Diese Anleitung gilt für Installationen auf V18. Wenn Sie mit V20 arbeiten, befolgen Sie diese Anleitung.

Einrichten Ihres Teams

Erstellen von Benutzern
Importieren von Benutzern
3CX Talk & Meet Links
Weiterleitungsregeln
Ausnahmen
Status-Zeitplaner
Zugriffssteuerung per Rollen
Gruppen
Google oder Microsoft Single Sign-on
Weiterführende Informationen

Erstellen von Benutzern

Einrichtung Ihres Teams per Webclient

So richten Sie Ihre Benutzer auf Ihrem neuen 3CX System ein:

Navigieren Sie zu ꞌAdmin > Benutzerꞌ.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ꞌBenutzer hinzufügenꞌ.
Legen Sie E-Mail-Adresse und Namen fest.
Weisen Sie den Benutzern ihre ROLLE zu. Wichtig: In der Rolle als Eigentümer haben Sie Zugriff auf erweiterte Optionen wie das Anlegen von Benutzern. Jeder andere Benutzer, dem die Rolle ꞌManagerꞌ zugewiesen wird, verfügt über dieselben Rechte. Wenn Sie stattdessen die Rolle ꞌBenutzerꞌ zuweisen, kann der Anwender nur sein eigenes Konto verwalten und nicht die zu ꞌAdminꞌ zugehörigen Seiten einsehen. Auch sehen Benutzer nur ihre eigenen Anrufe, nicht die von anderen Kollegen. Manager können alle Anrufe einsehen. Wenn Sie einem Benutzer die Einsicht in alle Anrufe und Livechats sowie deren Verwaltung ermöglichen möchten, ohne dass der Benutzer das 3CX System konfigurieren kann, weisen Sie ihm die Rolle ꞌRezeptionistꞌ zu. Wenn Sie ein dediziertes 3CX System einrichten, stehen Ihnen zusätzliche Rollen zur Verfügung, z. B. Gruppenadministrator und Systemadministrator. Mehr dazu weiter unten im Abschnitt ꞌZugriffssteuerung per Rollenꞌ.
Zugehörigkeit zur Hauptgruppe (nur bei dedizierten 3CX Systemen) – Idealerweise sollte ein Benutzer nur einer Gruppe angehören. Wenn er jedoch mehreren Gruppen angehören soll, müssen Sie eine Hauptgruppe für diese Person auswählen. Die Geschäftszeiten dieser Hauptgruppe werden dann für den Benutzer angewendet.
Jedem Benutzer wird ein 3CX Talk-Link zugewiesen – mehr dazu weiter unten.
Klicken Sie auf ‘Speichern’, um den neuen Anwender einzurichten. Wiederholen Sie die Schritte für jedes weitere Teammitglied.
Jedes Teammitglied erhält eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten.

Importieren von Benutzern

So importieren Sie Benutzer/Nebenstellen per Massenimport:

Erstellen Sie eine CSV-Datei mit den Nebenstellen im folgenden Format:

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Mobilnummer

James,Bond,[email protected],+4999979777

Verwenden Sie einen Tabellenkalkulations- oder Textdateieditor. Laden Sie hier ein Beispiel herunter. Wenn Sie weitere Erweiterungsfunktionen importieren möchten, können Sie hier die vollständige Liste der importierbaren Felder sehen.)

Wenn Sie über Microsoft 365 verfügen, können Sie Erweiterungen importieren und Benutzer automatisch synchronisieren, wenn Sie Microsoft 365-Benutzer hinzufügen oder löschen. Hierzu ist eine dedizierte Instanz erforderlich. Weitere Informationen finden Sie im Microsoft 365-Integrationsleitfaden.

3CX Talk & Meet Links

Konfiguration von 3CX Talk- und 3CX Meet-Links für Benutzer

3CX Talk-Links sind Weblinks, über die Ihr Unternehmen mit einem einfachen Klick telefonisch kontaktiert werden kann. Weder muss hierbei eine Rufnummer gewählt werden noch ist der Anruf kostenpflichtig. Besucher einer Website benötigen keine spezielle App, da der 3CX Talk-Link dank WebRTC-Technologie mit jedem Browser, sei es auf einem Computer oder einem Smartphone, funktioniert.

