Firmen- und Abteilungs-Telefonbücher

Einleitung

3CX umfasst sowohl ein Firmen-Telefonbuch, in dem Sie Kontakte für den unternehmensweiten Zugriff speichern können, als auch ein Abteilungs-Telefonbuch für das Teilen von Kontakten in einem kleineren, abteilungsspezifischen Rahmen. Diese ergänzen das persönliche Telefonbuch jedes Nutzers. Diese Telefonbücher werden mit den Telefonbüchern von IP-Telefonen sowie den 3CX-Apps synchronisiert.

Die Abteilungs-Telefonbücher dienen im Multi-Mandanten-Modus (Multi-Tenant) auch als Firmen-Telefonbuch. Hier sieht jeder Mandant ein separates Firmen-Telefonbuch, das sich auf derselben Ebene wie die Abteilungs-Telefonbücher von Einzelmandanten-Instanzen befindet.

Sie können Kontakte aus einer CSV-Datei oder aus gemeinsam genutzten M365-Postfächern importieren. Zudem können Sie Kontakte mit externen CRMs, Google-Konten und M365-Konten synchronisieren.

Sie können das Telefonbuch auch so konfigurieren, dass ein in Ihrem CRM-System gefundener Kontakt, nach dem ein Nutzer sucht oder für den ein Anrufer mit einem CRM-Datensatz abgeglichen wird, im Firmen-Telefonbuch zwischengespeichert/gespeichert wird.

Externe Synchronisierung und Suche werden im Multi-Mandanten-Modus nicht unterstützt.

Importieren und Exportieren von Telefonbucheinträgen

Um bis zu 1000 Telefonbucheinträge zu importieren, benötigen Sie eine CSV-Datei mit:

• Spaltenüberschriften in der ersten Zeile
• Jedem Kontakteintrag in einer einzelnen Zeile
• Durch Kommas getrennten Feldern, z. B.:

FirstName,LastName,Company,Mobile,Mobile2,Home,Title,Business,Business2,Email,Other,BusinessFax,Department,Pager

Jules,Verne,Imagine Inc.,979755868,0035722444032,255645622,Manager,255645667,255633564,[email protected],255645666,255645668,Sales,

John,Smith,Example Ltd.,99887766,99887755,22334455,Manager,22334466,22334477,[email protected],22334488,22334499,Sales,

James,Kirk,Enterprise Inc,99991701,99981701,22221701,Captain,22231701,22241701,[email protected],22251701,22261701,Bridge,



So importieren Sie Telefonbucheinträge in 3CX:

1. Laden Sie die Beispiel-Telefonbuch-CSV-Datei herunter und befüllen Sie sie mit Ihren Telefonbucheinträgen
2. Gehen Sie im Admin-Bereich zu "System" > "Telefonbuch".

3. Wählen Sie über das Dropdown-Menü auf der rechten Seite, ob Sie in das Firmen-Telefonbuch oder in eine bestimmte Abteilung (oder einen Mandanten) importieren möchten
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren
5. Suchen Sie die zu importierende CSV-Datei, wählen Sie sie aus und klicken Sie im Dialogfeld "Fertig" auf die Schaltfläche "OK":

So exportieren Sie 3CX-Kontakteinträge in eine CSV-Datei:

1. Gehen Sie im Admin-Bereich zu "System" > "Telefonbuch".
2. Wählen Sie über das Dropdown-Menü auf der rechten Seite, ob Sie das Firmen-Telefonbuch oder eine bestimmte Abteilung (oder einen Mandanten) exportieren möchten
3. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie exportieren möchten:

• Wenn keine Einträge ausgewählt sind, enthält der Export alle Einträge in der Liste

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren
5. Die Datei wird automatisch in Ihrem Downloads-Ordner gespeichert

Synchronisierung von Telefonbucheinträgen mit dem gemeinsam genutzten M365-Postfach

Wenn Ihre 3CX-Anlage mit M365 integriert ist, können Sie sie so konfigurieren, dass 3CX automatisch alle Kontakte aus Ihrem gemeinsam genutzten M365-Postfach mit dem 3CX-Telefonbuch synchronisiert. So konfigurieren Sie dies:

1. Richten Sie die Integration von M365 in 3CX ein
2. Gehen Sie im Admin-Bereich zu "System" > "Telefonbuch".
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche M365
4. Aktivieren Sie nun Kontakte gemeinsam genutzter Postfächer synchronisieren
5. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die gemeinsam genutzten Postfächer auszuwählen, die Sie synchronisieren möchten.
6. Dadurch werden die folgenden Felder synchronisiert: Vorname, Nachname, Firma, Mobiltelefon, Privat, Privat 2, geschäftlich, geschäftlich 2, E-Mail-Adresse

Kontaktoptionen

Im Optionsdialog können Sie:

• Geben Sie die Anzahl der Ziffern an, die zu einer Übereinstimmung mit einem Kontakt führt. Sie können die gesamte ID oder nur einen Teil davon abgleichen. In der Praxis kann die Anrufer-ID je nach Rufnummer Ihres Telefonanbieters variieren, daher empfehlen wir einen Wert von 7.
• Legen Sie die Sortierreihenfolge der Telefonbuchanzeige fest.
• Optional können Sie den Namen der Abteilung, der Warteschleife oder der DID-Regel der Anrufer-ID voranstellen oder anfügen lassen.

CRM-Integration – Kontakt-Caching

Sie können die Effektivität des Anrufer-ID-Abgleichs aus Ihrem CRM-System erhöhen, indem Sie alle eingehenden oder ausgehenden Anrufe abgleichen, die einem im 3CX-Telefonbuch zwischengespeicherten Kontakt zugeordnet werden. Bedenken Sie jedoch, dass zwischengespeicherte Kunden-Datensätze für alle Unternehmensnutzer sichtbar sind.

Diese Option kann unter Admin > Integrationen > CRM aktiviert oder deaktiviert werden.

Identifizierung des Kontakttyps

Die verschiedenen Kontakttypen sind im Telefonbuch durch ein Kontakttyp-Badge unten rechts gekennzeichnet.

Siehe auch

• So konfigurieren Sie ein CRM-System für 3CX (allgemeine Anleitung)
• So konfigurieren Sie das Bitrix24-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Freshdesk-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das HubSpot-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Salesforce-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Zendesk-CRM für 3CX
• So konfigurieren Sie das Zoho-CRM für 3CX

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 16. September 2026 aktualisiert.

https://www.3cx.de/docs/adminhandbuch/firmentelefonbuch/