Einsatz von Konferenz-Lösungen per Telefon, Video & Web

Nicht erst seit Covid sind virtuelle Konferenzen in den Fokus der Geschäftswelt gerückt. Zu teuer, zeitaufwendig und ressourcenreich sind Geschäftsreisen für Businesses, welche rund um den Globus Ihre Geschäftspartner und Kunden erreichen müssen. Wer alternativ auf eine Telekonferenz setzt, muss dabei längst nicht auf wertvolle Meeting-Tools zur Veranschaulichung und Überzeugung verzichten. Egal ob per Telefonkonferenz oder Videokonferenz – auch viele interne Besprechungen und Kollaborations-Projekte müssen längst nicht unter physischer Anwesenheit abgewickelt werden. Vorbei sind dabei außerdem die Tage, als Unternehmen für ihr Videokonferenzsystem oder ihre Videokonferenz-Software tief in die Tasche greifen mussten. Heute lässt sich eine Konferenz-Lösung ganz erschwinglich erwerben und betreiben – am besten direkt in die bestehende Kommunikationsinfrastruktur integriert. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:

Eine Webkonferenz ist ein Onlinedienst, mit dem sich Live-Meetings, Konferenzen und Schulungen über das Internet mittels TCP/IP-Verbindungen durchführen lassen. Die Teilnahme an einem solchen Online-Meeting erfolgt entweder per Konferenztelefon oder Computer, bei dem Lautsprecher und Mikrofon über VoIP genutzt werden.

Webkonferenzen ermöglichen gewöhnlich die Punkt-zu-Punkt Kommunikation in Echtzeit sowie Multitasking-Kommunikation von einem Sender zu mehreren Empfängern an unterschiedlichen Orten. Abhängig vom Dienst wird entweder ein zusätzliches Programm (zum Beispiel eine Webinar-Software) heruntergeladen und installiert, oder aber eine webbasierte Anwendung wird im Browser des Teilnehmers gestartet. Die neueste Open Source Technologie für Webkonferenzen ist Google’s WebRTC.

Alle Teilnehmer können in einem Fenster auf ihrem Bildschirm das Geschehen auf dem PC-Desktop des Moderators verfolgen (Desktop-Sharing) – beispielsweise im Rahmen einer Präsentation, der Vorstellung einer Software oder dem Editieren eines Textdokuments. Im Laufe der Online-Konferenz kann die Rolle des Moderators flexibel zwischen den Teilnehmern (und ihren Desktops) gewechselt werden. Dank zahlreicher weiterer Kollaborations-Tools sind Webkonferenzen vor allem durch ein hohes Maß an Interaktion zwischen den Teilnehmern gekennzeichnet.

Der Begriff Videokonferenz wird heute fast synonym für eine Webkonferenz genutzt, auch wenn Videokonferenzen traditionell eher dem Zweck des Live-Streamings dienten. Auch hierbei werden Audio- und Videodaten zwischen zwei oder mehreren voneinander entfernten Teilnehmern über Computernetzwerke ausgetauscht. Jeder Teilnehmer muss über ein Endgerät mit installiertem Codec zur Umwandlung und Komprimierung von Audio- und Videodaten sowie über eine Webcam, ein Mikrofon, einen Lautsprecher bzw. Kopfhörer, einen Monitor und eine Netzwerkverbindung verfügen.

Videokonferenzen zwischen zwei Endgeräten (“Punkt-zu-Punkt”) funktionieren ähnlich wie Webkonferenzen entweder über VoIP-Verbindungen oder klassische Telefonleitungen (PSTN). Übertragungsprotokolle für Videotelefonie basieren auf dem von der ITU-T standardisierten Verfahren zur Kompression/Dekompression von Videosignalen, H.261, sowie dessen Weiterentwicklungen.

Während in sich geschlossene Videokonferenzsysteme früher noch teure Hardware erforderten, ist die erforderliche Ausstattung heute meist bereits in Endgeräte integriert und erfordert lediglich eine entsprechende Software oder ist ganz ausschließlich Browser gestützt.

Mit dem Einzug integrierter Unified Communications Systeme und Browser-basierten Kommunikations-Tools, welche um immer mehr neue Funktionalitäten ergänzt werden, verschwimmen Technologien und hiermit ihre Begrifflichkeiten, sodass heute kaum noch zwischen Video- und Webkonferenzen unterschieden wird. Viele Anbieter von Anbieter von Videokonferenzlösungen beschränken sich dabei längst nicht nur auf eine Echtzeitkommunikation per Bildtelefonie. Videoanruf werden um zusätzliche Collaboration Tools wie Bildschirmfreigabe, Fernsteuerung, Präsentationen, Whiteboard, interaktive Chats und zahlreiche Funktionen für den Host oder Moderator der Konferenz ergänzt.

Moderne Videokonferenztechnologien erfordern dabei nicht viel mehr als ein Smartphone oder Tablet sowie eine Internetverbindung für das Abhalten eines webbasierten Meetings. Hierbei stehen dem Anwender integrierte Bildschirme, Webcam und Mikrofone zur Verfügung, um Konferenzen per Konferenz-Software oder einem Open-Standard-Browser über den PC oder ein mobiles Endgerät abzuhalten.

Fortschrittliche Technologien wie WebRTC bieten eine solche Kommunikation per Internetbrowser wie Mozilla Firefox, Google Chrome oder Edge. Das bedeutet, dass Teilnehmer keinerlei zusätzliche Software oder Plugins herunterladen müssen, bevor Sie einer Konferenz beitreten – eine herausragende Konferenzlösung für remote arbeitende Mitarbeiter oder Online-Meetings mit externen Partnern.

Zugegebenermaßen muss es nicht immer Video sein. Längst nicht jede Konversation erfordert visuelle Unterstützung, insbesondere wenn sich die Gesprächspartner nicht vertraut oder Inhalte auf rein sachlicher Ebene abzuwickeln sind. Auf der anderen Seite bietet Videounterstützung eine herausragende Möglichkeit, sich mit seinem Gegenüber auf persönlicherer Ebene auszutauschen und eine engere Bindung herzustellen. Zunehmende Bandbreiten in Kombination mit cleveren Tools zur Optimierung der Datenübertragung ermöglichen dabei eine unterbrechungsfreie Übertragung bei höchster Audio- und Videoqualität. Jede Form der Telekonferenz hat Ihre Vor- und Nachteile. Hier finden Sie eine Übersicht, was für eine Telefonkonferenz oder Video-basierte Konferenz spricht: