3CX Datenschutzrichtlinie

Einführung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie 3CX personenbezogene Daten verarbeitet und schützt, die über das 3CX-Telefonsystem, die Transkriptionsdienste und die Videokonferenzplattform (WebMeeting) erfasst werden. 3CX stellt sicher, dass alle Verarbeitungstätigkeiten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), geltenden lokalen Gesetzen und anderen relevanten regulatorischen Verpflichtungen entsprechen. Diese Datenschutzerklärung dient der Transparenz gemäß Artikel 12–14 DSGVO.

Durch die Nutzung dieser Dienste stimmen Sie der Erfassung, Nutzung und Verarbeitung Ihrer Daten gemäß dieser Erklärung zu.

Soweit 3CX als Auftragsverarbeiter agiert, sind die rechtsverbindlichen Bedingungen für diese Verarbeitung im 3CX-Datenverarbeitungszusatz (DPA) festgelegt.

3CX agiert als:

  • ein Controller für Konto-, Lizenz-, Abonnement-, Support- und Service-Nutzungsdaten; und
  • ein Prozessor für Transkribier- und WebMeeting-Daten, sofern diese Funktionen von einem Kunden aktiviert werden.

Die Organisation, der die Telefonanlage gehört, bleibt Verantwortlicher für die Datenverarbeitung von Telefonanlagen-, Transkriptions- und Webmeeting-Daten.

Zur Klarstellung: 3CX fungiert nicht als Verantwortlicher für Telefonanlagen-Anrufdaten, Besprechungsinhalte oder Transkriptionsdaten; hierfür ist weiterhin allein die Organisation verantwortlich, der die Telefonanlage gehört.

Welche Daten erheben wir?

Transkriptionsdienst

  • Audioaufnahmen (.wav-Dateien) von Anrufen und Voicemails
  • Transkriptionen von Audiodaten
  • Metadaten, einschließlich Anruftyp, Durchwahlnummern und Namen der Anrufer/Angerufenen sowie Standardsprache der Telefonanlage

Web Meeting (Videokonferenz)

  • Teilnehmernamen
  • Teilnehmer-IP-Adressen
  • 3CX-Systeminformationen: FQDN, IP-Adresse, eindeutige ID
  • Während eines Meetings freigegebene Dateien (Namen beim Hochladen anonymisiert)
  • Daten aus Umfragen zur Meeting-Qualität (anonym)

Es werden keine Chat-Inhalte gespeichert; der Chat existiert nur während der Übertragung, es sei denn, er wird von der Besprechungsaufzeichnung (falls aktiviert) erfasst.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

  • Konfiguration und Aktivierung des 3CX-Systems (Transkription + WebMeeting)
  • Automatisch über System-APIs bei Start von Meetings oder Aufzeichnungen
  • Hochladen über sichere Google Cloud Buckets
  • Systemprotokolle, Umfragen und Debug-Protokolle zur Laufzeit
  • Daten, die durch KI-basierte Verarbeitung generiert werden (sofern aktiviert, z. B. Zusammenfassungen, Stimmungsanalyse)

3CX erhebt keine Daten, die über die für die Bereitstellung, Wartung und Verbesserung der vom Kunden aktivierten Dienste erforderlichen Daten hinausgehen.

Die Verarbeitung von IP-Adressen ist für die Durchführung des WebMeeting-Dienstes (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) und zur Wahrung des berechtigten Interesses von 3CX an der Gewährleistung von Sicherheit und Betrugsprävention (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO) erforderlich.

Wie werden Ihre Daten verwendet?

Transkriptionsdienst

  • Zur Transkription von Audio in Text
  • Zur Erstellung von Zusammenfassungen und Stimmungsanalysen
  • Für die Entwicklung von KI-Funktionen (wobei, sofern technisch möglich, stets anonymisierte oder pseudonymisierte Daten verwendet werden). Die KI-Entwicklung verwendet Daten nur nach irreversibler Anonymisierung, es sei denn, die Datenverarbeitungsvereinbarung sieht ausdrücklich etwas anderes vor und es ist unbedingt erforderlich.
  • Zum Debuggen und zur Verbesserung der Serviceleistung
  • Zur Gewährleistung von Betrugsprävention, Servicesicherheit und Missbrauchserkennung (nur Metadaten)

Web-Meeting-Plattform

  • Zur Anzeige der Teilnehmernamen während Meetings
  • Zur Verarbeitung und Speicherung freigegebener Dateien für bis zu 7 Tage
  • Zur Generierung anonymen Feedbacks zur Meetingqualität
  • Zur Plattformoptimierung und Fehlerbehebung
  • Zur Gewährleistung von Leistung, Sicherheit und Einhaltung geltender Gesetze

3CX überwacht, greift nicht auf den Inhalt der Kommunikation zu und analysiert ihn auch nicht, es sei denn, der Kunde aktiviert ausdrücklich Funktionen wie Aufzeichnung oder Transkription.

