Wie funktioniert eine VoIP-Telefonanlage?

Mehr und mehr Unternehmen entscheiden Sich im Rahmen der All-IP-Umstellung für eine VoIP-Telefonanlage. Aber wie genau funktioniert eine solche Anlage und wie erzielt diese mehr Produktivität, Effizienz und Flexibilität für die Kommunikation von Unternehmen? Wir beleuchten die unterschiedlichen Modelle, Funktionsweisen und Vorteile von VoIP-Telefonanlagen gegenüber klassischen TK-Anlagen.

Was ist eine VoIP-Telefonanlage?

Bei einer VoIP-Telefonanlage, auch VoIP TK-Anlage bzw. IP-Telefonanlage (oder auf Englisch: IP PBX) genannt, handelt es sich um ein Telefonsystem, welches nicht mehr über das herkömmliche Telefonnetz eine Verbindung aufbaut, sondern Gespräche über IP-basierte Datennetzwerke abwickelt. Die analogen Sprachsignale werden dabei in kleine digitale Datenpakete umgewandelt und über das Internet transportiert.

Eine VoIP-Telefonsystem kann lokal als Hardware-Telefonanlage installiert oder aber auch virtualisiert bzw. als gehostete Telefonanlage (Hosted PBX) in der Cloud betrieben werden. Je nachdem, wo und wie eine TK-Anlage konkret eingerichtet ist, kommen unterschiedliche technische Voraussetzungen und eine spezfische Funktionsweise zum Tragen.

Wie funktioniert VoIP-Telefonie?

VoIP-Telefonanlagen setzen sich zusammen aus einem oder mehreren IP-Telefonen, einem Telefonanlagen-Server und einem optionalen VoIP-Gateway. Der IP-Telefonanlagen-Server gleicht einem Proxy-Server. Die Arbeitsplätze aller Mitarbeiter sind als SIP-Clients in Form von Softphones (Software-Telefonen) oder IP-Tischtelefonen (Hardphones) über das Unternehmensnetzwerk direkt mit dem Telefonanlagen-Server verbunden.

Funktionsweise einer VoIP-Telefonanlage

Soll ein Anruf erfolgen, wird eine entsprechende Anfrage zum Verbindungsaufbau gestellt. Die IP-Telefonanlage verfügt über ein Verzeichnis aller Telefone/Benutzer und deren SIP-Adressen. So lassen sich interne Anrufe verbinden oder ausgehende Gespräche per VoIP-Gateway (über das öffentliche Telefonnetz (PSTN)) oder einen VoIP-Provider (internetbasierter Telefonanschluss) weiterleiten.

Per Router besteht eine Anbindung an das Internet, über das Unternehmen mit externen Nebenstellen verbunden werden können. Als externe Nebenstellen sind Softphones, IP-Tischtelefone und Mobilgeräte des eigenen 3CX Telefonsystems sowie weiterer per Brücke angebundenen Telefonanlagen nutzbar. Im Rahmen der Implementierung von VoIP-Telefonie lassen sich mit Hilfe eines VoIP-Anbieters oder durch Einsatz eines VoIP-Gateways auch Verbindungen zum klassischen Telefonnetz (PSTN) realisieren.

Wichtigste Grundvoraussetzung für eine internet-basierte Kommunikation ist eine ausreichend schnelle und zuverlässige Internetverbindung für die Anlage selbst sowie jedes verbundene Endgerät – völlig unabhängig davon, wo sich dieses physisch befindet. Um eine hohe Sprachqualität zu gewährleisten wird eine Bandbreite von mind. 100 kBit/s für Upload und Download empfohlen.

