Was ist Hot Desking?
Der Begriff Hot Desking, auch Hotdesking, bezeichnet ein Modell der Büroraumverwaltung, welche es Mitarbeitern ermöglicht, sich Arbeitsplätze zu teilen, welche über dieselben Informations- und Kommunikationstechnologien verfügen. Insbesondere in Unternehmen, wo Mitarbeiter nur unregelmäßig, vorübergehend oder zu unterschiedlichen Zeiten – zum Beispiel im Service Center mit Schichtbetrieb – arbeiten, ist Hot Desking eine effizienzsteigernde und kostensparende Lösung. Auf vielerlei Ebenen werden die Ressourcen eines Unternehmens geschont, da zum einen weniger Schreibtische und Geräte angeschafft werden müssen, zum anderen aber auch Raummiete gespart und der operative Betrieb von Büroräumen verschlankt wird.
Möglich ist dies dank Unified Communications, welche inzwischen in weiten Teilen Einzug in die Geschäftswelt gehalten hat. Sobald die Telefone einer Organisation für das Hot Desking konfiguriert sind, dann können sich hierüber beliebige Nutzer mit den Zugangsdaten Ihrer persönlichen Nebenstelle an jedem Telefon anmelden. Dies initiiert eine automatische Provisionierung für die jeweilige Nebenstelle samt BLF-Tastenfunktion. Mitarbeiter sind dann auf diesem Telefon unter ihrer regulären Durchwahl erreichbar.
Einzige technische Voraussetzung ist, dass Mitarbeiter durch die Kopplung von Datennetzwerk und Telefonie von jedem Büroarbeitsplatz aus auch Zugang zu allen für deren Arbeit benötigen Daten und Anwendungen haben. Im Zeitalter IP-basierter ITK-Systeme, welche einen geteilten oder individuellen Zugriff auf Informationen, Telefonverzeichnisse, Mailbox oder E-Mails ermöglichen, ist Hot Desking eine ideale Lösung für mehr Flexibilität, höhere Effizienz und enormen Kostenvorteilen für den täglichen Bürobetrieb.
Hotdesking verschafft Mitarbeitern mehr Unabhängigkeit und Mobilität, da diese nicht stets an einen konkreten physischen Arbeitsplatz gebunden sind sondern sich innerhalb eines “Shared Space” buchstäblich neuen Perspektiven unterziehen oder bedarfsgerecht die Arbeitsplatzverteilung im Büro je nach anstehenden Aufgaben und Projekten neu anordnen können. Dies fördert eine effektive Zusammenarbeit sowie die interne Kommunikation.
Übrigens: Hot Desking hat als Konzept seinen Ursprung in der Schifffahrt im “Hot Bedding”, wo Matrosen in Schichten schliefen und man sich in das noch warme Bett des Vorgängers legte.
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