Verwenden von 3CX Funktionscodes per IP-Telefon

Einführung

Funktionscodes bestehen aus Tasten-/Ziffernkombinationen, die über die Telefontastatur eingegeben werden, um 3CX Funktionen direkt aufzurufen. Die Codes können vom Systemadministrator über die 3CX Verwaltungskonsole per Klick auf 'Einstellungen' > System > 'Funktionscodes' geändert werden. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht zu den standardmäßigen Codes.

Funktionswahlcodes per 3CX-Verwaltungskonsole festlegen

Parken von Anrufen

Anrufe können in einer regulären 'Parkposition' geparkt und von einer anderen Nebenstelle aus zurückgeholt werden. Alternativ können Sie eine 'gemeinsame Parkposition' verwenden, deren Besonderheiten hier erklärt werden.

Parken eines einzelnen Anrufs

Stellen Sie einen von Ihrer Nebenstelle bereits angenommenen Anruf per Eingabe von '*0[0–9]' in eine Parkposition (ähnlich wie bei der direkten Vermittlung per 'blinde Anrufübergabe'). Beispiel: Durch Wahl von '*01' wird der Anruf in Parkposition 1 gestellt. Durch Wahl von '*02' wird der Anruf in Parkposition 2 gestellt usw.

Heranholen eines geparkten Anrufs

Wählen Sie '*10' (Eingabe bis '*19' möglich), um den Anruf von der zuvor angegebenen Parkposition heranzuholen. Beispiel: Durch Wahl von '*11' wird der in Position 1 geparkte Anruf herangeholt. Durch Wahl von '*12' hingegen wird der in Position 2 geparkte Anruf herangeholt.

Parken von mehreren Anrufen

Es ist möglich, mehrere Anrufe in ein und dieselbe Parkposition zu stellen. Wird diese Option genutzt, fügen Sie beim Zurückholen die Nummer der Nebenstelle hinzu, über die ein Anruf geparkt wurde, um Verwechslungen auszuschließen.

Beispiel: Wurde von der Nebenstelle '100' ein Anruf in Position '0' geparkt, kann der Anruf auch von einer anderen Nebenstelle durch Eingabe von '*10100' zurückgeholt werden. Sollte die Nebenstellennummer nicht angegeben werden, wird der in der Parkposition am längsten geparkte Anruf zurückgeholt.

Heranholen eines Anrufs

Wird ein Anruf auf einer Nebenstelle signalisiert, deren Benutzer momentan nicht verfügbar ist, können Sie den Anruf über Ihre Nebenstelle heranholen. Wählen Sie hierfür:

*20* <Nummer der Nebenstelle>

Der Anruf wird von der angegebenen Nebenstelle an Ihre Nebenstelle umgeleitet. Die Übernahme eines auf einer anderen Nebenstelle signalisierten Anrufs kann auch ohne die Angabe der Nebenstellennummer erfolgen. Verwenden Sie hierfür '*20*' und die Senden-Taste. Hierdurch wird der am längsten signalisierte Anruf an Ihre Nebenstelle umgeleitet.

Ändern des Profilstatus

Ändern Sie Ihren Profilstatus, indem Sie den Funktionswahl-Code '*3[0–4]' verwenden. '0' steht hierbei für 'Verfügbar', '1' für 'Abwesend', '2' für 'Nicht stören', '3' für 'Benutzerdefiniert 1' und '4' für 'Benutzerdefiniert 2'.

Beispiel: Durch Wahl von '*31' per Nebenstelle 100 wird deren Profilstatus auf 'Abwesend' gesetzt.

3CX interne Nachrichten auf anderer Nebenstellen-Mailbox

Hinterlassen Sie per Funktionswahl-Code eine Nachricht auf der Mailbox einer anderen 3CX Nebenstelle, indem Sie '*4 <Nummer der Nebenstelle>' wählen.

Beispiel: Durch Wahl von '*4100' können Sie eine Nachricht auf der Mailbox der Nebenstelle '100' hinterlassen.

An-/Abmelden von Nebenstellen für Warteschleifen

Verwenden Sie die folgenden Funktionswahl-Codes, um Ihre Nebenstelle für die Betreuung von Warteschleifen an- oder abzumelden:

Wählen Sie '*62' um Ihre Nebenstelle für Warteschleifen, die Sie betreuen, anzumelden.
Wählen Sie '*63' um Ihre Nebenstelle von Warteschleifen, die Sie betreuen, abzumelden.

