Der 3CX Webclient ist ein absolutes Power Tool, welches wir im Laufe der Zeit kontinuierlich optimiert und um neuen Funktionen ergänzt haben. Heute widmen wir uns einem der grundlegenden 3CX Features, welche Ihre Benutzer vielleicht noch nicht in vollem Umfang nutzen, obwohl es hoch effektiv ist: die Statusanzeige in Ihrem Webclient.
Wozu dient die Statusanzeige im Webclient?
Mithilfe der Statusanzeige können Sie die aktuelle Präsenz von Nutzern anzeigen und das Verhalten des jeweiligen Benutzerkontos in Abhängigkeit von der Tageszeit oder dem Status ändern. So stellen Sie beispielsweise sicher, dass Nutzer nicht durch Anrufe und Chat-Nachrichten gestört werden, wenn diese versuchen, sich zu konzentrieren. Auch lassen sich so Anrufe an einen Kollegen oder ein gesamtes Team weitergeleiten, wenn sich der angewählte Teilnehmer im Jahresurlaub oder auf Geschäftsreise befindet. Benutzer können zwischen den folgenden Status-Optionen wählen:
- Verfügbar
- Abwesend
- Nicht stören
- Lunch
- Business Trip
Die letzten beiden Optionen können auf Wunsch individuell angepasst werden – dazu später mehr.
Schneller Zugriff per Avatar-Symbol
Es ist wichtig, einen Status schnell und einfach ändern zu können. Mit 3CX erfolgt das ganz einfach, indem Sie auf Ihr Avatar-Symbol in der oberen linken Ecke des Bildschirms klicken. In zwei Klicks ist Ihr Status aktualisiert. Hierüber lässt sich übrigens auch ein Status vorübergehend für einen bestimmten Zeitraum festlegen.
Anpassungsmöglichkeiten für Ihr Statusprofil
Die Anpassungsfähigkeit Ihres Status bietet die erforderliche Flexibilität, damit Benutzer unabhängig von der Art und Größe der Organisation ihre Profile bedarfsgerecht und zielführend einrichten können.
Benutzerdefinierte Statusmeldungen
Wenn Sie auf den Avatar klicken, stellen Sie fest, dass es in jeder Statuszeile ein Bleistiftsymbol gibt. Wenn Sie dieses auswählen, können Sie eine beliebige Nachricht (bis zu 120 Zeichen) eingeben, die dann allen anderen Benutzern angezeigt wird. Durch diese Funktion können Sie zum Beispiel Ihren Kollegen signalisieren, dass Sie verfügbar sind, falls ein Kunde spezifische Beratung benötigt.
Benutzerdefinierter Profilname
Die letzten zwei Statusprofile können wunschgemäß geändert werden. Dazu navigieren Sie zu “Einstellungen” > “Status” > “Lunch” oder “Business Trip” und bearbeiten das Feld “Eigener Status”. Darüber hinaus kann es für Benutzer hilfreich sein, ein separates PUSH-Profil zu erstellen. Sehen Sie sich hierzu den Abschnitt “Tipps und Tricks” in diesem Blogbeitrag an.
Flexible Anrufweiterleitung
Eine korrekte Präsenzanzeige hilft nicht nur dabei, Ihren Kollegen Ihre Verfügbarkeit anzuzeigen. Auch lässt sich hiermit sicherstellen, dass Anrufe direkt umgeleitet und so Kundenanrufe nicht verpasst werden. In den Status-Einstellungen können Benutzer festlegen, wie in den folgenden Szenarien mit eingehenden Anrufen umgegangen wird:
- Umgang mit unbeantworteten Anrufen von externen oder internen Quellen
- Ziel der Rufumleitung, wenn die Nebenstelle eines Benutzers besetzt oder nicht erreichbar ist
Profilspezifische Optionen
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, das Mobiltelefon zeitgleich mit der 3CX-Nebenstelle klingeln zu lassen. Bei der Einrichtung der Profile “Verfügbar” und “Lunch” können Benutzer das Kontrollkästchen “Anrufe gleichzeitig auf Mobiltelefon signalisieren” aktivieren. Zusätzlich zu dieser Option können Benutzer entscheiden, ob mehrere Anrufe auf einer einzigen Nebenstelle entgegengenommen werden und PUSH-Benachrichtigungen zugestellt werden sollen oder nicht.
Benutzerspezifische Ausnahmen
Die flexible Anrufweiterleitung ist eine hervorragende Funktion, um für alle Benutzer sicherzustellen, dass die Anrufe korrekt weitergeleitet werden. Aber was, wenn eine besonders wichtige Person anruft? Über die Option “Ausnahmen” kann der Benutzer ein spezielles Verhalten einrichten.
Wenn zum Beispiel der Status eines Benutzers auf “Nicht stören”eingestellt ist, aber CEO des Unternehmens anruft, dann wäre vorteilhaft, wenn dieser nicht in der Mailbox landet. Das Eintragen der Rufnummer des Geschäftsführers in die Ausnahmeliste und das Festlegen, wie dieser Anruf behandelt werden soll, setzt alle anderen Weiterleitungsregeln außer Kraft.
Status-Planer
Der Status-Planer im Webclient ist ein großartiges Werkzeug für Benutzer, welche in Teilzeit arbeiten oder anderweitig abweichende Arbeitszeiten haben, die nicht in den Rahmen der globalen Bürozeiten fallen. Durch die Einrichtung eines persönlichen Zeitplans kann der Status für Nebenstellen von Benutzern je nach Wochentag und Tageszeit automatisch geändert werden. Es können hierbei auch mehrere Zeitfenster pro Tag eingegeben werden. Die Massen-Optionen “Hinzufügen” und “Löschen” machen die Einrichtung schnell und einfach.
Simple Verwaltung von Begrüßungen
Der Wechsel zwischen verschiedenen Status-Optionen kann Auswirkungen haben, an welche Sie vielleicht zunächst nicht denken. Wenn Sie z. B. den Status “Abwesend” festlegen – gilt Ihre allgemeine Voicemail-Ansage weiterhin? Höchstwahrscheinlich nicht. Die Lösung? Mit dem Webclient können Sie für jeden Status individuell Voicemail-Begrüßungen aufzeichnen und einrichten. Navigieren Sie hierfür zu “Einstellungen > Ansagen”. So müssen Sie nicht für jeden Anlass eine neue Voicemail aufnehmen.
Holen Sie das Beste aus Ihrer Statusanzeige?
Mit dem 3CX Webclient können Sie Ihren Profilstatus auf einfache und intuitive Weise anpassen und aktualisieren. Die Anpassung der Präsenz ist nicht nur auf den Webclient beschränkt, sondern steht auch in den kostenlosen mobilen Apps sowie der Desktop App für Windows und macOS zur Verfügung. Wenn Sie die Statusanzeige im Webclient bisher nicht in vollem Umfang nutzen, dann ist jetzt die Gelegenheit, alle Vorteile zu nutzen.
