Fühlen Sie sich auch erschlagen von der Hitzewelle, die uns aktuell gehörig zu schaffen macht? Wer in klimatisierten Räumen arbeiten kann, der hat es gut… Doch auch dieser Spaß vergeht einem wohl leicht mit der nächsten Stromrechnung. Und irgendwie ist der Kopf auch nicht mehr so richtig bei der Sache – die Gedanken schweifen zum anstehenden Jahresurlaub und die Organisation der Kinderbetreuung während der Ferienzeit ist genauso offen sowie all die liegen gebliebenen Projekte, welche es wieder nicht in den Quartalsbericht schaffen. Wer ist so schon produktiv? Wir geben einige Tipps, wie Ihr Team effektiv durch den Sommer kommt, ohne deren Arbeitszeit untätig oder unmotiviert zu verbringen.
1. Der Schlüssel: Digitalisierung Ihres Business
Inzwischen lassen sich ganze Fabriken virtuell steuern. Warum also nicht auch in Ihrer Organisation Potenzial identifizieren, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren und virtuelle Teams zu erstellen, welche sich jederzeit auch remote steuern lassen? Die Sommerferien sind der perfekte Zeitpunkt, hiermit anzufangen! Statt halbleere Büros bei voll laufender Klimaanlage in Betrieb zu halten, können Sie Ihren Mitarbeitern die richtigen Tools an die Hand geben, um auch außerhalb Ihrer Geschäftsräume produktiv im Einsatz zu sein. Sie werden vielleicht überrascht sein, wie viele Möglichkeiten heute durch Kooperations-Tools wie Google Workspace, Office 365, Trello und viele andere abgedeckt werden. Und dank moderner Team-Meeting-Software sind Ihre virtuellen Besprechungen genauso effizient wie als wären alle Teilnehmer persönlich vor Ort.
Wichtig ist es hierbei, für maximale Produktivität auf in Ihr System integrierbare Business Apps zu setzen statt vielfältige Anwendungen auf unterschiedlichen Oberflächen zu nutzen, die Zeit kosten und Informationen ineffizient streuen. So lassen sich beispielsweise Ihre Kontakte und Kalender ganz leicht synchronisieren und Dokumente mit Teammitgliedern teilen. Integrieren Sie auch Ihre internen & externen Kommunikationskanäle und machen Sie clevere Warteschleifen, Chat und Videokonferenzen zum festen Bestandteil Ihres Arbeitsalltags. Gewähren Sie außerdem jedem Mitarbeiter remote Zugang zu Ihrer Kommunikations- & Kollaborations-Software, CRMs und Servern, damit der direkte Draht zu Kunden und Kollegen immer und überall aufrecht erhalten bleibt. Denn wer auch während der Sommerzeit erstklassigen Service und Support bietet, verschafft sich zusätzlichen Umsatz und zufriedene Kunden – ohne dass diese einen Unterschied spüren, ob deren Anfrage von Ihrer Kundenservice-Zentrale, aus Ibiza oder dem heimischen Vorgarten beantwortet wird.
2. Work-Life-Balance dank voller Mobilität
Kein Mitarbeiter sollte auf den Familienurlaub verzichten, weil Projekte nicht abgeschlossen sind oder bestimmte Funktionen trotz Ferienzeit kontinuierlich weiter besetzt bleiben müssen. Längst nicht ist hierfür immer physische Präsenz im Büro erforderlich. Schon lange in unserem persönlichen Alltag etabliert halten mobile App nun endlich auch Einzug in die Business-Welt. Nutzen Sie diese, um Ihre Kommunikation und Kollaboration von überall her gleichermaßen einfach und effektiv zu gestalten. Indem Sie Ihren Mitarbeitern räumliche und vielleicht sogar zeitliche Flexibilität anbieten, gewährleisten Sie auch über den Sommer hinweg hohes Engagement. Nicht in jedem Fall muss der Tag mit strikten Zeitplänen durchgetaktet werden – warum nicht also Gleitzeit oder völlige Flexzeit anbieten, um zu gewährleisten, dass auch über den Sommer das volle Arbeitspensum absolviert werden, aber Mitarbeiter dennoch nicht auf wertvolle Zeit mit der Familie verzichten müssen? Sicherlich werden diese es Ihnen mit vollem Einsatz nach der Sommerpause danken.
