Was ist ein Voicemail-System?

Voicemail hat bereits in vielen Organisationen den traditionellen Anrufbeantworter abgelöst. Dank dieser zentralen, direkt in eine Telefonanlage integrierten Systeme können Mitarbeiter jederzeit und unmittelbar Ihre persönlichen Sprachmitteilungen abrufen und speichern – genauso wie mit einem traditionellen Anrufbeantworter. Jedoch geht die Möglichkeiten von Voicemail-Systemen weit darüber hinaus.

Für jede Nebenstelle einer Telefonanlage ist in den meisten Fällen eine eigene Mailbox eingerichtet. Jeder Teilnehmer kann daher individuelle Ansagen erstellen. Sollte dieser nicht erreichbar oder der Anschluss besetzt sein, werden Anrufer per vorab aufgezeichneter Ansage dazu aufgefordert, eine Nachricht zu hinterlassen oder sonstige Optionen wie das Anfordern eines Rückrufs per Wähltasten auszuwählen. Ebenfalls möglich ist es, Teilnehmer über den Eingang einer Mailbox-Nachricht zu benachrichtigen oder den Anruf an eine andere Nebenstelle bzw. die Vermittlung weiterzuleiten.

Insbesondere für größere Unternehmen mit komplexeren Strukturen und einer Vielzahl an Abteilungen und Mitarbeitern ist der Einsatz eines Voicemail-Systems unerlässlich. Wichtige Informationen gehen so nicht verloren und die interne wie externe Kommunikation verläuft effizient und reibungslos.

Integriert in ein VoIP-basiertes Telefonsystem bieten moderne Voicemail-Systeme darüber hinaus in den meisten Fällen auch die Option, Nachrichten auf gleich mehreren Wegen abzurufen – ob per PC, Mobiltelefon, Festnetzanschluss oder per VoIP Apps für iOS- und Android-Smartphones. So kann jeder Mitarbeiter Kunden und Geschäftspartner umgehend zurückrufen, selbst wenn sich dieser gerade außer Haus befindet.

Mit dem kostenfreien Voicemail-System der 3CX-Telefonanlage stehen Ihnen umfassende Funktionen für Unified Communications zur Verfügung. So werden unter anderem Sprachnachrichten in eine Audio-Datei umgewandelt und per E-Mail (Unified Messaging) direkt an den Empfänger weitergeleitet.

Ein Merkmal von Unified Communications ist es, die unterschiedlichen Dienste der TK-Lösung in eine gemeinsame Umgebung zu integrieren. Dies bedeutet nicht nur, dass aus einer einzigen Oberfläche heraus Chatgespräche, Videokonferenzen oder Anrufe getätigt werden können; es bedeutet auch, dass die Nachrichten, die über einen Channel gesendet werden, über einen anderen empfangen werden können. Dies ist besonders in den Fällen Fax per Email und Voicemail per Email nützlich.

Voicemail-to-Email bezeichnet die automatische Zustellung einer Sprachnachricht an das E-Mail-Postfach des Empfängers. Dabei wird die Nachricht in eine Audiodatei (WAV) umgewandelt, die dann heruntergeladen werden kann. Dies bringt einige Vorteile mit sich: Zum einen können die unterschiedlichen Nachrichten in einer Umgebung abgearbeitet werden und erlauben so ein höheres Maß an Übersichtlichkeit. Zum anderen sparen sich Nutzer das lästige Mailbox-Abhören, bei dem man erst eine Nummer wählen und PIN eingeben muss, dann einer Sprachansage lauschen und sich schließlich einzeln durch die neuen Nachrichten hören muss. Stattdessen erlaubt die Voicemail per Email-Funktion die individuelle Organisation der Sprachdateien.

Neben Faxmitteilungen lassen sich mit 3CX also auch Voicemail-Nachrichten an verschiedene Email-Adressen schicken. Diese Funktionalität zählt zu den umfangreichen Unified-Communications-Merkmalen von 3CX, mit denen Sie überall erreichbar bleiben – egal wo Sie sich befinden. Voicemail-Nachrichten werden in Audio-Dateien im WAV-Format konvertiert und treffen direkt in Ihrem Posteingang ein. So können können Sie Nachrichten auf dem Telefonsystem einfach über die Smartphone-Apps, den 3CX Webclient oder durch Einwählen in Ihren Voicemail-Posteingang abrufen und verwalten.

Einige Unified Communications-Lösungen wie 3CX bieten auch Voicemail-Transkription an. Dabei wird die Sprachnachricht in Text transkribiert, sodass der Empfänger die Art der Nachricht schnell und einfach überprüfen kann, ohne eine Audio-Aufzeichnung anhören zu müssen.