.

Siehe auch

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 7. März 2024 aktualisiert.

https://www.3cx.de/docs/adminhandbuch/office-hours/

Diesen Artikel kommentieren