Nachrichten/Transkript per mail klappt nicht

[Jens K.]

Hallo, ich bin gerade dabei mich mit dem KI Rezeptionist zu beschäftigen und hätte gerne dass er bei Rückruf oder Nachricht hinterlassen ein Transkript per mail sendet.

Was funktioniert ist, dass ich das Transkript im Webclient unter mailbox sehe aber leider kommt nichts per mail. Bei der Nebenstelle ist die Auswahl Sprachnachricht als Anhang gesetzt.

Fehlt mir sonst noch etwas?

vG Jens

 

[mbehrens]

Was funktioniert ist, dass ich das Transkript im Webclient unter mailbox sehe aber leider kommt nichts per mail.

Dann prüfe das verwendete E-Mail System auf Sender- und Empfangsseite.

 

[M.Klaussner]

Wir haben auch mehrere Stunden mit openAI gespielt um geeignete Anwendungen für Kunden zu sondieren und haben das gleiche Thema. Transkript kann im Webclient eingesehen werden, Mail kommt keine. Wir verwenden per default den 3CX SMTP.

 

[bitn2]

Hast auch du den Mailversand denn mal getestet?

 

[mbehrens]

Wir haben auch mehrere Stunden mit openAI gespielt um geeignete Anwendungen für Kunden zu sondieren und haben das gleiche Thema. Transkript kann im Webclient eingesehen werden, Mail kommt keine. Wir verwenden per default den 3CX SMTP.

Das ändert nichts daran, das verwendete E-Mail System auf Sender- und Empfangsseite zu prüfen.

 

[M.Klaussner]

Testnachricht funktioniert.
Andere Nachrichten für normale Sprachaufzeichnung, Voicemail... kommen ebenfalls an. Probleme haben wir aktuell nur mit der Transkription bei den AI Agenten.

 

[Jens K.]

Mailempfang prüfen war bei mir die Lösung - es kamen zwar mails der 3cx an wie "anruf verpasst" etc aber mit Anhang und Transkript wurden sie vom Spamschutz verworfen.

Was ich aber noch nicht hinbekomme ist, dass wenn der KI Rezeptionist eine Nachricht aufnimmt diese per mail dem User zugestellt wird. Vielleicht hat hierfür auch jemand spontan eine Lösung

 

[M.Klaussner]

Spamfilter habe ich natürlich geprüft. Da wird nix geblockt. Ich kann aber mal testweise einen anderen Mailserver testen, sofern das Problem darin liegen sollte.
Nachricht kannst Du evtl. erzielen, indem du auf eine Mailbox vermittelst. Nicht optimal, aber vermitteln funktioniert recht zuverlässig.
Ansonsten zwickt es bei unseren Tests noch an einigen stellen. z.B. wird am Ende des Gesprächs mal aufgelegt, dann wieder nicht usw. Mal sehen, ob man mit den Anweisungen für den Agenten das gewünschte Ergebnis erzielen kann.

 

[avraammich_3CX]

Hi, unter Admin Ansicht->Abteilungen->Abtielung aswählen->Optionen-> "Wählen Sie aus. was transkribiert werden soll"
Ist auch "Sprachnachrichten & Aufzeichnungen" ausgewählt oder nur Aufzeichnungen?

 

[Jens K.]

Unter Abteilungen sind die Einstellungen OK - klappt das mit der Weiterleitung auf eine andere Mailbox? HAb ich auch schon gehört aber wie soll die eingerichtet werden damit nicht irgendwelche Zusatzansagen kommen.

 

[M.Klaussner]

Ist aktiviert. Zuordnung der Abteilung passt auch. Vorsorglich auch noch für die Default Abteilung aktiviert. Mitteilung kommt aber nicht. Im Client ist Sie sichtbar

 

[avraammich_3CX]

Hi,


log Level der Anlage auf Ausführlich setzen.

Verhalten reproduzieren
Support Daten der Anlage generieren.
In der ZIP Datei->Logs->3CXSystemService schauen.

Meldung welche wir bekommen sollten :

Transcription is ready for 100/vmail_102_100_20260218073700

3CX.BoxesMonitor] Email sent to [email protected]
3CX.BoxesMonitor] Transcription removed: 0
3CX.BoxesMonitor] Delivery removed: 0

 

[M.Klaussner]