Vorteile einer VoIP-Telefonanlage

VoIP-Technologie (Voice-over-IP) bietet dabei nicht nur ausgereifte Kommunikationsfunktionen über die klassische Telefonie hinaus, sondern lässt sich außerdem auch problemlos skalieren, ohne dabei an Zuverlässigkeit einzubüßen. Mit der Einführung von VoIP profitieren Unternehmen in vielerlei Hinsicht, den VoIP-Systeme reduzieren Telefonkosten, bringen Vielseitigkeit und einen höheren Komfort in der Anwendung und erleichtern die nahtlose Integration mit Business-Anwendungen und bestehender IT-Infrastruktur. Alle Teilnehmer nutzen dieselben externen Telefonleitungen und interne Telefonate werden kostenlos über das unternehmenseigene Netzwerk abgewickelt. Weder wird die bestehende externe Kommunikationsinfrastruktur beeinträchtigt, noch müssen bisherige Arbeitsabläufe angepasst werden. Vorhandene Telefonnummern bleiben ebenso weiterhin bestehen. Darüber hinaus lassen sich viele weitere Funktionalitäten wie Anrufbeantworter, der virtuelle Faxversand (T.38), Chat und Videokonferenzen bis hin zu CRM-Integrationen und komplexen Call Flows und Callcenter-Features unter dem Dach einer einheitlichen Unified Communications-Lösung vereinen.

Mit VoIP-Telefonie steht es Anwendern dabei frei, ob diese per PC oder Laptop (auf Wunsch unterstützt durch ein Headset), IP-Telefon oder Smartphone kommunizieren. Oder aber auch über alle Geräte simultan. Dank synchronisierter Clients bzw. Apps werden Nebenstellen völlig mobil und können gleichzeitig über mehrere End-Points genutzt werden. Durch Fixed Mobile Convergence sind Nutzer gleichzeitig über mehrere Endgeräte unter einer Büro-Rufnummer erreichbar, auch unterwegs.

On-Premise vs. Cloud-Telefonanlage

Je nach Größe, Kommunikationsaufkommen und dem aktuellen Stand der vorhandenen ITK-Infrastruktur kann eine lokale Installation vor Ort oder aber auch eine Virtualisierung in der Cloud als Option für eine VoIP-basierte TK-Anlage in Frage kommen. Wir gehen im Folgenden auf die hauptsächlichen Unterschiede beider Installationsmethoden ein.

On-Premise-Installation

Eine VoIP-Telefonanlage als On-Premise-Lösung besteht aus einem SIP-Server (Hardware oder Software), IP-Telefonen (Hardphone oder Client) und einem optionalen VoIP-Gateway im Fall, dass noch klassische Telefonleitungen (PSTN-Leitungen) im Einsatz sind. Der SIP-Server arbeitet ähnlich wie ein Proxy-Server. SIP-Clients in Form von Software-Telefonen (Softphones) oder Tischtelefonen (Deskphones) melden sich zunächst mit ihrer IP-Adresse am Server an. Sollte ein Anruf erfolgen, wird per SIP-Protokoll eine Anfrage zum Verbindungsaufbau gestellt. VoIP (Voice-over-IP) wandelt im Rahmen des Gesprächs die Sprachsignale in Datenpakete um, welche per Internetverbindung übermittelt und empfangen werden können.

Die Telefonanlage verwaltet zentral die Informationen zu allen angemeldeten Telefonen/Teilnehmern und deren SIP-Adressen, um per VoIP-Gateway oder SIP-Trunk interne Gespräche zu verbinden, ausgehende Anrufe zu tätigen oder eingehende Anrufe entgegenzunehmen und weiterzuleiten. Der SIP-Trunk eines VoIP-Anbieters kann dabei je nach Kommunikationsvolumen beliebig viele Sprachkanäle umfassen, welche parallel genutzt werden können.

Die größten Vorteile einer lokal installierten Telefonanlage liegen in der vollen Kontrolle über vertrauliche Daten und geschäftskritische Informationen sowie die unmittelbare Integration von Business-Anwendungen wie CRM- und ERP-Systemen direkt über das eigene Netzwerk.

