Was ist eine Telefonanlage?

Eine Telefonanlage (oder: Telefonsystem, Nebenstellenanlage, TK-Anlage, TK-System) verbindet interne oder auch externe (via IP angebundene) Endgeräte wie IP-Telefone, Smartphones, Anrufbeantworter, Faxgeräte, Modem und Netzwerkkomponenten wie Router, Gateways und Adapter. Als Kernelement der internen und externen Unternehmenskommunikation agiert eine Telefonanlage als Vermittlungsstelle zwischen externen Teilnehmern und internen Nebenstellen. Da hierbei unterschiedlichste Endgeräte, Protokolle und Standards zum Einsatz kommen, beleuchtet dieser Artikel alle unterschiedlichen Formen von Telefonanlagen, deren technische Besonderheiten und Anwendungsmöglichkeiten sowie Vor- und Nachteile. Erfahren Sie, was genau eine moderne Telefonanlage leisten muss.

Die Geschichte der Telefonie geht zurück bin das Jahr 1861, in welchem es dem deutsche Physiker Johann Philipp Reis zum ersten Mal gelang, eine elektrische Freisprechverbindung zu erstellen. 1971 patentierte Alexander Graham Bell in den USA das erste Telefon. Mit zunehmender Expansion des öffentlichen Telefonnetzes (Public Switched Telephone Network, oder kurz: PSTN) und der Anbindung von Privathaushalten und Unternehmen wurde Telefonie zu einem der wichtigsten Standbeine der Telekommunikation, denn nun konnten Informationen erstmals nahezu in Echtzeit übermittelt werden. Werfen wir einen kurzen Blick in die Evolution der Telefonie bis heute:

Einer analogen Telefonanlage standen maximal zwei Telefonleitungen zur Verfügung, welche jedoch jeweils nur eine Sprach- und Datenverbindung ermöglichte. Das Abwickeln simultaner Gespräche oder die simultane Nutzung von Telefonen und Fax oder Modem war demnach nicht möglich. Maximal acht Nebenstellen ließen sich an der Anlage anbinden. Alle waren dabei unter der gleichen Rufnummer erreichbar. Der große – und heute vielleicht einzige – Vorteil eines analogen Telefonanschlusses ist, dass dieser auch im Fall eines Stromausfalls ununterbrochen verfügbar bleibt. Im Allgemeinen ist die analoge Sprachübertragung vergleichsweise störanfällig, die Gesprächsqualität im Vergleich zur digitalen Telefonie gegebenenfalls kompromittiert. Und da kaum ein Privathaushalt oder Unternehmen sich heute auf jeweils nur ein Kommunikationsmedium (Telefonie oder Fax oder Internet) festlegen möchte, sind analoge Telefonanlagen kaum noch zeitgemäß. Mehr zur analogen Telefonanlage hier.

Der Einzug der ISDN-Telefonanlage in den 90er Jahren markierte den ersten Schritt der Digitalisierung der Telekommunikation. Im Vergleich zur analogen Signalübertragung bringt ein digitaler ISDN-Anschluss eine höhere Übertragungsqualität für Sprachanrufe mit sich. Dank zwei simultan verfügbarer Sprachkanäle ermöglichte die ISDN-Technik das parallele Telefonieren und Surfen im Internet oder das gleichzeitige Telefonieren zweier Teilnehmer. Darüber hinaus lassen sich bis zu zehn individuelle Rufnummern an einzelne Nebenstellen zuweisen. Zusätzliche Telefonie-Funktionen wie Rufumleitung sowie die Anzeige bzw. Unterdrückung einer spezifischen Rufnummer brachten insbesondere in der Business-Kommunikation maßgebliche Fortschritte. Größere Unternehmen können mithilfe eines Primärmultiplexanschlusses (PRI) Ihre Anlage auf bis zu 30 Sprachkanäle je Anschluss erweitern. Doch damit sind die Möglichkeiten für Kapazitäts- oder Funktionserweiterungen erschöpft. Mehr zur ISDN-Telefonanlage hier.