Genauere Informationen zur Verwaltung des Status von Warteschleifen-Nebenstellen/Agenten finden Sie hier: https://www.3cx.com/docs/pbx-queue-status/

Paging/Gegensprechen

Die Gegensprech-Funktion erlaubt es Ihnen, eine einzelne Nebenstelle zu rufen und sich mit dem Empfänger, der ohne Abnehmen des Hörers umgehend antworten kann, zu unterhalten. Die Audioübertragung erfolgt somit bidirektional wie bei 'Frei sprechen'. Das Paging zählt ebenso zu Gruppenrechten, die einer Nebenstelle zugewiesen werden müssen. Es kann von der Nebenstelle innerhalb von deren Nebenstellengruppe verwendet werden. Bei fehlenden Paging-Rechten werden per Paging gestartete Anrufe als normale Anrufe durchgeführt.

Nutzen der Gegensprech-Funktion

Wählen Sie '*9', gefolgt von der Nummer der Nebenstelle. Beispiel: Um die Nebenstelle '100' per Gegensprech-Funktion zu rufen, wählen Sie '*9100'.

Wichtiger Hinweis: Der Funktionscode für das Gegensprechen ist standardmäßig deaktiviert. Soll Ihr Telefon bei einem eingehenden Gegensprech-Anruf automatisch antworten (nur bei älteren Geräten), müssen Sie den Funktionswahl-Code in den Einstellungen der Telefonanlage einrichten. Klicken Sie hierfür auf 'Einstellungen' > 'System' > 'Funktionscodes' > 'Paging'. Dieser Code darf nicht bereits für eine andere Funktion vergeben worden sein.

Kostenstelle

Zu Abrechnungszwecken lassen sich einzelne ausgehende Anrufe mit Hilfe von Funktionswahl-Codes Kostenstellen zuweisen. Beispielsweise können Warteschleifen-Agenten für ausgehende Anrufe verschiedene Kostenstellen-Codes verwenden, die später zur Ermittlung der Gesamtkosten für Telefonate herangezogen werden. Ebenso können im Namen eines Kunden durchgeführte Anrufe erfasst und diesem per Kostenstellen-Code zugewiesen und in Rechnung gestellt werden. Zum Erfassen eines Anrufs für eine Kostenstelle muss standardmäßig bei der Wahl der Rufnummer ein doppeltes Sternchen ('**') verwendet werden.

Tätigen Sie einen Anruf im Rahmen eines mit einer Kostenstelle versehenen Kundenprojekts (im folgenden Beispiel '3265'), geben Sie die Kostenstelle zu Abrechnungszwecken gemeinsam mit der Rufnummer an. Verwenden Sie hierfür folgendes Format:

Beispiel: Bei der Kostenstelle '3265' und der Kundenrufnummer '17771231233' müssen Sie somit '17771231233**3265' wählen.

Das Aufkommen an Anrufen, die für eine Kostenstelle erfasst wurden, kann über die 3CX Reports ausgewertet werden, insbesondere beim Rufbericht 'Übereinstimmung mit Kostenstelle', wie im nachfolgenden Screenshot gezeigt.

Erfassung von Anrufen für Kostenstellen

Geben Sie für 'Übereinstimmung mit Kostenstelle' die Kostenstelle '3265' an. Alle Anrufe für die Kostenstelle '3265' werden über die obige Abfrage abgerufen und angezeigt.

Abruf von Anrufen je Kostenstelle

Schnellumschaltung – Notfall-Code

Die Eingabe des Funktionswahl-Codes zur Schnellumschaltung (aus Sicherheitsgründen standardmäßig nicht vorgegebenen) bewirkt folgende Änderung des Betriebsmodus für die gesamte 3CX Telefonanlage:

Geschäftszeiten
außerhalb der Geschäftszeiten
erneute automatische Festlegung nach aktueller Uhrzeit

Der Code ist für Notfallsituationen gedacht, wenn mit nur einem Anruf die Routen sämtlicher VoIP-Leitungen auf Geschäfts- oder Ruhezeiten-Betrieb gesetzt werden sollen.

Anwendungsbeispiel des Funktionscodes

Für die nachfolgenden Beispiele soll gelten, dass die Zeichenfolge '*64' vom Administrator als Code zum Steuern des Geschäftszeiten-Modus festgelegt worden ist. Die globalen Geschäftszeiten liegen im Zeitraum von 9 bis 17.30 Uhr.

Aktivieren des Betriebsmodus 'Geschäftszeiten'

Wird vom Administrator der Code '*64' durch eine '1' ergänzt (d. h. '*641'), informiert eine Ansage, dass die 3CX Telefonanlage auf den Geschäftszeiten-Betrieb umgeschaltet wurde. Hierdurch werden sämtliche Routen der PSTN-Gateways und VoIP-Provider sowie DIDs/MSNs an die Ziele weitergeleitet, an die eine Weiterleitung während der Geschäftszeiten erfolgen soll – ungeachtet der aktuellen Uhrzeit und des Wochentags (auch bei Feiertagen).