Übrigens: Wer nach wie vor klassische Telefonleitungen nutzt, der kann bis zum Wechsel auf einen IP-Anschluss seine VoIP-Telefonanlage zunächst einfach per VoIP-Gateway anbinden und so den Aufwand für den Umstieg auf moderne Sprach- und Datentechnologie so gering wie möglich zu gestalten. Und wer seine bestehende ISDN-Telefonanlage trotz ISDN-Abschaltung weiterverwenden möchte, um ohne weitere Aufwendungen alle Vorteile der Internettelefonie nutzen zu können, kann dies ebenfalls mithilfe eines Analog/IP-Adapter (ATA) tun.

VoIP-Telefonanlage als Cloud-Lösung

Wer auf maximale Flexibilität setzen und dennoch keine Abstriche in der Sicherheit seiner Kommunikationslösung machen möchte, für den kommt eine cloudbasierte Telefonielösung in Frage. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen unter Wettbewerbs- und Innovationsdruck können mit einer Cloud-Telefonanlage auf teure Investitionen in Hardware verzichten, zahlreiche Effizienzvorteile erzielen und die eigene IT entlasten.

Eine virtuelle Telefonanlage in der Cloud verbindet alle Vorteile der IP-Telefonie mit hoher Skalierbarkeit, Sicherheit und enormen Kostenvorteilen. Auch der Aufwand für die Anschaffung und Instandhaltung einer eigenen Server-Infrastruktur entfällt, was für das IT-Personal Ressourcen frei macht. Im Unterschied zu einer physisch vor Ort installierten Anlage wird der Sprach- und Datenverkehr von Cloud-Telefonanlagen über die entsprechende Cloud-Plattform statt teils über das interne Netzwerk abgewickelt.

Dies erfordert einen stets erreichbaren Hosting-Partner und eine zuverlässige Internetverbindung, denn selbst geringe Ausfallzeiten kommen Unternehmen schnell teuer zu stehen. Der fortschreitende Breitbandausbau in Deutschland trägt glücklicherweise dazu bei, dass auch in ländlichen Gegenden eine stabilere Internetverbindung mit hohen Datenübertragungsraten gewährleistet und somit der Weg in die Cloud geebnet wird.

Zehn Argumente für den Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage

Egal wo Sie Ihre VoIP-Anlage einrichten und verwalten – ob lokal installiert, in einer virtuellen Umgebung oder in der Cloud: Mithilfe von VoIP-Telefonie verschaffen Sie sich unheimlich viele Vorteile. Hier ist eine Übersicht unserer 10 Favoriten:

1: Einfache Installation und Konfiguration

Eine VoIP-basierte TK-Anlage nutzt im Vergleich zu klassischen Telefonsystemen den vollen Umfang an Funktionen und Leistungsfähigkeit der Server-Hardware samt Betriebssystem (Windows oder Linux). Jeder mit Netzwerktechnik und Computern vertraute Anwender kann eine VoIP-Telefonanlage eigenständig in nur wenigen Minuten installieren während bei herstellerspezifischer Telefonanlagen-Hardware hingegen oftmals speziell geschulte Techniker beauftragt werden müssen. Alternativ lassen sich VoIP-Lösungen heute auch komplett ohne Hardware als Cloud-Telefonanlage bei einem Hosting-Anbieter einrichten. Diese verfügen über Hochleistungs-Rechenzentren, welche nicht nur Hochverfügbarkeit/Ausfallsicherheit bieten sondern auch höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. In beiden Fällen erfolgt die Installation, Steuerung und Kontrolle problemlos über eine intuitive Benutzeroberfläche.

2: Leichte Verwaltung dank Web-Konfigurationsoberfläche

Benutzerfreundlichkeit schafft Effizienz und Zufriedenheit: Über eine browserbasierte Konfigurationsoberfläche lassen sich Wartungsaufgaben zeitsparend durch interne Mitarbeiter online erledigen, ohne dass diese über ein umfangreiches Know-how verfügen müssen. So lässt sich die Anlage jederzeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen anpassen, erweitern oder automatisch updaten. Traditionelle, in sich geschlossene Telefonanlagen dagegen sind kompliziert zu programmieren und Änderungen können häufig nur von Experten des Herstellers durchgeführt werden.