Jeder Benutzer erhält seine persönliche 3CX Talk-URL, den er seiner E-Mail-Signatur hinzufügen oder an beliebige Personen weiterleiten kann. Außerdem erhalten Sie einen unternehmenseigenen Link, den Sie auf Ihrer Website oder in der E-Mail-Signatur Ihres Unternehmens einfügen können, damit Kunden Sie mit einem einfachen Klick anrufen können. Somit entfallen das Kopieren und Einfügen von Rufnummern oder für Sie teure 0800-Nummern. Beispiel für 3CX Talk-Links:

https://pbx002.3cx.cloud/mariajohnson/
https://pbx002.3cx.cloud/meinunernehmen/

Benutzer können den ‘Anzeigenamen‘ ihres 3CX Talk-Links per Klick auf ‘Einstellungen’ > ‘Allgemein’ aufrufen und ändern. Der 3CX Talk-Link Ihres Unternehmens kann per ‘Admin’ > ‘Verwaltung von Anrufen’ über Ihre Warteschleife oder Signalisierungsgruppe geändert werden.

3CX Meet Konferenz-Link

Teilen Sie die Meet-URL mit Web-Besuchern, damit diese direkt in den virtuellen Besprechungsraum einer Person gelangen und so eine spontane Videokonferenz starten können. Beispiel:

https://pbx002.3cx.cloud/meet/mariajohnson/

Um Spam-Anrufe zu vermeiden, können Sie vorab Name und E-Mail abfragen und anhand dieser Informationen den Anruf annehmen oder ablehnen.

Weiterleitungsregeln

Konfiguration von Weiterleitungsregeln für Benutzer

Mit Hilfe von Weiterleitungsregeln lässt sich festlegen, wie die 3CX Telefonanlage eingehende Anrufe unter Berücksichtigung des Status eines Benutzers weiterleiten soll. Wenn Sie beispielsweise in einem Meeting sind und Ihr Status auf 'Nicht stören' festgelegt wurde, ist eine Weiterleitung an Ihre 'Mailbox' denkbar. Folgende Optionen stehen je Status zur Auswahl:

Interne und/oder externe Anrufe weiterleiten an:

gleiches Ziel wie alle anderen Anrufe
Mailbox
Nebenstellennummer oder die Mailbox der Nebenstelle
Mobiltelefon - bei externen Anrufen können Sie optional auswählen:

Rebound - kündigt den Anrufer an und ermöglicht es Ihnen, den Anruf anzunehmen oder abzulehnen
Call Deflection (302) - Leitet den Anruf auf Anbieterebene weiter (der Anbieter muss dies unterstützen)

System-Nebenstelle (Zentrale, Parkposition, Warteschleife, Signalisierungsgruppe)
externe Nummer (Rebound und Call Deflection lassen sich optional auswählen)
Besetztzeichen senden

besetzt oder nicht angemeldet: Wenn Ihre Nebenstelle besetzt oder nicht angemeldet ist, können Sie festlegen, dass Anrufe mit denselben Optionen wie oben verwaltet werden.
Anrufe gleichzeitig auf Mobiltelefon signalisieren
mehrere Anrufe entgegennehmen
Push-Nachrichten akzeptieren

Hinweis: Wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer ihre eigenen Weiterleitungsregeln konfigurieren, können Sie deren Zugriff deaktivieren, indem Sie unter 'Benutzer' > 'Optionen' > 'Einschränkungen' die Option 'Weiterleitungsregeln ausblenden' auswählen.

Ausnahmen

Sie können Ausnahmen von den oben genannten Regeln konfigurieren. Zum Beispiel können Anrufe von Ihrem Vorgesetzten oder Ihren wichtigsten Kunden unterschiedlich behandelt werden. Geben Sie hierfür die Rufnummer, eventuell zu berücksichtigende Uhrzeiten und die alternative Route an. Es können bis zu 15 Ausnahmen konfiguriert werden.

Status-Zeitplaner

Zeitplaner – Wechsel des Status

Die Option ‘Status wechseln’ ermöglicht es, den Präsenzstatus eines Benutzers unter Berücksichtigung der Geschäftszeiten seiner Gruppe oder Nebenstelle automatisch in ‘Verfügbar’ ändern zu lassen. Außerhalb der Geschäftszeiten wird der Status ‘Nicht stören’ und während der Pausenzeiten ’Abwesend’ aktiviert.

Standardmäßig übernimmt eine Nebenstelle die für die Benutzergruppe festgelegten Geschäftszeiten. Je Nebenstelle lassen sich jedoch individuelle Geschäftszeiten einrichten, die allgemeine Vorgaben außer Kraft setzen. Ausgehende Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten lassen sich bei Bedarf deaktivieren.

