Was ist eine Cloud-Telefonanlage?
Eine Cloud-Telefonanlage oder virtuelle Telefonanlage bietet ein sicheres und zuverlässige Kommunikationslösung via Internetverbindung und bringt Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität und Skalierbarkeit bei gleichzeitig niedrigen Kosten.
Dabei funktionieren Cloud-Telefonanlagen gleichermaßen wie traditionelle Telefonsysteme, werden jedoch auf einem Cloud-Server gehostet und nicht lokal eingerichtet. Dieses Cloud-Hosting kann entweder selbst realisiert werden oder aber als Managed Service en einen externen Dienstanbieter ausgelagert werden. Wichtigste Voraussetzung für Cloud-basierte Systeme sind zuverlässige Netzwerkverbindungen, über welche die meisten Unternehmen jedoch heutzutage standardmäßig verfügen.
Welche Vorteile bringen Cloud-Telefonanlagen?
mobile Business-Telefonie – Zusätzlich zu VoIP-Tischtelefonen können Benutzer von verschiedenen Standorten aus per Webclient oder mobiler App ihre zu geschäftliche Telefonnummer nutzen. Ausgehende und eingehende Anrufe, Voicemail, Anrufweiterleitungen und vieles mehr sind auch im Home Office oder von unterwegs erreichbar, was mehr Flexibilität und – in den meisten Fällen – einen besseren Kundendienst bedeutet.
keine Serverwartung – Besonders für kleine Unternehmen kann es schwierig sein, den eigenen Server vor Ort zu warten. Eine Cloud-Lösung geht mit einer einfacheren Serververwaltung direkt per Web-Schnittstellen einher. Wer auf einen externen Hosting-Anbieter für sein gehostetes Telefonsystem setzt, der reduziert seinen eigenen Aufwand für die Serververwaltung sogar vollständig.
geringere Kosten – Abgesehen von den Einsparungen für den Wartungsaufwand, berechnen viele Cloud-Hosting-Anbieter lediglich auf der tatsächlichen Nutzung basierende Gebühren.
einfache Einrichtung – Die meisten Cloud-Telefonsysteme nutzen Installationsassistenten, welche den Einrichtungsprozess vereinfachen und beschleunigen und dabei wenig technisches Wissen voraussetzen.
Was kostet eine Telefonanlage in der Cloud? Was ist im Preis enthalten?
Normalerweise bietet eine Cloud-Telefonanlage einige Aspekte kostenlos oder ist für eine begrenzte Zeit gratis. Für Unternehmen ist es jedoch enorm wichtig, genau zu prüfen, was tatsächlich kostenlos ist und welche Kosten anfallen können, entweder sofort oder später. Folgenden Optionen stehen in der Regel als kostenfreie Cloud-Lösungen zur Verfügung:
kostenlose Testversion – Die meisten gehosteten Telefonanlagen bieten eine kostenlose Testversion an. Es ist wichtig, den Zeitraum der kostenlosen Testversion zu evaluieren. Ein Monat reicht möglicherweise nicht aus, um ein vollständiges Gefühl dafür zu bekommen, ob das jeweilige Telefonsystem den Bedürfnissen eines Unternehmens tatsächlich entspricht.
kostenfreies Hosting – Einige Telefonanlagen-Anbieter bieten möglicherweise kostenloses Hosting an, entweder als kostenlose Testversion oder als Teil eines kostenpflichtigen Pakets.
kostenlose Edition – Manche Anbieter bieten grundlegende Telefonie-Funktionen vollständig und dauerhaft kostenlos an, welche den laufenden Bedarf kleiner Unternehmen decken können – teils mit Diensten wie z.B. Videokonferenzen. Stellen Sie sicher, dass Sie die von Ihnen benötigten Funktionen vorab identifizieren und genau den Dienst finden, der diese beinhaltet.
Wofür muss ich zusätzlich zahlen, wenn ich auf Cloud-Telefonie umsteige?
Die Abwägung aller Kosten, welche Ihnen entweder sofort oder langfristig entstehen, hilft Ihnen bei der Planung und Evaluierung, ob die anvisierte Investition in Ihr Budget passt. Im Folgenden sind mögliche Kosten einer Cloud-Telefonanlage aufgeführt, die zu berücksichtigen sind:
Kosten nach Ablauf der Testversion – Wenn es sich bei dem Angebot um eine kostenlose Testversion handelt, berücksichtigen Sie die Kosten nach Ablauf der Testversion. Außerdem: Welche Version wird angeboten? Handelt es sich um die teuerste Version mit vollem Funktionsumfang, dann zahlen Sie entweder später mehr, um diese Funktionen nach Ablauf der Testversion beizubehalten, oder Sie müssen zukünftig auf diese verzichten. Im Allgemeinen ist es empfehlenswert, die Version auszuprobieren, die Sie auf lange Sicht benutzen möchten.
externes Hosting – Mit einer unbefristeten, kostenlosen Lizenz müssen Sie möglicherweise die Hosting-Kosten selbst decken. Hosting-Anbieter wie Google Cloud und Amazon verlangen jedoch oft sehr zugängliche niedrige Tarife für virtuelle Maschinen, welche sich auf Ihren Verbrauch zuschneiden lassen – wahrscheinlich eine günstigere Alternative zu teurer Hardware für On-Premise-Lösungen.
IT & Wartung – Einige kostenlose Telefonanlagen können sehr schwierig zu installieren und zu verwalten sein, was langfristig höhere Kosten für die laufenden Zeitaufwendungen und erforderliche Schulungen Ihres IT-Personals verursacht. Prüfen Sie unbedingt auf eine simple Installation und Wartung.
Sicherheit – Verfügt eine kostenlose Telefonanlage nicht über aktuelle, integrierte Sicherheitsfunktionen, dann müssen Sie wohl oder übel in zusätzliche Sicherheit und Kontrolle investieren.
laufende Hosting-Kosten – Wenn das Hosting als kostenlose Testversion angeboten wird, untersuchen Sie die laufenden Kosten nach der Testversion.
monatliches Anrufvolumen – Untersuchen Sie, welche SIP-Trunks mit Ihrem Telefonsystem kompatibel sind. Ein kostenloses Kommunikationssystem in der Cloud, mit welchem Sie einen konkurrierenden SIP-Trunk-Anbieter wählen können, ist möglicherweise günstiger als ein monatliches Paket mit begrenztem Anrufvolumen.
Business-Funktionalität – Beachten Sie, dass ein völlig kostenloses virtuelles Telefonsystem möglicherweise nicht alle erweiterte Funktionen enthält, die ein größeres Unternehmen benötigt. Beispielsweise können Optionen wie ein Call Flow Designer, erweiterte Contact Center Features und Anrufaufzeichnung vielleicht nicht enthalten. Für die Kommunikationsbedürfnisse eines kleinen Unternehmens stellt das sicher kein Problem dar.
Eine weitere Überlegung ist es wert, ob der Anbieter es Ihnen erlauben, den Hosting-Dienst zu wechseln oder auf eine lokale Installation umzuziehen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Nur so behalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Daten und vermeiden teure Migrationskosten in der Zukunft.
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