Die fortschreitende Digitalisierung und insbesondere die Konvergenz von Telekommunikation und IT brachte um die Jahrtausendwende einen neuen Standard hervor: Voice-over-IP. Dieser macht den traditionellen Telefonanschluss nunmehr komplett überflüssig, da VoIP-Telefonanlagen alle Kommunikation nun direkt auf dem Internetprotokoll (IP) basierend über Internetverbindungen abwickeln. Mit Hilfe eines leistungsfähigen Breitband-Internetzugangs lassen sich per VoIP-Technologie weitaus höhere Datengeschwindigkeiten und Datenübertragungsraten als mit ISDN erzielen. zu den weiteren Vorteilen von VoIP gegenüber seinen Vorgängern gehören Kostenreduktion durch weniger Hardware und Bündelung von Diensten (Telefonie, Low-Cost-Routing), eine einfache Installation ohne aufwendige Verkabelung, die webbasierte Konfiguration/Rechtevergabe/Kontrolle & Hot Desking sowie  mobile Erreichbarkeit unter gleicher Rufnummer und Integration von Unified Communications. Alle weitere Details zur VoIP-Telefonanlage hier.

Um die Funktionsweise von Telefonanlagen zu verstehen, sollte man zunächst wissen, dass sich Kommunikationssysteme heutzutage im Hinblick auf Aufbau, Bestandteile, verwendete Standards und Protokolle stark unterscheiden. Hardware- oder Software-basiert? Lokal vs. gehostet? Einen einheitlichen Prototypen gibt es nicht. Wie eine spezifische Telefonanlage entsprechend genau funktioniert, hängt stark davon ab, welche Installationsmethode, welche Leitungen und unterstützenden Komponenten der Kommunikationsinfrastruktur im Einsatz sind. So haben beispielsweise längst nicht alle Organisationen ihre bestehenden Anlagen bereits auf eine IP-basierte Kommunikation umgestellt. Die sich hieraus ergebenden Unterschieden haben nicht nur Auswirkungen auf den Aufwand für Installationen, Erweiterungen und Wartungen, sondern bringen auch unterschiedliche Kostenfaktoren mit sich.

Wer auf eine VoIP-Telefonanlage umsteigen möchte, jedoch seine analogen Endgeräte zunächst weiter verwenden mag, kann diese per ATA-Adapter IP-fähig machen. Ähnliches gilt für Organisationen, welche Ihre ISDN-Telefonanlage per IP-Anschluss weiterverwenden möchten, zum Beispiel wenn Investitionen in eine neue VoIP-Telefonanlage aktuell nicht möglich nicht. Wer seine bestehende ISDN-Telefonanlage auch nach der All-IP Umstellung weiter betreiben möchte, kann dies mithilfe eines VoIP-Gateways tun.

Langfristig ist jedoch der Umstieg auf eine VoIP-basierte Telefonanlage sinnvoll, um den vollen Funktionsumfang und alle Sicherheitsmerkmale einer modernen Telekommunikationslösung zu vereinen und dabei alle Kosten- und Effizienzvorteile  von VoIP sowie höhere Mobilität der eigenen Mitarbeiter auszunutzen. Mit nur einem einzigen Internetanschluss lassen sich IP-basierte Endgeräte im Netzwerk verbinden. Auch mobile Endgeräte sind mit der Telefonanlage verbunden, sobald zu diesen eine Internetverbindung besteht. Nicht zuletzt lassen sich auch zu Anlagen an anderen Standorten per Bridge Verbindungen aufbauen, um von kostenlosen internen Anrufen sowie zahlreichen Skalenvorteilen zu profitieren.

Sie möchten mehr über VoIP wissen? Dann lesen Sie weiter, wofür der Begriff VoIP genau steht, welche weiteren Vorteile von VoIP in Ihrer Organisation Anwendung finden können und wie VoIP-Telefonie im Detail funktioniert.

