Wer heute durch LinkedIn und ähnliche Portale scrollt, der findet garantiert mindestens einen Artikel zum Thema Smart Working. Der Begriff ist mittlerweile zu einem Schlagwort geworden und die Befürworter dieses Trends eifrig darin, Unternehmen davon zu überzeugen, dass Telearbeit auch langfristig eine praktikable Alternative zum traditionellen Arbeitsmodell “9-5 Anwesenheit im Büro” sein kann. In diesem Beitrag werden wir häufige Fragen angehen und diskutieren, welche Technologien erforderlich sind, um Smart Working zum Erfolgsmodell zu machen. Es ist an der Zeit zu entscheiden: Hat Smart Working langfristiges Potenzial oder ist es nur eine Modeerscheinung? Doch zunächst erst einmal…
Was ist Smart Working?
Smart Working ist keine völlige Neuerfindung, sondern vielmehr eine Erweiterung der uns gewohnten Arbeitsweise um Flexibilität und Mobilität. Zum Beispiel kann die Einführung von Gleitzeit eine kluge Arbeitspolitik sein, welche einen Zeitraum für “Kernzeiten” festlegt und Arbeitnehmern für den Rest des Tages eine freie Zeiteinteilung ermöglicht. Das Arbeiten von zu Hause aus während des Covid-19-Ausbruchs dagegen kann nicht unbedingt als Smart Working angesehen werden. Es handelt sich hierbei eher um eine kurzfristige Regelung aufgrund außergewöhnlicher Umstände.
Die Hauptmerkmale von Smart Working sind:
- Flexibilität (bezüglich Zeit und Ort)
- ergebnisorientiertes Management
- hohes Maß an Autonomie für Arbeitnehmer
- flexible Formen der Zusammenarbeit
- Einsatz neuer Technologien, Werkzeuge und Arbeitsumgebungen
Warum Smart Working einführen?
Smart Working schafft nicht nur Effizienz für Unternehmen sondern erlaubt es Mitarbeitern, so effektiv wie möglich zu arbeiten. Arbeitnehmern haben so mehr Entscheidungsfreiheit, wo und wann diese arbeiten möchten – ein entscheidender Faktor für deren Zufriedenheit und auch Gesundheit. Für Arbeitgeber bedeutet der Umstieg auf Smart Working einer Erweiterung des verfügbaren Talente-Pools, da auch Neueinstellungen von geografisch weit entfernten Standorten aus vorgenommen werden können.
Mythen rund um Smart Working
Diese neue Art von Flexibilität eignet sich dabei für weitaus mehr Rollen und Funktionen als oft angenommen – vorausgesetzt, sie wird auf die richtige Weise umgesetzt. Während Smart Working von Mitarbeitern oft als wünschenswert angesehen wird, empfindet das Management dieses leider noch als lästig. Kein Wunder also, dass hier häufig Missverständnisse entstehen.
Mythos Nr. 1: “Unsere Rollen können nicht flexibel ausgeübt werden”
Wehren Sie sich dagegen, jene Funktionen mit wenig Flexibilität zur Standard-Vorgabe für alle anderen zu machen. Sicherlich sind bestimmte Aufgaben auch weiterhin dem Büro vorbehalten. Nutzen Sie für alles andere die verfügbare Technologie, um die Zusammenarbeit und Projektarbeit unter Mitarbeitern von überall her am Laufen zu halten.
In einigen Fällen erfordert dies eine Anpassung des bestehenden Arbeitsstils durch asynchrone Tätigkeiten. Inzwischen sind wir mit der Idee der Telearbeit gut vertraut und viele von uns nutzen neben dem altbewährten Telefon auch Videokonferenzen, um die Distanz zu Kollegen zu überbrücken. Das asynchrone Arbeiten hingegen, bei welchem einzelne Personen je nach Bedarf zu unterschiedlichen Zeiten an einem Dokument oder Projekt arbeiten, ist jedoch noch recht neu und vielleicht für manchen etwas gewöhnungsbedürftig. Unterstützung leisten hier Funktionen wie Instant Messaging oder Instant Editing. Weitere Tipps rund um asynchrones Arbeiten finden Sie in diesem Artikel von Doist.
