Vor wenigen Tagen war Welttourismustag – die Weltorganisation für Tourismus würdigt mit diesem Tag seit nun fast 40 Jahren den Beitrag des Tourismus für die sozialen, kulturellen, politischen und wirtschaftlichen Werte unserer globalen Gesellschaft. Doch die Freude war in diesem Jahr wohl ein wenig getrübt durch die Insolvenz einer der größten Player der Industrie. Das Aus von Thomas Cook traf Kunden, Mitarbeiter, aber auch alle Branchenkollegen hart und zeigt auf, wie volatil die Tourismusbranche ist und unter welchem Druck Tourismus-Dienstleister stehen. Fast ironisch: Mit dem Motto des diesjährigen World Tourism Day “Tourism and Jobs: a better future for all” standen doch vor allem die Themen Arbeitsplätze und die Zukunft der Arbeit im Tourismus im Mittelpunkt. Zweifelsohne wird Technologie hier in der Zukunft eine wesentliche Rolle spielen und über die Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen entscheiden. Beleuchten wir heute insbesondere, wie VoIP-Technologie einen Beitrag leisten kann, Tourismusunternehmen innovativer, effizienter und nachhaltig erfolgreicher zu machen.
VoIP ist neuer Kommunikationsstandard – privat und im Business
Die Einführung von VoIP-basierten Kommunikationslösungen hat unsere Interaktion im privaten wie auch im beruflichen Umfeld maßgeblich verändert. Nie war es einfacher, von überall her miteinander zu kommunizieren, dabei Videos, Dokumente und Dateien auszutauschen, Chats in Echtzeit abzuhalten, ohne dabei auf höchste Zuverlässigkeit und Sicherheit verzichten zu müssen. Dabei steht VoIP für Kostenvorteile, Effizienz und Flexibilität. Einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung – sowohl für Endgeräte im lokalen Netzwerk als auch Mobilgeräte. Das bedeutet für die Geschäftswelt, dass sowohl Kunden als auch Mitarbeiter völlig standortunabhängig werden und Kommunikationsbarrieren weitgehend verschwinden.
Paradebeispiel Tourismus: 24/7 Erreichbarkeit ein Muss
Der Tourismus ist hierbei keine Ausnahme. Kaum eine andere Branche ist so stark global vernetzt – sei es mit Kunden, Fluggesellschaften, Hotels, eigenen Niederlassungen, Mitarbeitern in den Zielgebieten oder lokalen Dienstleistern – und das über verschiedenste Zeitzonen hinweg in unterschiedlichsten Sprachen. Auf mögliche Probleme, Verzögerungen, Notfälle oder sonstige unvorhersehbare Ereignisse muss schnellstmöglich reagiert werden – insbesondere wenn Beeinträchtigungen an der Gesundheit oder dem Wohlbefinden der Reisenden oder materielle bzw. finanzielle Schäden zu befürchten sind.
Egal ob bei Flugausfällen, Schneestürmen oder Streiks. Je entfernter und fremder das Reiseziel, desto wichtiger ist es für Kunden, jederzeit einen Ansprechpartner erreichen zu können. Hierfür in jedem Zielgebiet verfügbare Mitarbeiter 24/7 in einem Büro einzuspannen, ist kaum rentabel. Moderne IP-Telefonanlage vereinfachen es maßgeblich, jederzeit Erreichbarkeit per Smartphone VoIP Apps zu gewährleisten, so dass Mitarbeiter auch von daheim oder unterwegs sofort erreichbar sind. Hier können innerhalb des Telefonsystems Nebenstellengruppen eingerichtet und Anrufe je nach Wochentag bzw. Tageszeit zielführend an die richtige Nebenstelle (einschließlich Mobilfunknummern) weitergeleitet werden.
Dedizierte Kommunikationslösungen für die Hotellerie
Vom kleinen Boutique Hotel bis hin zum komplexen Ressort gilt die gleiche goldene Regel: der Gast ist König. Hinter diesem Anspruch steht eine Verflechtung aus Elementen, welche direkten Einfluss auf das Kundenerlebnis haben. Exzellenter Service ist hierbei eines der wichtigsten Säulen. Mithilfe von VoIP-Technologie wird es viel einfacher, seinen Hotelgästen eine zuverlässige Kommunikation und Serviceerbringung zu gewährleisten.
Zum Einen optimiert eine VoIP-basierte Telefonanlage die interne Kommunikation unter Mitarbeitern, welche sich sowohl am Frontdesk, im Backoffice oder auch mobil in der Hotelanlage befinden können. So lassen sich zum Beispiel Gruppennachrichten an bestimmte Bereiche (wie beispielsweise das Reinigungspersonal) per Chat senden oder interne Anrufe völlig kostenlos tätigen. Auch zusätzliche Funktionen wie Weckrufe, Informationen zum Zimmerstatus, ein automatisches Ein- und Auschecken sind mit VoIP-Technologie möglich. Nicht zuletzt garantiert die direkte Integration eines Sprachdialogsystems (IVR) sowie CRM- und Reservierungssystemen, dass keine Anfrage oder Buchung mehr verloren geht. Eine Anzeige des Namens des anrufenden Gastes im Display ermöglicht außerdem eine personalisierte Kommunikation.
Hotelgästen kann beim Check-in (ohne jegliche Zusatzkosten) eine eigene Nebenstelle zugewiesen werden. Wenn während des Aufenthalts Telefonate vom Zimmer aus geführt werden, dann lassen sich für diese automatisch und völlig transparent Abrechnungen erstellen. Sind die Zimmer mit IP-Telefonen ausgestattet, dann kann per Kurzwahltasten direkt mit der Rezeption oder dem Room Service verbunden oder einen Taxiruf initiiert werden. Auch das Aktivieren eines Status “Nicht stören” ist völlig unkompliziert.
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