Zugriffssteuerung per Rollen

3CX ermöglicht es Ihnen, mit Hilfe von Rollen festzulegen, welche Benutzer unterschiedliche Rechte für Zugriff und Verwaltung des Systems erhalten sollen:

Benutzer – grundlegende Rolle mit geringsten Zugriffsrechten; nur die Anzeige des Präsenzstatus anderer 3CX Benutzer wird ermöglicht
Rezeptionist – dient als Empfang/Zentrale eines Büros; kann Geschäfts- und Pausenzeiten seiner Gruppe außer Kraft setzen; kann Gruppenanrufe und Präsenzstatus einsehen sowie Aktionen für Anrufe durchführen: Umleiten, Vermitteln, Heranholen, Parken und Gegensprechen
Gruppenadministrator – kann auf die Admin-Ansicht zugreifen, jedoch standardmäßig keine Berichte oder Aufzeichnungen einsehen und nicht mithören oder sich in Gespräche aufschalten; kann die Verwaltung von Anrufen konfigurieren sowie Einstellungen für SIP-Trunks, WhatsApp, 3CX Live Chat u. ä. vornehmen
Manager – verfügt über eine Admin-Ansicht im Webclient, über die Benutzereinstellungen (z. B. Rufumleitung) konfiguriert werden können; kann Benutzer einrichten und Rollen mit umfassenderen Zugriffsrechten zuweisen; kann Berichte und Aufzeichnungen einsehen; kann wie Rezeptionisten Präsenzstatus anzeigen und Aktionen für Anrufe durchführen sowie Gespräche mithören und sich in Gespräche aufschalten
Gruppeneigentümer – verfügt über alle Rechte eines Managers UND Gruppenadministrators; für Unternehmenseigentümer oder Abteilungsleiter vorgesehen; neben Verwaltungsoptionen für die zugehörige Gruppe kann ein Gruppeneigentümer Gespräche mithören, sich in Gespräche aufschalten und flüstern; kann andere Benutzer zum Manager oder Gruppenadministrator (der eigenen Gruppe) hochstufen
Systemadministrator – hat einen Überblick über alle Gruppen und SIP-Trunks, auch außerhalb einer bestimmten Gruppe; kann optional auf Aufzeichnungen zugreifen, sich jedoch nicht in Gespräche aufschalten oder mithören; kann keine weiteren Systemadministratoren oder Systemeigentümer (siehe nachfolgend) festlegen
Systemeigentümer – verfügt über dieselben Rechte wie ein Systemadministrator UND kann sich in Gespräche aufschalten, Gespräche mithören sowie Aufzeichnungen und Berichte einsehen; kann als einziger andere Benutzer zum Systemadministrator oder Systemeigentümer hochstufen (gilt nur für dedizierte Instanzen)

Eine Übersicht der Rechte für jede Rolle gibt es hier.

Gruppen

Nebenstellengruppen ermöglichen es Ihnen, mehrere Nebenstellen in einer Gruppe zusammenzufassen, um ihnen übergreifend dieselbe Sprache, Zeitzone und dieselben Geschäftszeiten zuzuweisen. Alle Nebenstellen sind nach dem Erstellen automatisch der Standard-Gruppe zugewiesen. Hinweis: Eine Nebenstelle kann mehreren Gruppen angehören, ihre Bürozeiten richten sich nach der zugewiesenen 'Hauptgruppe'.

Darüber hinaus verfügt jede Gruppe über eine eigene ‘Mini IVR’. So lassen sich Anrufe an diese Gruppe auf der Grundlage ihrer Geschäftszeiten weiterleiten. Die Konfiguration hierfür erfolgt im Abschnitt 'Geschäftszeiten'.

So erstellen Sie eine Nebenstellengruppe:

Klicken Sie auf 'Benutzer' > 'Gruppen' > 'Hinzufügen'.
Geben Sie der Gruppe einen Namen.
Klicken Sie im Bereich 'Mitglieder' auf 'Hinzufügen', um der Gruppe Mitglieder hinzuzufügen.
Klicken Sie auf 'OK', um die Gruppe zu erstellen.

Google oder Microsoft Single Sign-on

Wenn Sie die 3CX FREE oder 3CX SMB Edition besitzen, ist Google Single Sign-On bereits automatisch für Sie eingerichtet. Sie können sich mit Ihrem Google-Konto anmelden.

Wenn Sie eine dedizierte 3CX-Installation nutzen, können Sie Nutzern den Zugang zu 3CX über eine einmalige Anmeldung bei Google oder Microsoft ermöglichen. Diese 2-Faktor-Authentifizierung erhöht die Sicherheit Ihres Systems erheblich.

Melden Sie sich hierfür an der Verwaltungskonsole an und konfigurieren Sie Single Sign-On für Google oder Microsoft.