Viele Unternehmen, die auf der Suche nach einer neuen Telefonanlage sind, stehen vor der Herausforderung, wo und wie diese idealerweise installiert, betrieben und gemanagt werden sollte. Cloud-Lösungen sind auf dem Vormarsch, doch es gibt nach wie vor gute Gründe, dem Hosting an einem fremden Standort oder in der Cloud eine Installation vor Ort (on-Premise) vorzuziehen. Die Wahl hängt dabei von vielen Faktoren ab, darunter die Anzahl der Mitarbeiter, die ITK-Infrastruktur sowie die Ansprüche des Unternehmens und kann für Organisationen im Entscheidungsprozess viel Zeit und Mühe kosten.

Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile von gehosteten und standortbasierten Telefonanlagen vorgestellt, um zu einem besseren Verständnis der Technologien beizutragen und eine hilfreiche Entscheidungsgrundlage zu bieten.

Als lokale Kommunikationslösung, In-House- oder On-Premise-Telefonanlage bezeichnet man ein Telefonsystem, welches direkt vor Ort als Hardware oder Software (virtualisiert) installiert wird. Software-basierte Telefonanlagen bringen dabei den Vorteil einer höheren Flexibilität, da sich so zum Beispiel jederzeit neue Teilnehmer und Rufnummern direkt über eine intuitive Benutzeroberfläche hinzufügen, ändern oder entfernen lassen. Große Unternehmen mit einer entsprechend leistungsstarken Infrastruktur und Bandbreite verfügen ohne Weiteres über genügend Ressourcen zum internen Betrieb einer Telefonanlage, welche VoIP-basierte Unified Communications unterstützt. Für kleinere Unternehmen ohne eigenen Server können genügt sogar oft bereits ein kostengünstiger MiniPC als Appliance. Die Hauptvorteile einer lokalen Installation:

Wenn Sie vermeiden möchten, dass Ihre Telefonanlage wertvolle Ressourcen Ihrer IT-Abteilung in Anspruch nimmt, ist vielleicht eine gehostete Telefonanlage genau das Richtige für Ihr Unternehmen. Eine gehostete Telefonanlage ist eine virtuelle Telefonanlage, die in Form eines ausgelagerten Dienstes zur Verfügung gestellt wird. Anstatt einen firmeneigenen Server zu nutzen wird dieser Dienst von einem Serviceprovider als Dienst bereitgestellt (Managed Service). Da bei der Voice-Over-IP Telefonie sämtliche Übertragung über das Internet Protocol funktioniert, gibt es kaum noch triftige Gründe für wartungsintensive Hardware am eigenen Standort. Hier eine Übersicht der wichtigsten Vorteile einer gehosteten Telefonanlage:

Eine Sonderform unter den gehosteten Telefonanlagen nimmt die Cloud-Telefonanlage ein, welche entweder eigenständig oder durch einen externen Dienstleister als Managed Service auf dem Server eines Cloud-Anbieters extern betrieben, verwaltet und auf dem neuesten Stand gehalten wird. Somit spart das Unternehmen wertvollen Ressourcen und Aufwendungen. Ein weiterer großer Vorteil von Cloud-Hosting ist die hiermit verbundene hohe Flexibilität und Skalierbarkeit der gehosteten Systemen. Die wichtigste Grundvoraussetzung für das reibungslose Funktionieren einer Cloud-Telefonanlage ist ein leistungsstarker Internetanschluss mit genügend Bandbreite für die zuverlässige Nutzung von VoIP-Diensten und angebundenen CRM-Anwendungen.

Professionelle Telefonanlagen für den Unternehmenseinsatz erfordern weitaus mehr Überlegungen als die Anschaffung eines neuen Telefonsystems im Privathaushalt. Kapazitäten, Zugangsberechtigungen, integrierte Systeme und angebundene Endgeräte müssen gleichermaßen in den Entscheidungsprozess einfließen wie auch Kosten, Flexibilität und Skalierbarkeit der anvisierten Lösung. Definieren Sie genau, welche Anforderungen Ihr neues Telefonsystem erfüllen sollte. Folgende Fragestellungen können Ihnen entsprechend bei der Auswahl der für Sie optimalen Telefonanlage helfen.