Jonglieren Sie auch mit mehreren Collaboration Apps gleichzeitig, während Sie im Büro oder auch von unterwegs beruflich tätig sind? Dann sind Sie nicht allein!
Untersuchungen haben ergeben, dass 91 % der Unternehmen mindestens zwei Messaging-Apps für die interne Kommunikation verwenden. Dies widerspricht jedoch dem Anraten von IT-Managern, welchen daran liegt, Plattformen in der Regel zum Zweck der Sicherheit und User Experience zu konsolidieren. Wie erklärt sich dieser Widerspruch?
In diesem Beitrag werden wir einige Herausforderungen bei der Nutzung mehrerer Collaboration Tools beleuchten und Lösungen vorschlagen, welche sowohl Mitarbeiter als auch IT-Profis zufrieden stellen. (Spoiler: Es geht nicht darum, alle Ihre bestehenden Plattformen zu verwerfen, sondern vielmehr darum, diese zusammenarbeiten zu lassen).
Aufwind für anwenderorientierte Zusammenarbeit
Vielleicht fragen Sie sich, warum in Ihrer Organisation fünf verschiedene Chat-Plattformen genutzt werden, obwohl Sie offiziell nur eine von diesen unterstützen (und das entsprechende Abo zahlen!).
Eine zunehmende benutzerzentrierte Form der Zusammenarbeit bedeutet, dass es für Mitarbeiter und Teams heute einfacher denn je ist, genau jene Plattform unter vielen zu wählen, mit welcher diese am effektivsten arbeiten können. In der Theorie ein positiver Schritt. Doch sind wir alle verschieden und haben entsprechend unseren eigenen Kommunikationsstil. Und entsprechend unserer persönlichen Präferenzen beim Nutzererlebnis einer Plattform, ist es eben ein ganz bestimmtes “Look & Feel”, welches uns den Eindruck vermittelt, komfortabel und produktiv miteinander zusammenzuarbeiten.
Bis vor Kurzem wäre dies nicht möglich gewesen. “Geschäftsorientierte” Kollaborations-Modelle erforderten einen Zugang zu Kommunikationswerkzeugen über ein entsprechendes Firmenabonnement – denken Sie zurück an die gute alte Zeit von Microsoft Lync! Heutzutage richten sich Kommunikations-Plattformen mit ihren kostenlosen Versionen oder günstigen Einstiegs-Lösungen direkt an Anwender und Teams.
Mehr Collaboration Apps = mehr Herausforderungen
Die Verwendung mehrerer Collaboration Apps, insbesondere wenn es sich um kostenfreie Anwendungen handelt, führt zu zahlreichen Herausforderungen. (Lesen Sie hier über die Risiken kostenloser Kommunikationslösungen) Folgend betrachten wir vier Punkte, welche von unseren 3CX-Partnern am häufigsten angesprochen werden:
1. Die Unterstützung mehrerer Anwendungen ist kostspielig
Wenn Ihre Teams es vorziehen, verschiedene Kommunikationskanäle zu nutzen, zahlen Sie vielleicht am Ende mehrere Abonnements verschwenden so Geld, welches an anderer Stelle besser investiert ist. Während Kommunikations-Tools im Allgemeinen immer erschwinglicher werden, mächte niemand mehr als das unbedingt Notwendige zahlen.
Wünscht sich Ihr Marketing-Team vielleicht einen anderen Kanal als Ihre Entwickler, dann ist es an der Zeit, sich Verständnis darüber zu verschaffen, welche Funktionalitäten für Ihre Organisation am wichtigsten sind, damit dass Sie Plattformen identifizieren können, welche in allen Bereichen Ihre Anforderungen erfüllen.
2. Verbraucher-Anwendungen stellen ein Sicherheitsrisiko dar
Wie das Sprichwort sagt: Wenn etwas umsonst ist, bist du die Ware. Das gilt auch für Software. Wenn Ihre Mitarbeiter Verbraucher-orientierte Plattformen nutzen, um deren geschäftliche Angelegenheiten zu besprechen, dann laufen Sie schnell Gefahr, dass sensible Informationen preisgegeben werden. Auch eine zentrale Überwachung der Konten Ihrer Mitarbeiter ist in diesem Fall nicht möglich.