Wussten Sie, dass Vitamin D auch die Leistungsfähigkeit fördert? Motivieren Sie also Ihre Mitarbeiter zu Pausen fernab von ihrem Bildschirm oder ermuntern Sie sie, ihren Arbeitsplatz während kühlerer Stunden nach draußen verlegen: in den Park, ins Cafe oder auf den Balkon. Ihr Business erfordert dringende Anwesenheit im Büro? Dann sorgen Sie wenigstens für regelmäßige Erfrischungen – denn nur wer hydriert bleibt, behält volle Konzentration.
3. Volle Transparenz & Kontrolle
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Je nachdem wie umfangreich Ihr Team und deren Aufgabenspektrum ist, kann es schwer fallen, auch remote volle Kontrolle über die Performance und Zielerreichung einzelner Teammitglieder zu behalten. Doch auch hier helfen inzwischen clevere Tools. Projektmanagement Apps wie Asana helfen Ihnen dabei, offene Projekte und Aufgaben im Blick zu behalten. Für die Analyse der Kommunikationstätigkeiten Ihrer Mitarbeiter bietet 3CX neben Echtzeitstatistiken via Wallboard beispielsweise umfangreiche Berichte zu Anruf- und Chataufkommen je Mitarbeiter oder Gruppe inklusive weiterer Filteroptionen. So behalten Sie den Überblick über die Performance Ihres Teams und erhalten wertvolle Informationen darüber, ob Ihr Kundenservice und Support auch während der Sommermonate alle wichtigen KPIs einhält.
4. Sommerhoch statt Sommerloch
Erinnern Sie sich an die Matrix von Eisenhower? Sicherlich gibt es auch in Ihrer To-Do-Liste einige stets aufgeschobene Punkte, welche immer wieder als “nicht dringend” und “unwichtig” durch das Raster fallen. Jetzt ist deren Zeit gekommen. Nutzen Sie freie Zeitfenster, um Ihren Arbeitsplatz zu entrümpeln und attraktiver oder ergonomischer zu gestalten. Wer in den kommenden Wochen einen geringfügigen Arbeitsaufwand erwartet, für den ist jetzt die ideale Gelegenheit, sich weiterzubilden, Trainings zu absolvieren, eine interne Wissensdatenbank aufzubauen oder diese zu aktualisieren. Selbst Seminare zu Soft Skills oder gar onlinebasierte Team Building Aktivitäten können verfügbare Zeitfenster sinnvoll füllen und für Abwechslung sorgen.
Nutzen Sie jetzt auch die Chance für interne Feedback-Runden und eine Evaluierung des ersten Halbjahres. Vielleicht müssen einige Ziele angepasst oder zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um kurz vor Jahresende keine böse Überraschung zu erleben? Vertriebs- und Kundendienstmitarbeiter können sich der Netzwerkpflege widmen und persönliche Kontakte auffrischen. Und auch die gesamte Außenkommunikation kann auf den Prüfstand gestellt werden. Sind alle sozialen Kanäle ausreichend abgedeckt? Welche Inhalte sollten für die nahe Zukunft publiziert werden? Wie lassen sich zusätzliche Follower und Leads generieren? Investieren Sie jetzt in Ihre Pipeline von morgen und Sie werden für den Rest des Jahres in der glücklichen Situation sein, sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und alle Umsatzziele erreichen zu können.
Und nicht zuletzt: Gönnen Sie sich und Ihren Mitarbeitern Entschleunigung und ein wenig Summer Feeling. Der Italiener um die Ecke freut sich sicherlich über die eine oder andere extra Bestellung ;) In diesem Sinne: Kommen Sie gut durch den Sommer!!!
