Konferenzeinladungen leider ohne Datum und Uhrzeit

[Xgrnsxs]

Hallo zusammen

Vielleicht kennt hier jemand einen Trick oder Workaround für folgende Situation:

In den Standard Vorlagen für die E-Mails mit den Einladungen zu Telefon- und Videokonferenzen ist weder Datum noch Uhrzeit enthalten. In der Dokumentation sind zwar für verschiedene Dinge wie Teilnehmer etc. Variablen vorgesehen, jedoch keine für Datum und Uhrzeit.
Meiner Meinung nach ergibt es keinen Sinn, eine Konferenz für z.B. in 5 Tagen zu planen, ohne das Datum und Uhrzeit in der Einladung angegeben sind.
Man kann natürlich Datum und Uhrzeit in den Kommentarbereich schreiben, aber ich weiß aus Erfahrung wie das hier abläuft; das wird Reihenweise vergessen werden. Schuld bekommt dann natürlich die IT und die eigentlich ganz gute Telefonanlage.

Mit der Dokumentation und ein bisschen Trickery habe ich herausgefunden, das man die Variable %%STARTTIME%% aus dem Bereich Fax verwenden kann. Diese erzeugt erstaunlicherweise ein Datum im Format YYYY/MM/DD HH:MM (UTC) mit den Daten aus der geplanten Konferenz. Das wäre schon fast perfekt, wenn wir in Deutschland nicht UTC+1 oder UTC+2 hätten. Gibt es eine Möglichkeit, die Zeitzone zu berücksichtigen?
Hat vielleicht jemand einen anderen Trick gefunden, um das zu realisieren?

Für Hinweise wäre ich sehr dankbar.

 

[AristotelisK_3CX]

Hallo,

wie machst du die Konferenz Einladung?

 

[Xgrnsxs]

Ich gehe im Webclient ganz normal über Konferenz planen und gebe die Daten entsprechend ein. Damit ich bestimmte Teilnehmer einladen kann und die Teilnehmer dabei automatisch eine E-Mail bekommen, wähle ich "3CX (direct eMail)"

 

[AristotelisK_3CX]

Hallo,

welche PBX Version hast du?

Wenn du E-Mail (älter, kein Antwort Support) wählst, bekommst du eine E-Mail ohne Uhrzeit und Datum?

 

[Xgrnsxs]

Das sieht bei uns komplett anders aus. Unter Updates findet sich die installierte Version 16.0.7.1078

Die Einladung zu Videokonferenzen sieht bei uns so aus:

Unter Kalender finden sich neben der "direct eMail" Funktion noch Google, Office365, Outlook und iCal.

 

[Xgrnsxs]

Darf ich hier nochmal nachhaken?
Ich war im Urlaub, aber vielleicht hat ja in der Zwischenzeit noch jemand eine Idee.

 

[AristotelisK_3CX]

Hallo,

hast du auf die neuste Version aktualisiert?

 

[Xgrnsxs]

Ja, das Update haben wir gestern eingespielt. Jetzt bekommt man eine .ics Datei mit dem korrekten Termin an die Einladungsmail angehängt.
Für E-Mail Anwendungen die das als Termin unterstützen ist das super, dann kann man das gleich in den Kalender übernehmen.

Da wir das aber z.B. auch für Bewerbungsgespräche nutzen, landen solche Einladungen auch in einfachen Web-mailern, die das nicht unterstützen. Dann sieht man die ics Datei nur als Anhang und damit können unbedarfte Nutzer oft nicht so viel anfangen.
Die korrekten Termindaten unter Einbeziehung der Zeitzone sind ja irgendwo vorhanden, die ics Datei wird ja auch korrekt erstellt.
Wirklich klasse wäre es, wenn man Datum und Uhrzeit zusätzlich halt über eine Variable in den Text der Mail einbinden könnte, damit wirklich jeder Empfänger den Termin problemlos erkennen kann.

 

[Xgrnsxs]

Hallo zusammen

darf ich hier nochmal nachhaken? Die ics Datei als Anhang ist zwar ganz schön und schonmal ein Teil der Lösung, aber noch nicht so ganz 100% gut, siehe meinen Post vorher.

 

[mwr.tgc]

Ich hatte zu diesem Problem auch schon einen Thread aufgemacht, in dem die letzte Auskunft war, dass es wohl nicht geändert werden kann, weil die 3CX intern mit UTC arbeitet und die in den Settings gewählte Zeitzone bei den Einladungsmails nicht berücksichtigt wird.

Wir hatten das Problem intern zunächst so "gelöst", dass ich im E-Mail-Template dort, wo die %%STARTTIME%% Variable enthalten ist, noch ein UTC nachgestellt habe; der Workaround funktionierte aber eher schlecht als recht, weil selbst einzelne Kollegen intern das gerne überlesen und sich ein bis zwei Stunden zu früh in der Konferenz eingefunden haben.

Daher sind wir dazu übergegangen, eine Handvoll Konferenzen für einen Termin an Silvester einzurichten. Die Räume können ja schon vorher genutzt werden und stehen offen, solange niemand auf "Meeting beenden" klickt. Die Absprachen für Treffen laufen nun intern per E-Mail und unter Verweis auf den jeweiligen Raumnamen. Für Meetings mit Externen haben wir ebenfalls einen Raum reserviert, und die Einladung erfolgt manuell über den nicht-personalisierten "Share this link to invite other participants"-Link aus der Einladungsmail, die wenigstens derjenige, der den Raum ursprünglich anlegt, erhält.

