Einrichten von Abteilungen

Einführung

Abteilungen

Abteilungen sind für den effizienten Betrieb Ihrer 3CX-Lösung von zentraler Bedeutung, da sie eine Organisationseinheit mit Mitgliedern definieren, die über eigene Bürozeiten, Zeitzonen, Sprachen und weitere Einstellungen verfügen – auch wenn diese bei Bedarf auf Nutzerebene angepasst werden können.

Im Multi-Mandanten-Modus wird jede Abteilung zu einem separaten und isolierten PBX-Tenant.

Diese Einstellungen gelten für alle Mitglieder der Abteilung. Eine Abteilung kann auch IVR-Systeme, SIP-Trunks und beliebige Systemnebenstellen umfassen.

Nutzern von Nebenstellen werden Rollen zugewiesen, die für alle Abteilungen gelten, denen sie angehören. Durch die Einrichtung von Abteilungen können Sie Aufgaben delegieren und Nutzerrollen auf bestimmte Abteilungen beschränken. Weitere Informationen zu Zugriffsrollen finden Sie hier.

Abteilungsmitglieder

So fügen Sie einer Abteilung Mitglieder hinzu:

  • Navigieren Sie in der 3CX Admin-Konsole zu "Admin → Abteilungen".
  • Wählen Sie die entsprechende Abteilung aus

Abteilungsmitglieder

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

Hinzufügen

  • Wählen Sie einen oder mehrere Nutzer aus, die der Abteilung hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

Optionen

So konfigurieren Sie die Optionen für eine Abteilung:

  • Gehen Sie zu Admin → Abteilungen.
  • Wählen Sie die betreffende Abteilung aus.

Konfigurieren von Optionen für eine Abteilung

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“.

Optionen

  • Hier können Sie Folgendes festlegen:
  • Abteilungsname
  • Abteilungsansagen und Abteilungssprache
  • Die ausgewählten Ansagen werden für IVR- und Voicemail-Menüs verwendet.
  • Die ausgewählte Sprache wird für E-Mail-Benachrichtigungen wie Willkommens-E-Mails und Besprechungseinladungen verwendet. Dies ist nützlich, da Sie so bei Bedarf verschiedene Abteilungen auf unterschiedliche Sprachen einstellen können.
  • Ausgehende Anrufregeln
  • Diese Informationen bieten Ihnen einen schnellen Überblick über die verfügbaren ausgehenden Anrufregeln für ausgehende Anrufe von Nutzern dieser Abteilung.
  • Abteilungsinformationen an alle Nebenstellen veröffentlichen
  • Wenn diese Option aktiviert ist, sind Mitglieder dieser Abteilung für Nutzer sichtbar, die nicht der Abteilung angehören.
  • Wenn diese Option deaktiviert ist, sind Mitglieder dieser Abteilung für Nutzer ausgeblendet, die nicht der Abteilung angehören.
  • Beachten Sie, dass dies Auswirkungen auf Nutzer hat, die mehreren Abteilungen angehören.
  • Transkription
  • Hier können Sie auswählen, ob Voicemails und/oder Aufzeichnungen transkribiert werden sollen.
  • Abteilungsmusik in der Warteschleife (Update 10 und später)
  • Mit Department Music on Hold kann jede Abteilung (oder jedes Unternehmen in einem Multi-Tenant-System) ihre eigene Wartemusik für normale Anrufe über Nebenstellen festlegen und dabei Nutzerdefinierte Musik, Ansagen, Branding-Informationen, rechtliche Hinweise oder sprachspezifische Nachrichten einbinden.
  • Aufnahmen und Audiodateien, die vom Systeminhaber oder Systemadministrator als „Abteilungsmusik in der Warteschleife“-Dateien hinzugefügt wurden, stehen im gesamten System zur Verfügung und können von allen Abteilungen an allen anderen Warteschleifen-Standorten verwendet werden.

Abteilungsbereiche

  • Darüber hinaus können Sie im Multi-Mandanten-Modus auch die folgenden Optionen konfigurieren:
  • Nutzer-Nebenstellenbereich
  • Hier können Sie den Bereich festlegen, in dem Nutzer-Nebenstellen in diesem Unternehmen/dieser Abteilung erstellt werden können.
  • System-Nebenstellenbereich
  • Hier können Sie den Bereich festlegen, in dem System-Nebenstellen in diesem Unternehmen/dieser Abteilung erstellt werden können.
  • Trunk-Limit
  • Die maximale Anzahl an SIP-Trunks, die diese Abteilung erstellen kann.
  • Wartemusik der Abteilung
  • Aufnahmen und Audiodateien, die vom Unternehmens-/Abteilungsinhaber als „Wartemusik der Abteilung“ hinzugefügt wurden, sind nur innerhalb des Unternehmens/der Abteilung verfügbar.

Abteilungsoptionen im Admin-Dashboard

  • Firmen-/Abteilungsinhaber können die Abteilungsoptionen auch über ihr Admin-Dashboard aufrufen.

Einschränken der Anrufansicht

Benutzerbeschränkungen pro Abteilung

Abteilungen ermöglichen es Ihnen, festzulegen, welche Anrufe ein Nutzer einer bestimmten Abteilung sehen kann und welche Anrufinteraktionen ihm gestattet sind.

Obwohl diese Einstellung auf Nutzerebene im Reiter „Ansicht“ vorgenommen wird, definiert sie, welche Aktionen dem Nutzer in Abteilungen erlaubt sind, denen er nicht angehört.

In diesem Beispiel ist die Nebenstelle 101:

  • Mitglied ausschließlich der Marketingabteilung.
  • Ihre Anrufe sind für andere Mitglieder der Marketingabteilung sichtbar (Meine Anrufe anzeigen).
  • Sie kann sich in Gespräche der Marketingabteilung und auch in Gespräche der Vertriebstechnik einklinken (Einklinken, Zuhören & Zuhören).
  • Sie kann die Anwesenheitsinformationen der Marketingabteilung und auch der Vertriebstechnik einsehen (Anwesenheit anzeigen).
  • Sie kann laufende Anrufe anderer Mitglieder der Marketingabteilung sehen (Anrufe anzeigen).
  • Sie kann Anruffunktionen wie Anrufannahme, Anrufparken und Anrufweiterleitung für laufende Anrufe anderer Mitglieder der Marketingabteilung nutzen (Anruffunktionen).
  • Sie kann Nutzerfunktionen wie Statusänderung, Erinnerungseinstellungen und Weiterleitungsregeln für andere Mitglieder der Marketingabteilung nutzen (Nutzerfunktionen).

Sie können ähnliche Einstellungen gleichzeitig auf mehrere Nutzer anwenden, indem Sie die Funktion „Mehrfachbearbeitung“ nutzen:

Nutzer

Wählen Sie in der Admin-Konsole auf der Seite „Admin → Nutzer“ mehrere Nutzer aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Nutzer bearbeiten

  • Wechseln Sie zur Registerkarte „Ansicht“ und bearbeiten Sie die Berechtigungen auf die gleiche Weise wie für einen einzelnen Nutzer.
  • Deaktiviert: Diese Berechtigung kann für die ausgewählten Nutzer nicht aktiviert werden.
  • Leer: Die Berechtigung ist derzeit für alle ausgewählten Nutzer deaktiviert.
  • Gestrichelt: Die Berechtigung ist derzeit für einige der ausgewählten Nutzer aktiv.
  • Aktiv: Die Berechtigung ist derzeit für alle ausgewählten Nutzer aktiv.

Siehe auch

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 4. August 2026 aktualisiert.

https://www.3cx.de/docs/adminhandbuch/abteilungen/