Mythos Nr. 2: “Ich muss mein Team vor Ort haben, um dieses zu managen”
Führen Sie Ihre Teams ergebnisorientiert statt anwesenheitsbasiert. Das vereinfacht nicht nur das Management, sondern ermöglicht wenn richtig umgesetzt einen einfacheren Überblick zu aktuellen Aufgaben und Projekten, eine bessere Performance und weniger versäumte Fristen.
Wer an Ergebnissen gemessen wird, der übernimmt mehr Verantwortung für seine eigene Arbeit und die entsprechenden Ergebnisse. Für einige Mitarbeiter mag dies eine Selbstverständlichkeit sein, andere haben jedoch vielleicht mit dem hohen Maß an Autonomie zu kämpfen. Aus diesem Grund eignet sich der schrittweise Übergang zu Smart Working, zum Beispiel in Form von im Vorfeld festgelegten “In-Office”-Tagen oder einem strukturierten Check-in durch regelmäßige Videokonferenzen.
Mythos Nr. 3: “Mein Team wird sich isoliert fühlen
Viele Manager befürchten, dass sich ihre Mitarbeiter durch Smart Working abgekoppelt oder sogar einsam fühlen werden. An dieser Stelle erinnern wir gern noch einmal daran: Smart Working ist NICHT gleichzusetzen mit Telearbeit. Vielmehr geht es darum, Mitarbeitern die Wahl zu lassen, wie und wo diese arbeiten wollen. Ihr Team ist vielleicht nicht die ganze Zeit zusammen, umso mehr werden Ihre Mitarbeiter jedoch die Gelegenheiten zu einem Austausch von Angesicht zu Angesicht schätzen, wenn im Büro anwesend.
Stellen Sie Techniken zur Verfügung und Routinen auf, um in Kontakt zu bleiben und Teamgeist aufzubauen, auch wenn ihre Teams zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten arbeiten. Warum nicht einen Bingo-Abend für alle Mitarbeiter per WebMeeting organisieren oder ein wöchentliches Frühstücks-Meeting via Videokonferenz abhalten, damit alle in Kontakt bleiben können.
Welche Rolle spielt Technologie bei der Umsetzung von Smart Working?
Technologie ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung von Smart Working und zufriedene Mitarbeiter. Wussten Sie schon, dass 82 % aller Mitarbeiter angeben, dass die Technologie ihre Entscheidung beeinflusst, ob diese eine neue Position annehmen?
Möglich wird Smart Working durch Technologie, die uns die Freiheit verschafft, selbst darüber zu entscheiden, wann und wo wir arbeiten. Dies erfordert von Organisationen die Nutzung von Plattformen, welche sowohl Echtzeitkommunikation als auch asynchrones Arbeiten ermöglichen. Genau hier kommt 3CX ins Spiel. Mit einer einzigen Lösung für Telefonie, Konferenzen, IM und Live-Chat stehen Ihnen vom ersten Tag an alle Kommunikationswerkzeuge zur Verfügung, die Sie für ein erfolgreiches Smart Working benötigen. Sie müssen sich lediglich für eine Plattform für Ihr Projektmanagement und Ihre Dokumentenverwaltung entscheiden, welche Ihre asynchronen Tätigkeiten steuert und Ihren Mitarbeiter im Büro sowie im Home Office Zugriff auf Inhalte verschafft.
| Tools für Echtzeit-Kommunikations | Tools für asynchrone Kollaboration |
|---|---|
Videokonferenzen |
Messaging & IM |
| Live Chat & Talk |
Aufzeichnung & Archivierung von Meetings |
| 3CX Webclient |
Project Management Software, z. B. Asana |
| iOS & Android Apps |
Kollaborative Dokumente, z. B. G Suite |
Schlussfolgerung
Smart Working bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen und sollte daher positiv aufgenommen werden. Betrachten Sie den Übergang zu neuen Arbeitsmethoden daher als langfristiges Projekt anstatt kurzfristige Notfallmaßnahme. Wenn Sie weitere Informationen über smarte Kommunikationstechnologien benötigen, hilft Ihnen 3CX hierbei gern weiter. Nehmen Sie noch heute Kontakt auf!