Das funktioniert soweit, ist bei uns aber letztlich auch nur akzeptabel, weil wir nicht viele Meetings mit Externen haben. Der Ansatz ist auch deutlich suboptimal, weil ein einmal eingeladener Externer dem Einladungslink später nochmal folgen und in ein Meeting "hineinplatzen" könnte, das nicht für ihn bestimmt war; das bliebe wohl nicht unbemerkt, aber es ist halt "Pfusch". Eine vernünftige Lösung - z.B. in der Form, dass man die lokale Zeitzone der 3CX berücksichtigen lassen kann - wäre in jedem Fall der bessere Weg und sehr wünschenswert.

 

[Xgrnsxs]

Hmm ja das ist wirklich etwas unglücklich. Insbesondere da wir das eben auch sehr gerne anstelle von third-party Meeting Lösungen verwenden würden, und bei uns betrifft das so gut wie NUR externe.

Die ICS Datei wird ja auch mit der korrekten lokalen Zeit erzeugt. Mir erschließt sich nicht ganz, warum man diesen Mechanismus nicht auch für die Erzeugung einer entsprechenden Variablen für die Mail Vorlage verwenden kann. Einfach eine %%LOCAL_STARTTIME%% oder so, bei der eben die Zeitzone mit berücksichtigt wird.

Wirklich schade, so können wir das nicht einsetzen, das gibt nur Chaos.
Dabei gefällt uns die Meetingfunktion wirklich sehr gut. Sie ist schnell, gute Audio- und Bildqualität, der Funktionsumfang ist gut...

 

[Xgrnsxs]

Ich habe noch weiter getestet und bin noch mehr verwirrt.

1.) Die Einladungsmails enthalten über die Variable %%STARTTIME%% die Uhrzeit nach UTC statt nach lokaler Zeit
2.) Die bei Annahme des Termins verschickte E-Mail enthält die korrekte Uhrzeit die bei Erstellung des Termins ausgewählt wurde nach lokaler Zeit (Es MUSS also für die Generierung dieser Mail eine Variable geben die die local time berücksichtigt)
3.) Die Terminbestätigung wird nicht an die Mailadresse des Organisators verschickt, sondern grundsätzlich an das in den globalen Einstellungen für den Mailversand eingerichtete Konto.

Das mach so überhaupt gar keinen Sinn. Das ist ein echtes Durcheinander...
So lässt sich das nichtmal intern wirklich nutzen.

Edit: Screenshots eingefügt

 

[Xgrnsxs]

Also ich mag hier eigentlich nicht schon wieder den Thread nach oben holen, aber locker lassen will ich auch nicht. Wir hatten eigentlich gehofft, mit der 3CX die andere Konferenzsoftware ablösen zu können, nur das mit dem Datum macht uns leider so richtig einen Strich durch die Rechnung. Es ist ja auch nicht so, dass wir die Software im Betrieb for free nutzen.
Was ich nicht verstehe ist, warum das Verhalten mit der Datumsangabe so inkonsistent ist. An manchen Stellen ist alles korrekt, an anderen gehts dann wieder voll in die Hose. Gleiches gilt für die Zustellung der Bestätigungsmails.

 

[Matthew3cx]

Dieses Thema poppt auch bei uns immer wieder auf. Wir bräuchten eine korrekte Datums- und Zeitangabe ohne ics-Datei auch dringend.
Gibt es da mittlerweile eine Lösung?

 

[coe]

Gibt es hier mittlerweile eine Lösung?
Wir haben das Problem, dass bei Nachrichten im TEXT-Format Datum und Uhrzeit komplett fehlen (Einladung per Mail).

Daher würden wir gerne Datum und Uhrzeit in die Mail mit aufnehmen - Fragen:

- Welche Variablen können dafür genutzt werden (Doku gibt keinen Hinweis)
Datum | Dauer | Startzeit (lokal) ...

- %%STARTTIME%% kann wohl den Beginn kennzeichnen, wir bräuchten das aber tatsächlich lokal, sonst verwirrt das mehr als es nützt

Ohne eine Info in der Mail, wann eine Konferenz startet ist die Einladung eher weniger hilfreich.


Viele Grüße

 

[coe]

Wir haben nun auch ein paar Tests vorgenommen.

%%STARTTIME%% gibt das Datum mit aus, allerdings die UTC Zeit.

Da bei einem Web-Meeting neben dem Einwahllink Datum und Uhrzeit eigentlich die wichtigsten Merkmale sind stellt sich die Frage @3cx:

Wann wird eine Variable für die korrekte Uhrzeit zur Verfügung stehen?


Die Dauer wäre natürlich auch noch schön, aber zweitrangig.
Wenn wir allerdings Einladungen mit 11:00 statt 12:00 (aktuell UTC+1) versenden ist das Chaos vorprogrammiert.

 

[coe]

Scheint als wäre das für die meisten Kunden kein Problem, sodass dies nicht gefixt wird. Schade.

 

[fxbastler]

Dann baut euch doch per offizieller API eine eigenes Frontend mit sehr individuellen E-Mails. Eine andere Möglichkeit wird es wohl erst einmal nicht geben.