3: Erhebliche Kosteneinsparungen durch VoIP-Provider

Insbesondere bei einem hohem Gesprächsaufkommen nationaler und internationaler Ferngespräche über eine IP-Telefonanlage, wie beispielsweise in Call Centern, ist die Auswahl eines geeigneten VoIP-Anbieters einer der entscheidendsten Faktoren. Denn dank kostengünstiger Tarife lassen sich mit Voice-over-IP im Vergleich zur klassischen ISDN-Telefonie bedeutende Einsparungen bei den Telefongebühren erzielen. Zudem besteht die Möglichkeit, Systeme von anderen Niederlassungen eines Unternehmens mühelos miteinander zu verbinden. Apropos Telefonkosten: Das Telefonieren zwischen diesen Standorten ist dann kostenfrei.

4: Keine Verkabelung mehr

Tischtelefone werden direkt mit einem standardmäßigen Netzwerkanschluss verbunden, der sich gemeinsam mit einem PC nutzen lässt. Die Installation von Telefonanschlüssen sowie eine aufwendige Verkabelung sind somit nicht länger notwendig. Alternativ kann eine Bereitstellung von Softphones auf dem PC solche hardwarebasierten Telefone völlig überflüssig machen. Nebenstellen können leichter hinzugefügt oder gewechselt werden.

5: Herstellerunabhängigkeit

VoIP-Telefonie basiert auf dem Netzwerkprotokoll SIP (Session Initiation Protocol). Mithilfe dieses Signalisierungsprotokolls werden Verbindungen zwischen IP-fähigen Endgeräten aufgebaut und beendet und damit die Übermittlung von Datenpaketen über das Internet ermöglicht. Das bedeutet, dass alle IP-Telefonanlagen, Gateways, VoIP-Anbieter und VoIP-Telefone (Tischtelefon oder Softphone), welche diesen Standard unterstützen, beliebig miteinander kombiniert eingesetzt werden können. Während sich klassische Telefonsysteme oft nur durch den Kauf zusätzlicher herstellerspezifischer Hardware oder Erweiterungsmodule aktualisieren und um neue Funktionen ergänzen lassen, ist SIP ein offener Standard, der eine budgetgerechte Auswahl und Kombination von Geräten verschiedener Hersteller ermöglicht.

6: Hohe Skalierbarkeit

Traditionelle Telefonanlagen geraten mit wachsenden technischen Anforderungen schnell an ihre Grenzen. Sind zusätzliche Telefonleitungen oder Nebenstellen erforderlich, muss die Hardware nicht selten um teure Module erweitert werden. Mitunter führt sogar kein Weg an der kompletten Neuanschaffung eines Systems vorbei. Durch den Einsatz von VoIP-Telefonanlagen lässt sich dieses Problem vermeiden: Selbst mit einem standardmäßig ausgestatteten Anlagen-Server ist es möglich, eine große Anzahl an Telefonleitungen und Nebenstellen ohne großen Aufwand zu verwalten. Neue Unternehmensstandorte lassen sich gleichermaßen leicht anbinden. Und wenn die Organisation wächst, dann werden neue Telefone einfach bedarfsgerecht hinzugefügt. Insbesondere KMUs und Startups, welche Investitionskosten scheuen, profitieren von dieser Flexibilität.

