Firmen- und Abteilungs-Telefonbücher

Einleitung

3CX umfasst sowohl ein Firmen-Telefonbuch, in dem Sie Kontakte für den unternehmensweiten Zugriff speichern können, als auch ein Abteilungs-Telefonbuch für die abteilungsspezifische Nutzung. Diese ergänzen das persönliche Telefonbuch jedes Benutzers. Die Telefonbücher werden mit den Telefonbüchern von IP-Telefonen und den 3CX-Apps synchronisiert.

Im Multi-Mandanten-Modus (Multi-Tenant) dienen die Abteilungs-Telefonbücher auch als Firmen-Telefonbuch. Hier verfügt jeder Mandant über ein separates Firmen-Telefonbuch, das sich auf derselben Ebene wie die Abteilungs-Telefonbücher der Einzelmandanten-Instanzen befindet.

Sie können Kontakte aus einer CSV-Datei oder aus freigegebenen M365-Postfächern importieren. Außerdem können Sie Kontakte mit externen CRM-Systemen, Google-Konten und M365-Konten synchronisieren.

Sie können das Telefonbuch so konfigurieren, dass Kontakte, die in Ihrem CRM-System gefunden werden, von einem Benutzer gesucht werden oder ein Anruf eingeht, der einem CRM-Datensatz zugeordnet wird, im Firmen-Telefonbuch zwischengespeichert werden.

Externe Synchronisierung und Suche werden im Multi-Company-Modus nicht unterstützt.

Importieren und Exportieren von Telefonbucheinträgen

Um bis zu 1000 Telefonbucheinträge zu importieren, benötigen Sie eine CSV-Datei mit wie folgt formatierten Einträgen:

• Spaltenüberschriften in der ersten Zeile
• Jeder Kontakteintrag in einer einzelnen Zeile
• Durch Komma getrennte Felder

FirstName,LastName,Company,Mobile,Mobile2,Home,Title,Business,Business2,Email,Other,BusinessFax,Department,Pager

Jules,Verne,Imagine Inc.,979755868,0035722444032,255645622,Manager,255645667,255633564,[email protected],255645666,255645668,Sales,

John,Smith,Example Ltd.,99887766,99887755,22334455,Manager,22334466,22334477,[email protected],22334488,22334499,Sales,

James,Kirk,Enterprise Inc,99991701,99981701,22221701,Captain,22231701,22241701,[email protected],22251701,22261701,Bridge,



So importieren Sie Firmentelefonbucheinträge in 3CX:

1. Laden Sie die CSV-Beispieldatei für das Telefonbuch herunter und tragen Sie Ihre Telefonbucheinträge ein.
2. Gehen Sie in Ihrem Webclient zu „Admin → System → Telefonbuch“.

3. Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts aus, ob Sie die Daten in das Firmen-Telefonbuch oder in eine bestimmte Abteilung (bzw. einen bestimmten Mieter) importieren möchten.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“.
5. Wählen Sie die zu importierende CSV-Datei aus und klicken Sie im Dialogfeld „Fertig“ auf „OK“.

So exportieren Sie 3CX-Kontakte in eine CSV-Datei:

1. Gehen Sie in Ihrem Webclient zu „Admin → System → Telefonbuch“.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts aus, ob Sie das Firmen-Telefonbuch oder das Telefonbuch einer bestimmten Abteilung (oder eines Mandanten) exportieren möchten.
3. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie exportieren möchten:

1. Wenn keine Einträge ausgewählt sind, werden alle Einträge der Liste exportiert.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“.
5. Die Datei wird automatisch in Ihrem Download-Ordner gespeichert.

Synchronisierung von Telefonbucheinträgen mit dem gemeinsam genutzten M365-Postfach

Wenn Sie die Microsoft 365-Integration konfiguriert haben, können Sie diese so konfigurieren, dass 3CX automatisch alle Kontakte aus einem freigegebenen Microsoft 365-Postfach mit dem 3CX-Telefonbuch synchronisiert. Führen Sie hierfür die folgenden Schritte durch:

1. Richten Sie die Microsoft 365-Integration für 3CX ein.
2. Klicken Sie in der 3CX Admin-Konsole auf "System > Telefonbuch".
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Microsoft 365".
4. Aktivieren Sie die Synchronisierung der Kontakte der freigegebenen Microsoft 365-Postfächer mit dem 3CX-Telefonbuch.
5. Klicken Sie auf "Hinzufügen", um die freigegebenen Postfächer auszuwählen, deren Kontakte synchronisiert werden sollen.
6. Die folgenden Felder werden synchronisiert: Vorname, Nachname, Firma, Mobil, Privat, Privat 2, Geschäftlich, Geschäftlich 2, E-Mail-Adresse

Kontaktoptionen

Im Optionendialog können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

• Geben Sie die Anzahl der Ziffern an, ab der eine Übereinstimmung mit einem Kontakt erkannt werden soll. Sie können die gesamte Anzahl an Ziffern oder nur einen Teil vorgeben. In der Praxis kann die Rufnummer je nach der von Ihrem Anbieter zugewiesenen Rufnummer unterschiedlich sein. Wir empfehlen daher einen Wert von 7, um nur die letzten 7 Ziffern abzugleichen.
• Sie können die Sortierreihenfolge der angezeigten Telefonbucheinträge festlegen.
• Optional können Sie der Rufnummer den Abteilungs-, Warteschleifen- oder DID-Regelnamen voranstellen/anhängen lassen.

CRM-Integration – Kontakt-Caching

Wenn Sie die Leistung des Rufnummern-Abgleichs mit Ihrem CRM-System steigern möchten, können Sie jeden übereinstimmenden eingehenden oder ausgehenden Anruf eines Kontakts im 3CX-Telefonbuch zwischenspeichern. Bitte beachten Sie, dass in dieser Form zwischengespeicherte Kundendaten jedoch für alle 3CX-Nutzer im Unternehmen sichtbar sind.

Die CRM-Integration kann im 3CX-Webclient (de)aktiviert werden, indem Sie auf "Admin > Integrationen > CRM" klicken.

Identifizierung des Kontakttyps

Die verschiedenen Kontakttypen sind im Telefonbuch mit einem Kontakttyp-Symbol in der unteren rechten Ecke gekennzeichnet.

Siehe auch

• So konfigurieren Sie ein CRM-System für 3CX (allgemeine Anleitung)
• So konfigurieren Sie das Bitrix24-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Freshdesk-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das HubSpot-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Salesforce-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Zendesk-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Zoho-CRM für 3CX

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 4. August 2026 aktualisiert.

https://www.3cx.de/docs/adminhandbuch/firmentelefonbuch/