Sobald Ihr Unternehmen nun endlich für einen Umstieg auf Unified Communications bereit ist, um notwendige Verbesserungen der Geschäftsprozesse voranzutreiben, liegen bis zur endgültigen, nahtlosen Integration noch ein steiniger Weg und zahlreiche Herausforderungen vor Ihnen. Die Adaption unter Ihren Mitarbeitern selbst ist dabei der Dreh- und Angelpunkt für einen reibungslosen Übergang und effiziente Ausnutzung des neuen UC Systems.
Folgende 3 Herausforderungen erfordern bei der UC-Integration besonderes Augenmerk:
- Die spezifischen Anforderungen aller Abteilungen und Teams müssen einbezogen werden. Wenn sich Ihr Business über unterschiedliche Standorte innerhalb verschiedener Regionen erstreckt, dann ist sowohl ein lokales als auch zentralisiertes Steuern und Unterstützen des Umstiegs auf UC erforderlich.
- Neu eingeführte Kommunikationsplattformen sollten skalierbar sein, um bei Bedarf zukünftig neue Unternehmensbereiche oder Services eingliedern zu können.
- Eine wertvolle Lösung muss kosteneffizient sein und außerdem in der Lage, Plattformen unterschiedlichster Generationen zu einer gemeinsamen, zentralisierten Infrastruktur zusammenzufassen (dabei jedoch jeder Abteilung ermöglichen, ihren Bereich individuell zu verwalten).
Wer sich diesen Herausforderungen explizit stellt, wird seinem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert verschaffen. Mit Unified Communications erzielen Sie bessere Interaktion zwischen Ihren Mitarbeitern und eine höhere Effizienz aller operativen Prozesse. Wie lässt sich also die unternehmensweite Zusammenarbeit über unterschiedlichste Sprach- und Datennetzwerke hinweg zielführend verbessern?
Mit der Wahl eines marktführenden Telefonsystems eines zuverlässigen Anbieters lässt sich eine allumfassende Lösung implementieren, welche die obigen Herausforderungen erfolgreich meistert – entweder im Rahmen einer On-Premise oder gehosteten Lösung. Ist dies erfolgt, dann ist vor allem Überzeugungsarbeit und Unterstützung der Mitarbeiter gefordert, was wiederum realistische Erwartungen an die neue Lösung und einen angemessenen Zeitrahmen, den Umgang mit dieser zu erlernen, voraussetzt.
Es gibt zwei praxiserprobte Ansätze für die Einführung von Unified Communications. Beide haben ihre Vor- und Nachteile. Der tatsächliche Umsetzungserfolg lässt sich erst dann messen, wenn Mitarbeiter diese neue Technologie tatsächlich praktisch anwenden und deren Auswirkung auf die Kommunikation und Zusammenarbeit deutlich wird:
Methode 1: Entfernen und Ersetzen – Altvertraute Kommunikationsmittel (wie Tischtelefone und Zubehör) verschwinden über das Wochenende und werden unmittelbar durch ein neues UC-System ersetzt. Damit stellen Sie Ihre Mitarbeiter vor die Wahl, mit dem Strom zu schwimmen oder unterzugehen.
Methode 2: Schrittweise Umstellung – UC-Technologie wird binnen eines längeren Zeitraums, oft über Monate, langsam eingeführt. So kann ein Unternehmen beispielsweise zunächst Instant Messaging zur Verfügung stellen, jedoch eine Einführung von Videokonferenzen zeitweilig zurückhalten.
Während die Methode “Entfernen und Ersetzen” unmittelbar umgesetzt werden kann und schnell ROI offenbart, da Instandhaltungskosten und IT-Ressourcen schnell minimiert werden können, ermöglicht eine schrittweise Umstellung hingegen der IT ein ausgiebiges Testen und Troubleshooting. Außerdem können Anwender sich so nach und nach mit den neuen Tools vertraut machen und deren Anwendung erlernen.
Die Akzeptanz unter Mitarbeitern ist eine der meist genannten Hürden bei der Einführung neuer Technologien, daher mag es empfehlenswert sein, sich für eine langsame Anpassung zu entscheiden. Sobald Mitarbeiter spüren, dass sie die notwendige Zeit und Unterstützung erhalten, sich auf Unified Communications einzustellen, ist Ihr Unternehmen auf dem besten Weg.
