Ohne Fragen hat die E-Mail unsere Businesskommunikation in vielerlei Hinsicht vereinfacht – jedoch ist nach wie vor auch die Telefonie kaum aus unserem Geschäftsalltag wegzudenken. Der direkte Draht zu Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern ist oft die bewährtere Methode, um Fragen rasch zu beantworten, Probleme schnell zu lösen und Vereinbarungen oder Strategien auf direktem Wege miteinander festzulegen. Was zwischen zwei Gesprächspartnern noch einfach und umkomliziert scheint, wird weitaus komplexer sobald weitere Teilnehmer ins Spiel kommen. Wie Sie Ihre Telefonkonferenz gut geplant angehen, effektiv umsetzen und dabei auch im Kreis vieler Teilnehmer die Übersicht behalten erfahren Sie hier:
So planen Sie Ihre Telefonkonferenz
Während sich ein One-on-One Telefonat auch spontan recht unkompliziert arrangieren lässt, eignen sich ad-hoc Konferenzen kaum für größere Gruppen. Zu groß ist das Risiko, dass einzelne anvisierte Teilnehmer entweder gar nicht, in einem unpassenden Moment oder lautem Umfeld erreicht werden und eine effektive Kommunikation mit ihnen unmöglich ist.
Damit alle anvisierten Teilnehmer auch tatsächlich zum Konferenzbeginn anwesend, gesprächsbereits und auf dem gleichen Stand sind, ist einige Vorbereitung erforderlich. Entsprechend der möglicherweise unterschiedlichen Standorten oder auch Zeitzonen gilt es, einen geeigneten Termin zu finden und alle Teilnahmer rechtzeitig über die Konferenz zu informieren. Auch sollten alle Teilnehmer über das Thema der Konferenz, die Agenda im Detail und alle weiteren Teilnehmer im Bilde sein. Auch all weiteren erforderlichen Informationen oder Dokumente müssen für jeden vorab zugänglich sein.
Mit dem 3CX Webclient oder den 3CX Smartphone Apps können Sie all diese Schritte in einem Zug absolvieren. Über die Benutzeroberfläche der Clients lassen sich Konferenzen ad-hoc starten oder planen, Teilnehmer hinzufügen, das Thema und weitere Details der Konferenz definieren sowie die Einwahlnummer und Konferenz-ID per E-Mail versenden. Der Termin wird außerdem direkt im Google Kalender der Teilnehmer erfasst.
So geben Sie jedem Teilnehmer die Chance, sich inhaltlich auf die Konferenz vorzubereiten und sich Gedanken über mögliche Anregungen oder Fragen zu machen. Auf diesem Weg gewährleisten Sie, dass der zeitliche Rahmen nicht durch Unsicherheiten oder unnötige Verzögerungen gesprengt wird und die Konferenz produktiv ist.
Hör mal, wer da spricht
Doch auch zum Konferenztermin selbst sind möglicherweise einige Hürden zu überwinden. Fehlender Anwenderkenntnisse zu eingesetzter Technik, Verbindungsprobleme, Sprachverzögerungen – insbesondere bei weiten Entfernungen – oder auch Echo können das Abhalten einer Telefonkonferenz schwierig bis unmöglich machen. VoIP-basierte Telefonie bringt hier im Vergleich zur traditionellen Telefonie wesentliche Vorteile mit. Zum Beispiel kann hiermit auf teure und erklärungsbedürftige Konferenzhardware mit hohem Installations und Wartungsaufwand verzichtet werden indem die Einwahl einfach per Tischtelefon, Mobiltelefon oder Desktop mit angeschlossenem Headset erfolgt. Somit entfallen mögliche Vorbehalte oder Barrieren für technisch weniger versierte Teilnehmer.
Doch nicht nur die technischen, sondern auch die organisatorischen Rahmenbedingungen müssen stimmen, um eine Konferenz erfolgreich durchzuführen. Je nach Teilnehmerkreis kann eine Konferenz ohne klare Regeln oder Kontrollmechanismen schnell im Durcheinander enden. Sprechen zu viele Personen übereinander oder unterbrechen sich – ob nun willentlich oder Verzögerungen bei der Audio-Übertragung geschuldet – dann ist Chaos vorprogrammiert. Abhilfe schafft hier eine dem Konferenzleiter zugewiesene Moderatoren-Rolle, welche es ermöglicht, einzelnen Konferenzteilnehmern individuelle Rechte zu gewähren, diese stumm zu schalten oder bedarfsweise auch aus einer Konferenz zu entfernen.
Follow-Up der Telefonkonferenz
Genauso wichtig wie eine akribische Planung ist auch die Nachbereitung Ihrer Telefonkonferenz. Auch hier bietet die softwarebasierte IP-Telefonie Unterstützung. Eine automatische Anrufaufzeichnung macht beispielsweise die Notwendigkeit eines Protokollschreibers hinfällig und stellt sicher, dass keinerlei Input während der Konferenz untergeht. Mit dem 3CX Webclient lassen sich Gesprächsaufzeichnungen unmittelbar starten oder beenden und im Nachhinein abrufen. Teilen Sie anschließend die komplette Gesprächsaufzeichnung mit den Teilnehmern oder nutzen Sie diese zur Erstellung eines Protokolls mit konkrekten Ergebnissen, Entscheidungen oder Aufgabenstellungen.
Mehr als nur Telefonie – Upgraden Sie auf Videokonferenzen
Sie sind bereits für das nächste Level? Mit WebRTC-basierten Webkonferenzen stehen Ihnen noch mehr Möglichkeiten offen. Teilen Sie Ihren Bildschirm oder Dokumente live, führen Sie unmittelbar Umfragen durch oder laden Sie vorab eine Präsentation hoch, welche Ihre Konferenz unterstützt. Hier erfahren Sie, wie 3CX WebMeeting Ihnen einen virtuellen Konferenzraum schafft, welcher standortunabhängig und ohne zusätzlichen technischen oder Kostenaufwand unmittelbar allen Konferenzteilnehmern zur Verfügung steht.