Hier mal die letzten Zeilen aus dem 3cxSystemService log

2026/02/18 13:19:36.512|0009|Info| [Npgsql.Command] Prepared command explicitly
2026/02/18 13:19:36.512|0039|Info| [Npgsql.Command] Command execution completed (duration=1ms): SELECT id_recording, forced, is_from, caller_number, dn, queue_dn FROM recordings INNER JOIN recording_participant ON (id_recording=fkid_recordings) WHERE NOT transcribed AND (forced OR NOT archived)
2026/02/18 13:19:36.513|0039|Info| [Npgsql.Command] Prepared command explicitly
2026/02/18 13:19:36.513|0039|Info| [Npgsql.Command] Command execution completed (duration=0ms): select * from recordings join recording_participant on fkid_recordings=recordings.id_recording where id_recording=$1 order by id_participant
2026/02/18 13:19:36.515|0009|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.LogicalHandler] Start processing HTTP request POST https://api.openai.com/v1/audio/transcriptions
2026/02/18 13:19:36.515|0009|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.ClientHandler] Sending HTTP request POST https://api.openai.com/v1/audio/transcriptions
2026/02/18 13:19:36.524|0018|Info| [Npgsql.Command] Command execution completed (duration=12ms): SELECT * FROM public.fn_chr__postprocess_cdrs()
2026/02/18 13:19:42.223|0009|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.ClientHandler] Received HTTP response headers after 5707.861ms - 200
2026/02/18 13:19:42.223|0009|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.LogicalHandler] End processing HTTP request after 5707.9809ms - 200
2026/02/18 13:19:42.224|0009|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.LogicalHandler] Start processing HTTP request POST https://api.openai.com/v1/chat/completions
2026/02/18 13:19:42.224|0009|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.ClientHandler] Sending HTTP request POST https://api.openai.com/v1/chat/completions
2026/02/18 13:19:43.994|0039|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.ClientHandler] Received HTTP response headers after 1770.1602ms - 200
2026/02/18 13:19:43.994|0039|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.LogicalHandler] End processing HTTP request after 1770.292ms - 200
2026/02/18 13:19:43.998|0039|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.LogicalHandler] Start processing HTTP request POST https://api.openai.com/v1/chat/completions
2026/02/18 13:19:43.998|0039|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.ClientHandler] Sending HTTP request POST https://api.openai.com/v1/chat/completions
2026/02/18 13:19:45.296|0039|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.ClientHandler] Received HTTP response headers after 1298.5696ms - 200
2026/02/18 13:19:45.296|0039|Info| [System.Net.Http.HttpClient.Forge.OpenAI.LogicalHandler] End processing HTTP request after 1298.6924ms - 200
2026/02/18 13:19:45.306|0009|Info| [Npgsql.Command] Command execution completed (duration=1ms): update recordings set transcription=$1, summary=$2, sentiment_score=$3, result=$4, transcribed=true where id_recording=$5
2026/02/18 13:19:45.312|0018|Info| [Npgsql.Command] Command execution completed (duration=3ms): SELECT * FROM recordings INNER JOIN recording_participant ON (id_recording=fkid_recordings) WHERE id_recording > $1 AND transcribed AND NOT emailed
2026/02/18 13:19:45.314|0039|Info| [Npgsql.Command] Command execution completed (duration=2ms): UPDATE recordings SET emailed=true WHERE id_recording=ANY($1)
2026/02/18 13:19:45.316|0039|Info| [Npgsql.Command] Command execution completed (duration=1ms): SELECT * FROM recordings INNER JOIN recording_participant ON (id_recording=fkid_recordings) WHERE id_recording > $1 AND transcribed AND NOT emailed

 

[avraammich_3CX]

Andere Nachrichten für normale Sprachaufzeichnung, Voicemail... kommen ebenfalls an. Probleme haben wir aktuell nur mit der Transkription bei den AI Agenten.

somit nur mit dem AI Agenten?

Normale users bekommen Transkription via Email?

 

[M.Klaussner]

Offensichtlich Ja.
Habe eben einen nicht angemeldeten User auf der gleichen 3cx angerufen. Mailbox geht ran, Nachricht kommt sofort per Mail mit Anhang und inkl. Transkription.
Normale Transkription steht übrigens ebenfalls auf openAI. Also identisch zu den Einstellungen im AI Agenten

 

[avraammich_3CX]

Habe eben einen nicht angemeldeten User auf der gleichen 3cx angerufen. Mailbox geht ran, Nachricht kommt sofort per Mail mit Anhang und inkl. Transkription.
Normale Transkription steht übrigens ebenfalls auf openAI. Also identisch zu den Einstellungen im AI Agenten

AI Agent hat keine Email, wie soll das funktionieren?
Exportiere deinen AI Agenten(Admin Ansicht->Integration->AI->auwählen->exportieren.

in der CSV kannst du für den AI user eine Email hinterlegen.

Als Bsp.

Number,FirstName,LastName,EmailAddress,...
119,AI,Agent,max@mustermann,...

Lösche deinen vorhandenden und asnchließend importieren.

Teste es erneut.

Meldung welche du bekommst ist klar:
recordings INNER JOIN recording_participant ON (id_recording=fkid_recordings) WHERE id_recording > $1 AND transcribed AND NOT emailed

 

[M.Klaussner]

Klappt leider nicht.
Ich habe exportiert und die E-Mail ergänzt. Dann importiert. Das funktioniert soweit.
Warum ein persönlicher Assistent nicht die Mail des zugewiesenen User nutzt ?

Die E-Mail Adresse, die ich in der csv ergänzt habe, darf auch nicht bereits im System vorhanden sein. Also für den KI Assistenten muss eine separate E-Mail verwendet werden.
Nachdem das erfolgt ist, kommt sofort die Mail für die User Einrichtung an die eingetragene Adresse. Also Passwort anlegen für den User der AI Nebenstelle.

Mail kommt trotzdem weiterhin keine. In den Aufzeichnungen ist alles sichtbar. Benachrichtigung kommt aber keine per E-Mail.

 

[avraammich_3CX]

@M.Klaussner,

öffne uns hierfür ein Support Ticket, damit wir das Troubleshooting weiterführen können.

 

[Jens K.]

Wäre klasse wenn die Lösung vielleicht anschließend hier veröffentlicht wird oder sollen wir auch ein Support Ticket eröffnen?

 

[avraammich_3CX]

Hallo @Jens K. @M.Klaussner

nun der AI Agent bekommt keine Emails und auch keine Email Transkriptionen.
Das Verhalten ist zu erwarten, da AI Agenten keine Emails zugewiesen werden könen bei default.
Nun falls der AI Agent an einem verfügbaren Agenten den Anruf Transferiert (oder halt Persönliche AI für NST XYZ) und ein Gepsäch stattfindet, welches trasnkripiert wird und keine Emails erhält, können wir gerne weiterhelfen.
Hierfür bitte ein Ticket öffnen.