Fax an E-Mail per VoIP-Technologie

Der Möglichkeit, ein Fax an eine E-Mail zu versenden ging ein Wandel in der Telekommunikationswelt voraus. Denn die Technologie zur Übermittlung von Faxnachrichten wurde ursprünglich für analoge Telefonnetzwerke ohne Datenkomprimierung entwickelt und eignet sich somit nur sehr bedingt für VoIP-Umgebungen. Beim Faxen werden Daten in Töne umgewandelt, die per Voice over IP nicht in Gänze korrekt dargestellt werden können, da VoIP nur für die Digitalisierung und Komprimierung analoger Sprachsignale optimiert wurde. Soll im Rahmen des Umstiegs auf eine IP-Telefonanlage auch weiterhin die Möglichkeit gegeben sein, Faxmitteilungen zu verschicken und zu empfangen (Fax an E-Mail), dann sind unterschiedliche Aspekte zu beachten.

So lassen sich Faxe per E-Mail empfangen

Wie funktioniert der Faxversand an E-Mail?

Die Möglichkeit, ein Fax per Email zu empfangen, ist unmittelbar in 3CX integriert. Unternehmen bereitet die Frage Sorgen, ob sie weiterhin ihr Faxgerät nutzen können, wenn sie erst einmal auf All-IP umgestiegen sind. Tatsächlich war das Fax einst eines der Sorgenkinder der IP-Telefonie. Dies liegt an der unterschiedlichen Beschaffenheit der Netzwerke. Klassische analoge Systeme bündelten die Signale, die dann simultan per Kabel oder Funk übertragen wurden. Dies führte zu einer hohen Stabilität (wenngleich auch zu Starrheit der Systeme). In der IP-Telefonie werden die gesendeten Daten dagegen in Pakete gepackt, die beim Empfänger decodiert werden. Diese Form der Übertragung ist jedoch auf die Übertragung von Sprache ausgelegt: Eine Verlustrate von 5 % der Pakete ist bei einem Anruf für das menschliche Ohr nicht wahrnehmbar, resultiert jedoch bei der Übertragung von Bildern (also Fax) in Unlesbarkeit oder gar Verbindungsabbruch.

Fax per E-Mail mithilfe des T.38 Protokolls

Um dieses Problem zu lösen wurde das T.38 Protokoll entwickelt, das als Echtzeitprotokoll die fehlerfreie Übermittlung von Bildern ermöglicht. Durch die Nutzung von VoIP-Technologie kann das Fax nun auch in die Unified Communications-Umgebung eingebunden werden. Das bedeutet, dass Fax nicht nur möglich ist, sondern sich sogar um Fax-zu-E-Mail erweitert hat. Die Fax-Daten werden als RAW FAX im Arbeitsverzeichnis des Dienstes abgelegt, mithilfe des Data Transcriptors zu einer TIF-Datei zusammengebaut und mit dem XML-Descriptor gespeichert. Hieraus kann die E-Mail-Adresse des Empfängers ermittelt werden und der Fax-Service konvertiert die TIF-Datei in eine PDF, die dann wie jede andere PDF-Datei aus dem Anhang der E-Mail heruntergeladen werden kann.

Was sind die Vorteile von Fax-to-Email?

mobiles Arbeiten – Zugriff auf eingehende Faxe in Echtzeit von überall
maximale Produktivität – keine Papierstaus und Tonerwechsel mehr
Kostenersparnisse – keine Miete oder Wartungskosten für Faxgeräte
umweltfreundlich – Reduzieren Sie Papier und Toner-Resourcen
höhere Sicherheit – keine neugierigen Blicke am Faxgerät, vertrauliche Dokumente gehen direkt in Ihre Inbox

Einfache Nutzung von Fax-to-Email mit 3CX

3CX konvertiert das empfangene Fax und leitet es einfach als Anhang an Ihre E-Mail-Adresse weiter. Der Vorteil hierbei ist, dass Sie weder ein Faxmodem noch einen Faxserver oder zusätzliche Telefonleitungen installieren müssen. Fax-to-Email ist – ebenso wie Voice-to-Email – als Standard in der Unified Communications Lösung von 3CX enthalten. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung und müssen sicherstellen, dass Ihr VoIP-Provider das T.38-Protokoll verwendet oder Sie über ein T.38-fähiges VoIP-Gateway verfügen.