Aktivieren des Betriebsmodus 'Außerhalb der Geschäftszeiten'

Wird vom Administrator der Code '*64' durch eine '2' ergänzt (d. h. '*642'), informiert eine Ansage, dass die 3CX Telefonanlage auf den Betrieb 'Außerhalb der Geschäftszeiten /Ruhezeiten' umgeschaltet wurde. Hierdurch werden sämtliche Routen der PSTN-Gateways und VoIP-Provider sowie DIDs/MSNs an die Ziele weitergeleitet, an die eine Weiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten erfolgen soll – ungeachtet der aktuellen Uhrzeit und des Wochentags (z. B. auch an einem Werktag um 10 Uhr).

Aktivieren des Betriebsmodus 'Standardmäßige Geschäftszeiten'

Wird vom Administrator nur der Code '*64' gewählt, informiert eine Ansage, dass die 3CX Telefonanlage auf die standardmäßigen Geschäfts- und Ruhezeiten umgeschaltet wurde. Bei diesem Beispiel werden die beiden zuvor erläuterten Codes außer Kraft gesetzt, sodass die 3CX Anlage eingehende Anrufe wie folgt behandelt: Von 9.00 bis 17.30 Uhr werden Leitungen/Ports an die Ziele weitergeleitet, die für Geschäftszeiten festgelegt wurden. Von 17.31 bis 8.59 Uhr erfolgt die Weiterleitung an die für außerhalb der Geschäftszeiten bestimmten Ziele.

Vermitteln von Anrufen per mobile Endgeräte – Mobile Transfer Agent

Der 'Mobile Transfer Agent' zur Vermittlung von Anrufen über ein mobiles GSM-Endgerät kann nur verwendet werden, wenn in der Weiterleitungsregel der zugehörigen Nebenstelle die Option 'Anrufe gleichzeitig auf Mobiltelefon signalisieren' ausgewählt wurde. Andere externe Nummern können zur Aktivierung des Mobile Transfer Agent nicht verwendet werden. Mit dem Mobile Transfer Agent können Sie Anrufe per Tonwahlverfahren (DTMF) von Ihrem mobilen Endgerät an einen anderen Teilnehmer vermitteln.

Funktion 1: Halten

Geben Sie während eines Gesprächs über die Tastatur des mobilen Endgeräts '*80' ein, damit der Anruf gehalten wird.

Funktion 2: Zurückholen

Geben Sie über die Tastatur des mobilen Endgeräts '*81' ein, um einen gehaltenen Anruf zurückzuholen.

Funktion 3: Direkte Rufvermittlung ohne Rücksprache (Blind Transfer)

Geben Sie über die Tastatur des mobilen Endgeräts '*82#<Rufnummer/Nebenstellennummer>#' ein, um ein aktives Gespräch an eine Rufnummer/Nebenstelle zu vermitteln, ohne zuvor Rücksprache mit dem neuen Empfänger zu halten.

Beispiel: Sie möchten einen Anruf an die 3CX Nebenstelle '105' oder an die externe Rufnummer '012345678' vermitteln ('0' steht hierbei für die ausgehende Regel, dass der Anruf per reguläres Telefonnetz erfolgen soll).

Geben Sie somit '*82#105#' oder '*82#012345678#' ein, damit das über die 3CX Anlage aktuell geführte Gespräch ohne Rücksprache an den neuen Teilnehmer vermittelt wird. Das Gespräch auf Ihrem mobilen Endgerät wird beendet.

Funktion 4: Vermittlung mit vorheriger Rücksprache (Attended Transfer)

Starten Sie einen Anruf über die 3CX Anlage.
Geben Sie über die Tastatur des mobilen Endgeräts '*83#(Rufnummer/Nebenstellennummer)#' ein, um den aktuellen Anruf zu halten und einen weiteren Teilnehmer anzurufen.
Wird der Vermittlung zugestimmt, geben Sie '*84' ein, um die Vermittlung abzuschließen.

Beispiel: Geben Sie während eines Gesprächs '*83#105#' ein, damit der Anruf auf der 3CX Anlage gehalten und der neue Teilnehmer mit der Nebenstelle '105' angerufen wird. Wird der Anruf von der Nebenstelle '105' entgegengenommen, kündigen Sie die Vermittlung an, und wählen Sie '*84'. Die 3CX Anlage führt die Vermittlung durch und beendet beide Gespräche auf Ihrem mobilen Endgerät.

