Konfiguration des 3CX-Firmentelefonbuchs

Einleitung

3CX verfügt über ein Firmentelefonbuch, in dem Sie Firmenkontakte zur Nutzung durch alle 3CX-Nutzer im Unternehmen speichern können. Das Firmentelefonbuch wird mit den Telefonbüchern der angebundenen IP-Telefone sowie mit den 3CX-Apps synchronisiert. Sie können Kontakte aus einer CSV-Datei, Öffentlichen Ordnern von Microsoft Exchange Server oder freigegebenen Microsoft 365-Postfächern importieren.

Darüber hinaus können Sie festlegen, dass Kontakte, die in Ihrem CRM-System bei der Suche durch einen Nutzer oder bei einem eingehenden Anruf gefunden werden, im Firmentelefonbuch (zwischen)gespeichert werden.

Importieren und Exportieren von Telefonbucheinträgen

Um bis zu 1000 Telefonbucheinträge zu importieren, benötigen Sie eine CSV-Datei mit wie folgt formatierten Einträgen:

• Spaltenüberschriften in der ersten Zeile
• Jeder Kontakteintrag in einer einzelnen Zeile
• Durch Komma getrennte Felder

Beispiel:

So importieren Sie Firmentelefonbucheinträge in 3CX:

1. Laden Sie die CSV-Beispieldatei für das Telefonbuch herunter und füllen Sie sie mit Ihren Telefonbucheinträgen.
2. Rufen Sie den 3CX-Webclient auf, und klicken Sie auf "Admin > System > Telefonbuch" und wählen Sie "Importieren".
3. Durchsuchen Sie Ihre gespeicherte CSV-Datei und wählen Sie sie zum Importieren aus.
4. Klicken Sie auf "OK".

So exportieren Sie 3CX-Kontakte in eine CSV-Datei:

1. Kljcken Sie auf "Admin > System > Telefonbuch" und wählen Sie "Exportieren".
2. Die Datei wird automatisch im von Ihnen ausgewählten Download-Ordner gespeichert.

Synchronisieren von Kontakten eines freigegebenen Microsoft 365-Postfachs mit dem 3CX-Firmentelefonbuch

Wenn Sie die Microsoft 365-Integration konfiguriert haben, können Sie diese so konfigurieren, dass 3CX automatisch alle Kontakte aus einem freigegebenen Microsoft 365-Postfach mit dem 3CX-Telefonbuch synchronisiert. Führen Sie hierfür die folgenden Schritte durch:

1. Richten Sie die Microsoft 365-Integration für 3CX ein.
2. Klicken Sie in der 3CX Admin-Konsole auf "System > Telefonbuch".
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Microsoft 365".
4. Aktivieren Sie die Synchronisierung der Kontakte der freigegebenen Microsoft 365-Postfächer mit dem 3CX-Telefonbuch.
5. Klicken Sie auf "Hinzufügen", um die freigegebenen Postfächer auszuwählen, deren Kontakte synchronisiert werden sollen.
6. Die folgenden Felder werden synchronisiert: Vorname, Nachname, Firma, Mobil, Privat, Privat 2, Geschäftlich, Geschäftlich 2, E-Mail-Adresse

Kontaktoptionen

Im Optionendialog können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

• Geben Sie die Anzahl der Ziffern an, ab der eine Übereinstimmung mit einem Kontakt erkannt werden soll. Sie können die gesamte Anzahl an Ziffern oder nur einen Teil vorgeben. In der Praxis kann die Rufnummer je nach der von Ihrem Anbieter zugewiesenen Rufnummer unterschiedlich sein. Wir empfehlen daher einen Wert von 7, um nur die letzten 7 Ziffern abzugleichen.
• Sie können die Sortierreihenfolge der angezeigten Telefonbucheinträge festlegen.
• Optional können Sie der Rufnummer den Abteilungs-, Warteschleifen- oder DID-Regelnamen voranstellen/anhängen lassen.

CRM-Integration – Kontakt-Caching

Wenn Sie die Leistung des Rufnummern-Abgleichs mit Ihrem CRM-System steigern möchten, können Sie jeden übereinstimmenden eingehenden oder ausgehenden Anruf eines Kontakts im 3CX-Telefonbuch zwischenspeichern. Bitte beachten Sie, dass in dieser Form zwischengespeicherte Kundendaten jedoch für alle 3CX-Nutzer im Unternehmen sichtbar sind.

Die CRM-Integration kann im 3CX-Webclient (de)aktiviert werden, indem Sie auf "Admin > Integrationen > CRM" klicken.

Synchronisieren von Öffentlichen Ordnern von Microsoft Exchange Server

Legen Sie bei Bedarf fest, dass Öffentliche Ordner mit Kontakten von Microsoft Exchange Server mit dem 3CX-Telefonbuch synchronisiert werden.

1. Klicken Sie im 3CX-Webclient auf "Admin > System > Telefonbuch" und dann auf "Exchange".
2. Geben Sie die Exchange Server-URL, das imitierte Nutzerkonto und das Passwort ein.
3. Klicken Sie auf "OK".

Siehe auch

• So konfigurieren Sie ein CRM-System für 3CX (allgemeine Anleitung)
• So konfigurieren Sie das Bitrix24-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Freshdesk-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das HubSpot-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Salesforce-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Zendesk-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Zoho-CRM für 3CX

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 2. April 2024 aktualisiert.

https://www.3cx.de/docs/adminhandbuch/firmentelefonbuch/