Nichts ist leichter als in den täglichen Trott unserer Arbeitsroutine zu verfallen, welche uns oft so sehr vereinnahmt, dass wir nicht mehr die Zeit haben, uns mit Kollegen auszutauschen. Oft vergessen wir dabei, wie wichtig und gewinnbringend Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation sind. Auch dann, oder vielmehr ganz besonders in dem Fall, wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten oder in deren Home Office tätig sind, wird ein direkter Draht zueinander zur Herausforderung. Aber das muss nicht sein. Wir zeigen 3 Best Practice Methoden auf, mit welchen Ihre Mitarbeiter miteinander verbunden bleiben:
Arbeiten Sie standortübergreifend zusammen
Zwei Köpfe denken weiter als nur einer. In kaum einem anderen Umfeld macht diese Redewendung mehr Sinn als in unserer Arbeitswelt, wo erst die Kombination unterschiedlicher Talente echte Synergieeffekte bringt. Aus diesem Grund ist die Option eines mobilen Arbeitsplatzes so wichtig. IP-basierte Telefonsysteme können Sie dabei unterstützen, mit effektiven Tools die interne Zusammenarbeit zu optimieren, Entscheidungen und Lösungen zu beschleunigen und so den harten Wettbewerbskampf für sich zu entscheiden.
VoIP-Systeme ermöglichen es Ihnen, die Nebenstelle Ihres Büros überall mit hin zu nehmen. Und mithilfe eines Softphones können Sie die kompletten Funktionalitäten eines Tischtelefons auch auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Laptop nutzen. Egal ob Mitarbeiter von daheim arbeiten, beim Kunden vor Ort oder auf Geschäftsreise sind – direkte Kommunikation und Zusammenarbeit ist jederzeit möglich, zum Beispiel wenn wichtige Kommentare zu einem gemeinsamen Projekt ausstehen.
Befürworten Sie neue Technologien
Zusammenarbeit sollte ein reibungsloser Prozess sein, andernfalls werden sich Ihre Mitarbeiter diesem verweigern und Ihrem Business so wichtige Ideen und Impulse verloren gehen. Damit Mitarbeiter sich hier aktiv engagieren, müssen Kommunikationsbarrieren identifiziert und eliminiert werden. Mithilfe von Unified Communications, oder kurz UC, ist das ganz einfach.
IP-Telefonie bietet zahlreiche UC-Features, welche es Ihren Mitarbeitern erlaubt, unter geringstmöglichem Aufwand und völlig standortunabhängig miteinander in Verbindung zu bleiben. So lässt sich beispielsweise per Präsenzanzeige die Verfügbarkeit von entfernten Mitarbeitern anzeigen und damit Zeiträuber wie unbeantwortete Anrufe reduzieren. Auch ein erfolgloses Weiterleiten und damit unzufriedene Kundenreaktionen werden so minimiert.
Im Fall, dass Sie Dokumente von externen Kollegen empfangen möchten, ist kein Fax-Server mehr erforderlich, da UC-Technologie ankommende Faxe direkt als PDF umwandelt und per E-Mail versendet. Auch Voicemail-Nachrichten werden in Audio-Dateien umgewandelt und direkt per E-Mail versandt.
Unterschätzen Sie nicht die Kraft persönlicher Kommunikation
E-Mails, Anrufe und Textnachrichten sind allesamt effiziente Methoden, um miteinander verbunden zu bleiben. Doch manchmal bedarf es einer persönlicheren Note, was bedeutet, Gesprächspartner sollten sich von Angesicht zu Angesicht begegnen. Das mag nicht immer bequem oder ohne Transatlantikflug möglich sein, bildet jedoch das Grundgerüst einer langfristigen Fernbeziehung mit Geschäftskunden in einem vom Wettbewerb durchdrungenen Markt. Eine zeit- und kostensparende Alternative sind Webkonferenzen, welche ebenfalls völlig unkompliziert über Ihr IP-Telefonsystem abgewickelt werden können.
WebRTC-Technologie ermöglicht hierbei einen browserbasierten Austausch von Sprache, Video und Daten, welchem Teilnehmer jederzeit ohne zusätzliche Software oder Plugins beitreten können. Webkonferenzen reduzieren Reisekosten und erhöhen die Produktivität sowie Bindung von Mitarbeitern untereinander. Selbst entfernte Mitarbeiter fühlen sich so verbunden und integriert.
Diese Form von Zusammenarbeit fördert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern bündelt auch deren Effizienz zu einem unerheblichen Mehrwert für Unternehmen, welche darüber hinaus von Kostenvorteilen, Zeitersparnissen und schlussendlich einem besseren Geschäftserfolg profitieren.