Funktion 5: Telefonkonferenz

So richten Sie Konferenzschaltungen mit insgesamt drei Teilnehmern über Ihr mobiles Endgerät ein:

Starten Sie einen Anruf über die 3CX Anlage.
Geben Sie über die Tastatur des mobilen Endgeräts '*83#(Rufnummer/Nebenstellennummer)#' ein, um den aktuellen Anruf zu halten und einen weiteren Teilnehmer anzurufen.
Nimmt dieser den Anruf entgegen, wählen Sie '*85'. Hierdurch wird der zu Beginn gehaltene Anruf zurückgeholt und ohne Rücksprache an die von Ihnen in Schritt 2 gewählte Rufnummer vermittelt. Über Ihr Mobilgerät nehmen Sie ebenfalls an der Konferenzschaltung teil

Beispiel: Sie befinden sich als 3CX Teilnehmer bereits in einem Gespräch und möchten einen anderen, unter der Nebenstellennummer '105' erreichbaren 3CX Teilnehmer in das Gespräch einbinden.

Geben Sie hierfür über die Tastatur des mobilen Endgeräts '*83#105#' ein, damit der bereits aktive Anruf gehalten und die Nebenstellennummer '105' gewählt wird.

Wird der Anruf von der Nebenstelle '105' entgegengenommen, wählen Sie '*85', um eine Konferenzschaltung zwischen Ihnen und Ihren beiden anderen Gesprächspartnern einzurichten.

Unterdrücken der ausgehenden Rufnummer

Bei Bedarf können Sie vor dem Tätigen eines Anrufs Ihre Rufnummer unterdrücken, sodass diese dem Empfänger nicht angezeigt wird. Stellen Sie hierfür der zu wählenden Rufnummer die Zeichenfolge '*5' voran.

Hotdesking

Teilen sich mehrere Mitarbeiter einen Büroarbeitsplatz, kann dank Hotdesking-Unterstützung ein lokal vorhandenes oder extern angebundenes IP-Telefon von jedem Mitarbeiter samt eigener Nebenstellennummer verwendet werden. Erfahren Sie jetzt mehr zur 3CX Hotdesking-Funktion.

Anmelden für Hotdesking an einem Arbeitsplatz

Um sich an einem für Hotdesking aktivierten IP-Telefon anzumelden, müssen Benutzer den Funktionswahl-Code '*77*[Nebenstellennummer]*' über das Gerät eingeben. Falls die Fehlermeldung 'Forbidden' (Verboten) angezeigt und die Verbindung getrennt wird, stellen Sie sicher, dass kein anderer Funktionswahl-Code außer dem obigen mit '*7' beginnt.

Abmelden von Hotdesking an einem Arbeitsplatz

Um sich von einem für Hotdesking aktivierten IP-Telefon abzumelden, müssen Benutzer den Funktionswahl-Code '*77*5' über das Gerät eingeben.

Reinigungsstatus-Codes für Hotels

Mit Hilfe von Reinigungsstatus-Codes kann der Zimmerstatus in hoteleigenen PMS-Systemen (Property Management System) aktualisiert werden. Die PMS-Integration muss entsprechend konfiguriert werden. Für Systeme von Mitel und Fidelio werden unterschiedliche Codes verwendet, die jedoch dieselben Funktionen haben.

Voraussetzung für die Nutzung von Reinigungsstatus-Codes per 3CX ist die Einrichtung eines Weckruf-Diensts per Digitalem Rezeptionisten (IVR – Interactive Voice Response):

Klicken Sie in der 3CX Verwaltungskonsole auf 'Digitaler Rezeptionist', und erstellen oder bearbeiten Sie einen Digitalen Rezeptionisten.

Einstellung des Reinigungsstatus per Hotel-Telefonanlage mit Hilfe des Weckrufs des Digitalen Rezeptionisten

Wählen Sie als 'Typ' die Option 'Weckruf'. Bitte beachten Sie, dass sich nur ein Digitaler Rezeptionist für 'Weckruf' konfigurieren lässt.
Click on 'OK' to save.

Hier ein Beispiel für die Änderung des Reinigungsstatus auf 'Schmutzig/Frei' durch das Housekeeping: Über das Zimmertelefon (Zimmernummer entspricht der Nebenstellennummer) wird in angebundenen PMS-Systemen wie Fidelio durch Wahl von '*68<PMS-abhängiger Zimmerstatus-Code>' der Zimmerstatus angegeben.

Bei Fidelio wird als Standard-Code für 'Schmutzig/Frei' die Ziffer '1' verwendet. Somit lautet die Eingabe '*681'. Zuständige Frontdesk-Mitarbeiter werden umgehend über den aktuellen Zimmerstatus informiert. Folgende Reinigungsstatus-Codes werden von Mitel und Fidelio standardmäßig unterstützt:

Mitel-Protokoll