Anrufaufzeichnung mit 3CX (Call Recording)

Die Möglichkeit einer Gesprächsaufzeichnung bietet dem Nutzer viele Vorteile. Zum einen können hierdurch Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Optimierung des Kundenservice konsequent nachverfolgt sowie Schulungen optimiert und gesetzliche Anforderungen umgesetzt werden. Auch erleichtert Aufzeichnen von Telefonaten das Klären von nachträglichen Unsicherheiten zu Detailfragen, ohne einen Kunden noch einmal mit derselben Frage zu belästigen. Nichts ist unangenehmer und redundanter, als einen Kunden erneut anrufen zu müssen und um Wiederholung der bereits vorgetragenen Einzelheiten zu bitten. Wie Sie mithilfe von 3CX einen Anruf aufzeichnen können, erfahren Sie hier.

Egal ob im Rahmen von Trainings, Support oder Verkaufsgesprächen – 3CX macht seinen Nutzern die sehr einfach, einen Anruf aufzuzeichnen. Wenn Sie Ihren Computer als ein Softphone betreiben, ohne ein separates Telefon angeschlossen zu haben (Softphone Mode), klicken Sie einfach auf das Rec-Symbol und schon wird die Gesprächsaufzeichnung gestartet. Wenn Sie den Audio Recorder während Ihrer Gespräche stoppen wollen, können Sie dies mit demselben Button tun, um sensible Informationen des Anrufers, wie z.B. Zahlungsdetails, von der Aufzeichnung auszuschließen.

Wenn Sie 3CX über ein klassisches Telefon nutzen, also im CTI-Modus (Computer-Telephony Integration), können Sie ebenfalls ein Gespräch aufzeichnen, jedoch die Aufnahme nur mit dem Beenden des Anrufs stoppen. Beachten Sie, dass der Admin diese Funktion für die jeweilige Nebenstelle freischalten muss.

Auch Telefonkonferenzen können mit 3CX von jedem Konferenzteilnehmer, welcher hierzu die Ermächtigung des Administrators hat, aufgezeichnet werden. Sind Sie der Organisator der Konferenz, aktivieren Sie die Gesprächsaufzeichnung über das Keypad, wo Sie den Rec-Button finden. Sind sie einfacher Teilnehmer, funktioniert es auf dieselbe Weise, als würden Sie mit einer Person telefonieren. Auch hier gelten dieselben Anwendungsunterschiede für Softphone und CTI-Modus.

3CX ermöglicht es auf ganz einfache Weise, Videokonferenzen oder Webinare zu organisieren. Dank WebRTC-Technologie müssen die Gesprächspartner keinerlei Software, Addons oder Plugins herunterladen, sondern können ganz einfach von Browser-zu-Browser teilnehmen. Mit dem Drücken des Record-Buttons wird dieser rot und Sie nehmen die Webkonferenz auf. Nach Beendigung der Session erhält der Organisator eine E-Mail mit dem Download-Link zu einer mp4 Datei, die nach 7 Tagen automatisch gelöscht wird.

Wenn der Administrator einem Nutzer die entsprechenden Rechte zur Anrufaufzeichnung freigeschaltet hat, kann dieser nicht nur seine Aufnahmen speichern, sondern jederzeit eine Liste all seiner mitgeschnittenen Anrufe abrufen. Auch per Smartphone App lassen sich diese erneut abspielen, teilen oder löschen.

Je nach Branche des Unternehmens und Ausrichtung der Kommunikationsaktivitäten einzelner Abteilungen oder Personen, werden teils sehr sensible Daten im Rahmen eines Gesprächs übertragen. Datenschutz spielt für alle gleichermaßen eine wichtige Rolle – egal, ob es sich um eine kleinere Organisation oder ein komplexes Callcenter handelt. Das gilt natürlich auch im Rahmen der Gesprächsaufzeichnung. Um hierbei nicht rechtliche Auflagen zu verletzten ist es wichtig, Aufzeichnungen durch den Call Recorder zu unterbrechen oder das Telefonate mitschneiden völlig unterbinden zu können. Mit dem richtigen Werkzeug ist sowohl die Abwicklung als auch Dokumentation von compliance-konformen Anrufen kinderleicht.

Die Funktionalität zum Anrufe aufzeichnen ist in allen 3CX-Editionen integriert. Für erweiterte Anrufberichte zur Auswertung von Gesprächen ist die PRO-Version erforderlich. Die Option zur individuellen Steuerung des Anruf-Recorder erfordert die Enterprise-Edition.