Konfigurieren und Verwenden von Weckrufen/Erinnerungen der 3CX Telefonanlage

Einführung

Für das Hotel- und Gastgewerbe sind Weckrufe und Erinnerungen ein wichtiger Bestandteil des Gästeservice. Die 3CX Telefonanlage verfügt über einen Digitalen Rezeptionisten/IVR, mit dem Gäste Weckrufe über ihr Zimmertelefon selbst einrichten können.

Erstellen eines Digitalen Rezeptionisten für Weckrufe

Der Digitale Rezeptionist (DR) wird für Weckrufe, aber auch für Funktionscodes zur Verwaltung des Zimmerstatus benötigt. So konfigurieren Sie einen speziell für Weckrufe vorgesehenen Digitalen Rezeptionisten:

1. Klicken Sie in der 3CX Verwaltungskonsole auf 'Digitaler Rezeptionist', und wählen Sie 'Digitalen Rezeptionisten hinzufügen'.
2. Geben Sie dem Digitalen Rezeptionisten/IVR einen Namen, z. B. ‘Weckruf-Service’.

3. Zeichnen Sie mit einem externen Gerät eine Audioansage auf, wie 'Hallo, dies ist Ihr Weckruf.'. Laden Sie die zugehörige Datei über den Digitalen Rezeptionisten hoch. Ebenso können Sie auf die Schaltfläche 'Über Telefon aufzeichnen' klicken, um direkt eine Ansage über das Telefon einer Nebenstelle aufzuzeichnen.
4. Scrollen Sie nach unten zum Bereich 'Optionen', und wählen Sie die Option 'IVR-Weckruf' aus. Klicken Sie auf 'OK', um die Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Sie können nur einen IVR-Weckruf-Dienst konfigurieren. Um diesen zu überprüfen, rufen Sie die Übersicht zu allen eingerichteten Digitalen Rezeptionisten auf. Der Weckruf-Dienst wird mit dem Hinweis '[IVR-Weckruf]' neben dem von Ihnen vergebenen Dienstnamen angezeigt.

Einrichten von Weckrufen/Erinnerungen

Einrichten über Zimmertelefon durch Gäste

Weckrufe können von Gästen mit Hilfe des Digitalen Rezeptionisten direkt über ihr Zimmertelefon eingerichtet werden, ohne Unterstützung durch die Hotelrezeption.

1. Im obigen Beispiel (siehe Screenshot) ist der IVR-Weckruf-Dienst per Zimmertelefon über die Nebenstellennummer 806 erreichbar.
2. Nach Wahl dieser Nummer begrüßt der Digitale Rezeptionist den Gast mit einem Sprachmenü, über das Datum und Uhrzeit des Weckrufs festgelegt werden können.

Sollte der Weckruf zum gewünschten Zeitpunkt nicht vom Gast angenommen werden, kann der Anruf an die Hotelrezeption weitergeleitet werden. So richten Sie die Weiterleitung ein:

1. Klicken Sie in der 3CX Verwaltungskonsole auf 'Einstellungen' > Hotel-Dienstmerkmale'.
2. Scrollen Sie nach unten bis zum Bereich 'Nicht angenommene Weckrufe'.
3. Legen Sie fest, an welches Ziel der Weckruf weitergeleitet werden soll, wenn er nicht vom Gast angenommen wurde.

Einrichten über 3CX Webclient durch Hotelrezeption

Mitarbeiter der Hotelrezeption (bzw. deren Nebenstellen) müssen für die Nebenstellengruppe, zu der die Hotelzimmer zählen, eine Gruppenberechtigung zum Durchführen von Aktionen besitzen, um einen Weckruf einrichten zu können. Ist diese Berechtigung für die Hotelrezeption/Zentrale (Nebenstelle) erteilt worden, sind über den 3CX Webclient folgende Aktionen möglich:

1. Klicken Sie auf ein Zimmer bzw. die zugehörige Nebenstelle und dann auf 'Erinnerung festlegen'.
   
2. Legen Sie Datum und Uhrzeit für den Weckruf fest.

Verwalten von Weckrufen/Erinnerungen

Im 3CX Webclient kann die Hotelrezeption unter 'Panel' (Bedienfeld) alle von Mitarbeitern und Gästen eingerichteten Weckrufe/Erinnerungen anzeigen, ändern und löschen.

Je Zimmertelefon/Nebenstelle kann nur 1 Weckruf/1 Erinnerung eingerichtet werden. Wird eine Änderung vorgenommen, erfolgt eine Aktualisierung der bisherigen Daten.

Anpassen/Neuaufnehmen von Ansagen zur Weckruf-Einrichtung

Für die sprachgesteuerte Einrichtung/Planung eines Weckrufs werden nur Audiodateien mit Ansagen in englischer Sprache bereitgestellt. Sie können diese jedoch durch selbst aufgezeichnete Ansagen in einer anderen Sprache ersetzen. Hierbei müssen Sie lediglich darauf achten, dass das Dateiformat und die Dateinamen mit den englischen Vorgaben identisch sind.

Die Audiodateien für das 3CX Hotel-Modul finden Sie hier:

• Für Windows: %programdata%\3CX\Instance1\Data\Ivr\Prompts\Hotel
• Für Linux: /var/lib/3cxpbx/Instance1/Data/Ivr/Prompts/Hotel

Bitte beachten Sie die folgenden Anforderungen für selbst aufgezeichnete Ansagen:

• Erforderliches Audioformat: WAV, PCM, 8 KHz, 16 Bit.
• WAV-Dateien sollten möglichst klein sein.
• Am Anfang und am Ende einer Ansage sollte eine Stille von mehr als 10 bis 20 ms vermieden werden.
• Achten Sie darauf, dass das Audiosignal am Ende einer Ansage nicht übersteuert ist, um Artefakte (Klicks) zu vermeiden.
• Eine Ansage wird aus einzelnen Satzbausteinen zusammengesetzt, die unter ähnlichen Bedingungen mit einer möglichst hohen Übereinstimmung bei Lautstärke, Tonhöhe und Sprachfarbe aufgezeichnet werden sollten, damit miteinander kombinierte Bausteine als Ganzes harmonisch klingen.
• Behalten Sie die vorgegebenen Dateinamen bei, und ersetzen Sie jede Datei durch Ihre eigene Aufzeichnung.

Weiterführende Informationen

• Konfigurieren der Abrechnungsschnittstelle
• Das 3CX Hotel-Modul

Letztes Update
Dieses Dokument wurde zuletzt am 25. Juli 2023 aktualisiert.

https://www.3cx.de/docs/hotel-weckruf-erinnerungen/