Mit der Digitalisierung von Arbeitsplätzen stehen Organisationen völlig neue Möglichkeiten zur Verfügung, um Mitarbeitern die Kommunikation und Zusammenarbeit untereinander einfach, effektiv und komfortabel zu gestalten. Das Thema Unified Communications and Collaboration, kurz UCC, ist in aller Munde und erhebt Geltungsanspruch als das Non-Plus-Ultra zeitgemäßer Unternehmenskommmunikation. Doch der Umstieg geschieht nicht über Nacht, sondern erfordert vielmehr die Anpassung der eigenen Unternehmensphilosophie und Business-Praxis. Die wichtigsten Anforderungen hierbei werden im Folgenden vorgestellt.
VoIP-basierte ITK-Infrastruktur
Die Echtzeitkommunikation zwischen Geschäftsstellen, Abteilungen, Kundenstandorten, Home Office und mobilen Endgeräten funktioniert nur dann reibungslos und schnittstellenfrei, wenn durchweg voip-fähige Hardware und/oder Software im Einsatz ist. Über das Internet gemeinsam an eine IP-Telefonanlage angebunden können diese netzwerkinternen und externen Endpoints über gesicherte Verbindungen miteinander Sprache, Video und Daten austauschen – völlig unabhängig von Standort oder genutzten Geräten. Die Idee flexibler, mobiler Arbeitswelten ist so keine Vision mehr – All-IP ermöglicht es, den Gedanken “unify” in die Praxis umzusetzen.
Vernetzung für bessere Performance
IP-basierte Kommunikationssysteme bringen den großen Vorteil des schnittstellenübergreifenden Austausches und der gemeinsamen Nutzung von Systemen, Anwendungen und Daten. Vorreiter wie Google ebnen den Weg zu Social Collaboration, indem der Zugriff auf und das Bearbeiten von Informationen unter Mitarbeitern koordiniert und durch individuelle Berechtigungen kontrolliert werden kann und Dokumente dabei nicht länger mehrfach oder in unterschiedlichen Versionen im Unternehmensnetzwerk im Umlauf sind. Vielmehr erhält jeder (berechtige) Mitarbeiter Zugang zu Echtzeit-Informationen, Dokumente sind immer auf dem neuesten Stand, Ressourcen und Fehlerquellen werden reduziert.
UCC-Lösungen umschließen jedoch viele weitere Funktionalitäten, welche eine schnellere und direkte Absprache, Projektarbeit und Serviceerbringung unterstützen. Präsenzanzeigen erübrigen ein vergebliches Warten auf Rückmeldung. Formelle E-Mails lassen sich, wenn angemessen, durch Instant Messaging via Business-Chat ablösen. Die Integration von Anwendungen wie CRMs und ERP-Systeme gewährt einen direkten Zugriff auf Kundenkonten und optimiert das Service-Erlebnis im Rahmen von Verkaufs- und Supportgesprächen. Nicht zuletzt die Einbindung webbasierter Webkonferenzen in solche machen den Austausch intern und extern direkter und persönlicher. Durch die Bündelung aller Kommunikationsmittel und Medien in einem einheitlichen UCC-Systems lassen sich Performance und Effizienz steigern, während dem einzelnen Anwender mehr Flexibilität darüber gewährt wird, wie und wo dieser den Dialog aufnimmt.
Umdenken bei Management und Mitarbeitern
Während solche “offenen” Kommunikationsgeflechte gewisse Risiken bergen, liegt in UCC auch eine herausragende Chance, interne Prozesse zu überdenken und kundenzentrisch neu aufzustellen. Darüber hinaus müssen Mindestanforderungen an die Sicherheit Ihres Kommunikationssystems einschließlich aller vernetzten Endgeräte definiert werden, um Ihr Business mit all seinen Kommunikationsprozessen und ausgetauschten Daten zu schützen. Nicht zuletzt ist auch eine Sensibilisierung aller Mitarbeiter erforderlich, wie sich deren Kommunikationsverhalten ändern bzw. anpassen muss. Nicht jeder mag sich leicht mit der Idee eines virtuellen Kommunikationsraumes, neuer Kommunikationsmedien und einer neuen Form von Datenverarbeitung, Content-Erstellung und Data Sharing anzufreunden. Fördern Sie daher deren Know-how und Interesse rund um das Thema UCC aktiv, damit Ihre Bemühungen Früchte tragen.
Lesen Sie hier, warum sich UCC darüber hinaus für Ihr Geschäft lohnt.
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