Was ist Unified Communications?

Unified Communications, oft einfach mit UC abgekürzt, bezieht sich auf die Art und Weise, wie verschiedene Formen von Kommunikations-Tools in der digitalen Arbeitswelt interagieren und zusammenarbeiten. Unified Communications integriert daher sämtliche Kommunikationswege, Endgeräte und Medien mit dem Ziel, dass sich jeder mit jedem standortunabhängig und in Echtzeit austauschen kann. UC fördert die Integration von Telefonie (per Hardware oder Softphone), Webkonferenzen, SMS und E-Mail und ermöglicht es Anwendern, in Echtzeit Daten zu teilen und abzurufen sowie mithilfe innovativer Kollaborations-Tool effektiv zusammenzuarbeiten.

Dank VoIP (Voice-over-IP) lassen sich all diese Funktionalitäten bündeln – oft spricht man daher auch von All-IP – und zum Zwecke effizienterer Kommunikationsprozesse, Services und Support-Leistungen einsetzen. Der Ansatz, nicht nur die Kommunikation sondern auch die gesamte Zusammenarbeit sowohl mit Mitarbeitern vor Ort, auf Geschäftsreise oder im Home-Office als auch mit standortfremden Kunden und Geschäftspartnern über eine einheitliche Kommunikationsplattform zu konzentrieren, hat unter dem Begriff Unified Communications & Collaboration (UCC) Einzug in die Geschäftswelt und ITK-Branche gefunden.

Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrer Organisation um ein großes oder kleines Unternehmen handelt – die richtige Unified Communications-Lösung kann auch Geschäftsprozesse auf die nächste Ebene bringen. Verbessern Sie die interne Zusammenarbeit, steigern Sie die Produktivität, erhöhen Sie die Mobilität Ihrer Mitarbeitern und verbessern Sie sowohl Benutzererfahrung als auch Kundenerlebnis.

Dank UC lassen sich Informationen und Nachrichten medienübergreifend verschicken und empfangen. So kann beispielsweise eine Mailbox-Nachricht statt per Tischtelefon auch über ein Smartphone oder via E-Mail abgerufen werden. Darüber hinaus bieten Status-Anzeigen schnellen Aufschluss über die jeweilige Erreichbarkeit von Teilnehmern. Antworten auf empfangene Mitteilungen sind umgehend auf verschiedenen Wegen möglich, etwa per Chat-Nachricht oder Videoanruf. Hier finden Sie einer Übersicht der am häufigsten verwendeten Kollaborationswerkzeuge:

Einige dieser Kommunikationskanäle sind so genannte “store-and-forward”-Typen – das bedeutet, dass entsprechende Informationen in eine Richtung geliefert werden und zeitlich (fast) unbegrenzt für den Empfänger zugänglich bleiben und somit jederzeit in aller Ruhe wieder abgerufen werden können. Die E-Mail ist der Vorreiter dieses Kommunikationsstils.

Andere Formen der Kommunikation hingegen agieren “in Echtzeit” und erfordern eine schnelle Reaktion (oft verbunden mit der Unterbrechung gegenwärtiger Aufgaben). Ein Telefonanruf ist offensichtlich der renommierteste Anwärter in dieser Kategorie.

Jede dieser verschiedenen Kommunikationslösungen erfordert in der Regel ein eigene Hardware oder Anwendung, um auf die zur Verfügung gestellten Informationen zugreifen zu können. Je umfangreicher dabei die Anzahl der Lösungen, desto schwieriger wird es, diese effizient zu verwalten.

Im digitalen Zeitalter ist es für Unternehmen wie auch Einzelpersonen selbstverständlich, verschiedenste Kommunikationswege zu nutzen. Meist haben Nutzer allein eine Vielzahl unterschiedlicher Messenger auf ihrem Mobiltelefon. Hinzukommen E-Mails, SMS, evtl. eine Festnetznummer und Social Media Profile. Was für Privatpersonen funktioniert, kann jedoch im Businesskontext schaden. Denn in der Geschäftskommunikation sollten Mitarbeiter stets die Übersicht behalten, auf welchem Kanal sie mit wem kommunizieren.

Mit Unified Communications einher gehen Bemühungen des Marktes, alle “Anwendungen” (und damit die Kommunikationskanäle) zu integrieren, um es dem Benutzer zu ermöglichen, all diese Informationen leicht zugänglich zu haben, unabhängig davon, wann und wo auf diese zugegriffen wird (zu Hause, bei der Arbeit, im Auto, im Zug…) oder von welchem Gerät (Laptop, Tablet, Smartphone…). Natürlich ist es theoretisch möglich, eine Vielzahl an Collaboration-Tools, Videokonferenz-Systemen und weiteren Anwendungen zu nutzen. Doch stellt dies nicht nur frustrierende Unübersichtlichkeit her, sondern kann auch mit hohen Kosten für Lizenzen einhergehen.

Eine UC-Lösung verwischt außerdem die strikte Trennung zwischen den Kommunikationskanälen. Ein Benutzer kann zum Beispiel eine Voicemail-Nachricht erhalten und kann wählen, ob er per E-Mail oder über ein beliebiges Telefon darauf zugreifen möchte. Der Status des Absenders ist durch Präsenzinformationen ersichtlich, und wenn er online ist, kann eine Antwort sofort per Textnachricht oder Videoanruf gesendet werden. Einfach ausgedrückt: UC-Lösungen vereinheitlichen und rationalisieren die Geschäftskommunikation, steigert die Effizienz der Mitarbeiter und verbessert die Kundenerfahrung.

Unified Communications-Lösungen haben zum Ziel, die Kommunikation innerhalb von Unternehmen zu vereinfachen und so die Produktivität zu steigern. Denn nicht immer ist die klassische E-Mail (oder gar ein Fax) der ideale Weg, um eine schnelle, zielführende Antwort auf eine kurze oder dringende Anfrage zu erhalten. Besonders für Unternehmen mit mehreren Geschäftsstellen oder Mitarbeitern im Home-Office kann es ebenso hilfreich sein, per Videokonferenz zu kommunizieren. Im Rahmen solcher webbasierten Meetings können auch Präsentationen projiziert werden sowie Umfragen oder Webinare abgehalten werden. Dank Integration aller innerhalb der IT-Infrastruktur genutzten Hardware, Software und weiteren Business-Anwendungen (CRM- und ERP-Systeme) lassen sich außerdem Arbeitsprozesse beschleunigen, Redundanzen vermeiden, Compliance-Anforderungen besser kontrollieren und die Produktivität von Mitarbeitern maßgeblich steigern.

Doch auch in der Außenwirkung kann UC zu einer verbesserten Kundenbindung führen. Nicht nur Call-Center profitieren von klaren und übersichtlichen Kommunikationsabläufen. Die bereits erwähnten Videokonferenzen können durch den Einsatz von WebRTC-Technologie ganz einfach von Browser-zu-Browser stattfinden, ohne dass zusätzliche Installationen oder Addons nötig sind. Unternehmen sind so nur noch einen Klick vom Kunden entfernt.

3CX ist eine Unified-Communications-Lösung auf einer einzigen Plattform, welche Telefonie, Videotelefonie, Live-Chat, Business-Text, Facebook-Messaging, Status-Anzeigen und vieles mehr integriert. Alle integrierten Collaboration-Tools sind dabei standardmäßig sowohl on-Premise als auch in der gehosteten Lösung enthalten und unterstützen Ihr Business vielseitig: