Einrichten von Abteilungen

Einführung

Abteilungen

Abteilungen sind für den effizienten Betrieb von 3CX von zentraler Bedeutung. Sie definieren Organisationseinheiten mit Mitgliedern, die über eigene Bürozeiten, Zeitzonen und andere Einstellungen verfügen. Diese gelten für alle Mitglieder der Abteilung/Gruppe. Eine Gruppe kann auch IVRs/Sprachdialog-Systeme, SIP-Trunks und beliebige Systemnebenstellen umfassen.

Jede Abteilung verfügt außerdem über einen "Kompakt-IVR", an den Sie Anrufe weiterleiten können, die je nach Eingangszeit unterschiedlich bearbeitet werden sollen. Dies ist eine Alternative zu einem vollständigen IVR, da er lediglich eine Begrüßungsansage abspielt und Anrufe dann zeitabhängig weiterleitet.

Nutzern werden Rollen zugewiesen, die für alle Abteilungen gelten, denen sie angehören. Durch die Einrichtung von Abteilungen können Sie Aufgaben delegieren und Nutzerrollen nur auf bestimmte Abteilungen beschränken.

Abteilungsmitglieder

So fügen Sie einer Abteilung Mitglieder hinzu:

Navigieren Sie in der 3CX Admin-Konsole zu "Abteilungen".
Wählen Sie die entsprechende Abteilung aus
Klicken Sie auf "Hinzufügen" und wählen Sie einen oder mehrere Nutzer aus.

Sicherheitsrollen

Jedem Nutzer wird eine Rolle zugewiesen. Eine Rolle definiert die Rechte, über die ein Nutzer in dieser Gruppe verfügt, und gilt für alle Abteilungen, denen er angehört. Wenn alle Nutzer zusätzlich zu ihrer Hauptabteilung Mitglieder der Standardabteilung sind, kann ein Abteilungsadministrator alle Nutzer verwalten. Am besten ist es, wenn die Nutzer nur einer Abteilung angehören und nicht mehreren. Folgende Rollen stehen zur Verfügung:

Nutzer – Abteilungsebene
Rezeptionist
Abteilungsadministator
Manager
Eigentümer

Darüber hinaus gibt es zwei systemweite Rollen, Systemadministrator und Systembesitzer, die Zugriff auf alle Einstellungen von 3CX haben. Weitere Informationen zu Sicherheitsrollen finden Sie hier.

Optionen

Im Dialog "Optionen" können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Abteilungsname
Abteilungsansagen – Wird für IVR- und Mailbox-Menüs verwendet
Abteilungssprache – Wird für System-E-Mails wie Begrüßungs- und Besprechungseinladungs-E-Mails verwendet.
Abteilungsinformationen veröffentlichen – Zeigt Mitglieder dieser Abteilung auf den Teamseiten an. Deaktivieren Sie diese Option, um die Mitglieder dieser Gruppe auszublenden.

Einschränken der Anrufansicht

Einschränkungen der Anrufansicht

Abteilungen eignen sich zudem zum Festlegen, welche Anrufe Mitglieder einer bestimmten Abteilung sehen können. Obwohl die Einstellung auf Nutzerebene vorgenommen wird, gilt sie für Anrufe ausgewählter Abteilungen, sodass Sie Ihre Mitglieder entsprechend organisieren müssen.

Beispiel: Ein Vorgesetzter kann die Anrufe aller von ihm verwalteten Abteilungen sehen, aber dennoch nur Mitglied einer Gruppe sein.

Einschränkungen können wie folgt angewendet werden:

Anwesenheit – Der Nutzer kann den Status aller Nutzer sehen, die Mitglied dieser Gruppe sind.
Anrufe – Der Nutzer kann alle Anrufe in dieser Gruppe sehen.
Vorgänge – Der Nutzer kann Vorgänge wie die Anrufübernahme für Anrufe dieser Gruppe ausführen.