Trennen Sie daher persönliche und geschäftliche Angelegenheiten strikt: Verwenden Sie für Ihre Business-Kommunikation eine spezielle Plattform für professionelle Kollaboration.
3. Informationen gehen verloren
Während das Risiko, Informationen versehentlich preiszugeben, bereits sehr hoch, ist es mindestens so wahrscheinlich, diese ganz zu verlieren. Je mehr Anwendungen ein Mitarbeiter gleichzeitig nutzt, desto schwieriger wird es, Informationen zeitnah über das korrekte Medium aufzufinden. Stellen Sie sich vor, in wie vielen Ordnern verschiedener Plattformen Nutzer nach Informationen suchen müssen, wenn keine konkreten Regeln zum Informationsaustausch festgelegt werden.
Das Nicht-Auffinden oder gar der Verlust von wichtigen Informationen unterbricht Besprechungen, behindert den Projektfortschritt und macht Mitarbeiter weniger produktiv. Je weniger Plattformen im Einsatz sind, desto geringer die Streuung von Informationen und der damit verbundene Zeitaufwand, deren virtuelle Spuren zu verfolgen.
4. Fehlende interne Abstimmung
Nutzen Teams verschiedene Kollaborations-Anwendungen, dann entstehen Silos. Wer in Silos arbeitet, der schottet sich von anderen Teammitgliedern ab und verhindert einen ununterbrochen Informationsfluss. Setzen Sie vielmehr auf eine abteilungs- und funktionsübergreifende Kommunikation für den reibungslosen Austausch.
Und auch der hiermit verbundene Mangel an interner Abstimmung birgt Risiken. Wenn Teams nicht miteinander kommunizieren oder untereinander nur schwer erreichbar sind, dann kann es leicht passieren, dass sich diese am Ende in völlig verschiedene Richtungen bewegen. Keine gute Strategie für eine erfolgreiche Projektarbeit und definitiv ein Wachstumshemmer für Ihr Business.
Was ist die Lösung?
Trotz aller Herausforderungen, die eine Nutzung mehrerer Collaboration Apps sich bringt, ist es unrealistisch, eine vollständige Zentralisierung zu erzielen. Vielmehr ist es wichtig zu erkennen, dass jedes Team innerhalb Ihrer Organisation unterschiedliche Anforderungen hat, welche bei durch Ihre Kommunikationsinfrastruktur abgedeckt werden sollten.
Die geeignete Lösung besteht aus zwei Teilen. Erstens: Stellen Sie eine Kollaborationsplattform zur Verfügung, welche eine Vielzahl an Kommunikationsmethoden auf einer einzigen, leicht zu bedienenden Oberfläche vereint. Dadurch wird sichergestellt, dass die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter über die jeweils bevorzugten Kanäle kommunizieren kann – sei es Video, Chat, Telefonie oder Mobiltelefonie – ohne sich mit Apps aus dem privaten Umfeld herumzuschlagen.
Zweitens: Suchen Sie nach einer Kommunikationslösung, die Interoperabilität bietet. Wer auf Technologie mit offenen Standards setzt, der ermöglicht es, bestehende Anwendungen so zu integrieren, dass diese miteinander kommunizieren können und so das Risiko des Informationsverlustes oder das Bilden von Silos verringert wird.
Schlussfolgerung
Je mehr Apps Sie verwenden, desto schwieriger wird es, Unified Communications in Ihrem Unternehmen zu erreichen. Egal wie die das Kommunikationsumfeld aussieht, IT-Partner müssen darauf vorbereitet sein, für Ihre Kunden möglichst viele Kanäle zu konsolidieren, um Sicherheitsrisiken, Produktivitätseinbrüche und unnötige Kosten zu minimieren.
Vermeiden Sie die Stolperfallen multipler Kollaborations-Tool in Ihrem Business und entscheiden Sie sich für ein Multichannel-Kommunikationstool wie 3CX. Profitieren Sie von einer Lösung, welche Videokonferenzen, Telefonie und Chat-Funktionen integriert und durch offene Standards auch die Integration von Drittanbieter-Anwendungen ermöglicht. So bieten Sie ein einziges Kommunikations-Hub für alle Mitarbeiter.
