Web-Konferenzen lassen sich realitätsnaher gestalten, wenn Sie während Ihrer Ausführungen begleitende Dokumente per Bildschirmanzeige freigeben. So können Sie Inhalte weitaus überzeugender vermitteln.
Die zusätzliche Freigabe von Dokumenten kann sich jedoch in erheblichem Maße auf die zur Konferenzteilnahme erforderliche Bandbreite auswirken. Denn neben der Übermittlung von Video und Audio müssen weitere Daten gestreamt werden. Gerade bei Teilnehmern mit schmalbandigen Verbindungen kann es daher zu Übertragungsproblemen kommen.
Mit Hilfe der folgenden Tipps können Sie Ihre Präsentationsunterlagen jedoch so vorbereiten, dass von Dokumente bei nur minimaler zusätzlicher Belastung der Bandbreite bestmöglich angezeigt werden können.
Generell sollten Sie Materialien, die Sie während einer Web-Konferenz präsentieren möchten, wie folgt gestalten:
Vortragsunterlagen (z. B. PowerPoint-Dokumente)
- Wählen Sie einen einfarbigen Hintergrund und eine dunkle Schrift – die Textfarbe sollte einen hohen Kontrast zum Hintergrund aufweisen.
- Vermeiden Sie Animationen und Toneffekte – Bewegungsabläufe erfolgen nicht in derselben Geschwindigkeit wie auf Ihrem Computer, außerdem leidet die Anzeigequalität. Toneffekte werden auf entfernten Rechnern nicht wiedergegeben.
- Strukturieren Sie Folien übersichtlicher – verteilen Sie Informationen auf mehrere Folien, statt eine einzelne Folie mit Daten zu überladen. Als Richtschnur gilt: Pro Folie maximal fünf Gedanken/Ideen/Bildelemente. Formulieren Sie Inhalte nicht vollständig aus, sondern verwenden Sie Stichpunkte. So gewinnen Sie Platz und können eine Schriftgröße wählen, die für alle Teilnehmer angenehm zu lesen ist.
Textdateien (z. B. Word-Dokumente)
- In den meisten Fällen bieten Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word die Möglichkeit, ein Dokument per Zoom-Funktion zu vergrößern. Nutzen Sie diese Funktion, damit Teilnehmer angezeigten Text besser lesen können.
- Wählen Sie gängige Standardschriftarten, die leicht lesbar sind.
Online-Dokumente (z. B. aus Google Drive heraus)
Wenn Sie während einer Web-Konferenz Dokumente anzeigen möchten, die online gespeichert sind (etwa über Web-Applikationen wie Google Drive), können Sie deren Darstellung ebenfalls anpassen. Im Internetbrowser Google Chrome lässt sich der gesamte Inhalt einer Web-Seite vergrößern oder verkleinern. Ebenso können Sie lediglich die Schriftgröße verändern. Wie einfach dies geht, erfahren Sie hier.