7: Optimierter Kundenservice und höhere Produktivität

Integrierte VoIP Telefonanlagen ermöglicht eine Vielfalt an Funktionalitäten, die den Kundenservice optimieren, die Produktivität von Mitarbeitern steigern und die Zufriedenheit von Kunden erhöhen. Da das IP-Telefonsystem softwarebasiert läuft, arbeiten Unternehmensapplikationen und Telefoniefunktionen Hand in Hand. Arbeitsabläufe lassen sich effizienter gestalten: Beispielsweise kann bei eingehenden Gesprächen automatisch ein Anrufer per integriertem CRM identifziert und das entsprechende Kunden-Konto aufgerufen werden. Benötigte Daten stehen schneller bereit, und allen Beteiligten wird wertvolle Wartezeit erspart. Zusätzliche Integrationen wie Website-Chats und Videoanrufe entscheiden, wer langfristig im Wettbewerb um die Gunst der Kunden gewinnt.

8: Doppelter Funktionsumfang zum halben Preis

Im Rahmen der Digitalisierung wachsen IT und Telekommunikation weiter zusammen. Damit einher geht die kontinuierliche Weiterentwicklung, Optimierung und Integration von VoIP-Funktionen zur Kommunikation und Zusammenarbeit (Unified Communications & Collaboration), welche bei vielen IP-Telefonanlagen bereits im Lieferumfang enthalten, darunter automatische Sprachdialogsysteme, Voicemail, Anrufgruppen, Reporting-Tools und vieles mehr. Werden solche Leistungsmerkmale für in sich geschlossene Systeme gewünscht, sind diese häufig mit Zusatzkosten verbunden.

9: Mobilität & Flexible Kurzzeit- und Heimarbeitsplätze

Im modernen Geschäftsalltag werden freie Schreibtisch-Kapazitäten immer flexibler genutzt (Hot Desking). Der Arbeitsplatz wird je nach Aufgabe schnell gewechselt – herkömmliche Telefonanlagen lassen sich jedoch nicht schnell genug umstellen, damit Mitarbeiter auch weiterhin unter der gewohnten Nebenstellennummer erreichbar sind. Bei einer VoIP-Telefonanlage können Mitarbeiter ihr Telefon einfach an jeden Schreibtisch mitnehmen, ohne dass eine Neukonfiguration erforderlich ist. Telefonieren wird flexibler denn je. Auch die on-Demand Einrichtung von Heimarbeitsplätzen ist schnell erledigt: Mitarbeiter brauchen lediglich ihr SIP-Softphone zu aktivieren. Anschließend nehmen sie Anrufe im Home Office unter ihrer gewohnten Durchwahlnummer entgegen. Die IP-Telefonie schöpft somit alle Roaming-Möglichkeiten aus – Gespräche lassen sich dank des SIP-Protokolls mühelos an jeden Ort weltweit umleiten.

10: Benutzerfreundlichkeit

Anspruchsvollere Funktionen von traditionellen Telefonanlagen sind für viele Benutzer ein Buch mit sieben Siegeln, beispielsweise Konferenzschaltungen oder die Vermittlung von Anrufen. Bei einer VoIP-Telefonanlage hingegen können alle konfigurierbaren Funktionen übersichtlich und leicht verständlich über eine vertraute webbasierte Programmoberfläche aufgerufen und bedient werden. Benutzer profitieren darüber hinaus von einem besseren Überblick über den Status anderer Nebenstellen und die Erreichbarkeit von Kollegen. Auch Warteschleifen und eingehende Anrufe lassen sich einfacher handhaben. Die Statusüberwachung bei in sich geschlossenen Systemen ist vielfach nur über teure, herstellerspezifische Systemtelefone möglich. Hinzu kommt, dass diese Endgeräte oftmals keine leicht verständlichen Statusangaben liefern.

Fazit

Investitionen in eine zukunftssichere, erweiterbare IP-Telefonanlage sind nicht nur beim Neuaufbau eines firmenweiten Telefonsystems sinnvoll. Auch Unternehmen mit veralteten, unflexiblen Anlagen profitieren von einem Umstieg. Denn bedeutende Einsparungen bei der Administration, Wartung und laufenden Kosten sind wichtige Argumente, denen sich niemand verschließen kann.

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Weiterführende Informationen