Datenverarbeitung und -speicherung

  • Alle Daten werden auf der Google Cloud Platform (GCP) oder anderen renommierten Cloud-Anbietern (Vultr, AWS, DigitalOcean usw.) gespeichert.
  • Die Speicherung erfolgt regional – abgestimmt auf die gewählte Konferenzzone oder den Nutzerstandort (z. B. EWR).
  • Sichere, verschlüsselte Kommunikationsprotokolle werden eingesetzt.

Sofern 3CX als Auftragsverarbeiter fungiert, werden die Daten ausschließlich gemäß den dokumentierten Anweisungen des Kunden/Verantwortlichen verarbeitet.

Aufbewahrungsfristen

Datentyp

Aufbewahrungszeitraum

Audiodateien (Transkriptor)

2 Tage

Transkriptionen

7 Tage

Über WebMeeting freigegebene Dateien

7 Tage

Teilnehmer-IPs

7 Tage

Besprechungsaufzeichnungen

7 Tage

Debug-Protokolle

Bis zu 6 Monate

Transkribierte Metadaten und Analyse

7 Tage (oder länger, wenn gesetzlich vorgeschrieben)

Chat-Nachrichten

Nicht gespeichert; existiert nur während der Übertragung

Umfragedaten

Anonym gespeichert

Backups (nach der Kündigung)

Bis zu 1 Jahr (falls gesetzlich erforderlich)

Aufbewahrungsfristen können verlängert werden, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitigkeiten, zur Verhinderung von Betrug und Missbrauch oder zur Durchsetzung von Vereinbarungen erforderlich ist.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

Sicherheitsmaßnahmen

  • Branchenübliche Verschlüsselungsprotokolle beim Hoch- und Herunterladen von Daten.
  • Zugriff nur für autorisiertes Personal.
  • Zugriffsprotokollierung und Audit-Trails.
  • Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
  • Verantwortlichkeiten des Administrators: Kunden müssen in ihren PBX- und WebMeeting-Umgebungen geeignete Zugriffskontrollkonfigurationen, Aufbewahrungseinstellungen und Sicherheitsregeln implementieren.

Nutzerrechte

  • Nutzer können Zugriff, Löschung oder Korrektur ihrer Daten beantragen, indem sie sich an ihren 3CX-Administrator wenden.
  • 3CX unterstützt Datenverantwortliche bei der Beantwortung solcher Anfragen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen.

Betroffene Personen können ihre Rechte gemäß DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit) auch direkt gegenüber 3CX für Daten ausüben, die von 3CX verarbeitet werden.

Bei Daten, die 3CX als Auftragsverarbeiter verarbeitet, kann 3CX ohne Anweisung des Betreibers der Telefonanlage nicht direkt auf Anfragen betroffener Personen antworten.

Einwilligung und Rechtsgrundlage

  • Das Unternehmen, dem die Telefonanlage gehört, ist für die Einholung der Rechtsgrundlage und der erforderlichen Nutzereinwilligungen verantwortlich.
  • Die Nutzer werden klar darüber informiert, wie ihre Daten erhoben und verarbeitet werden.

3CX setzt auf:

  • Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b));
  • berechtigte Interessen (Dienstsicherheit, Betrugsprävention, Produktverbesserung) (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f));
  • Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c));
  • Einwilligung (soweit zutreffend, z. B. für vom Kunden aktivierte Transkriptionsfunktionen).

Der PBX-Inhaber ist dafür verantwortlich, die rechtmäßige Verarbeitung von Mitarbeiter- oder Teilnehmerdaten in Übereinstimmung mit den lokalen Arbeits- oder Telekommunikationsgesetzen sicherzustellen.

Geolokalisierung und Serverauswahl

  • Kunden mit Sitz im EWR werden auf Server im EWR weitergeleitet, wenn die Region „Europa“ ausgewählt ist.
  • Der Serverstandort kann aus Gründen der Redundanz und des Lastausgleichs variieren.
  • Internationale Datenübermittlungen unterliegen den entsprechenden Schutzmaßnahmen der DSGVO (z. B. Standardvertragsklauseln).

Cookies und Browserspeicher

  • Es werden keine Cookies verwendet.
  • Der Browserspeicher dient zur Speicherung von Teilnehmernamen und Konfigurationsdaten.
  • Dieser Speicher wird ausschließlich für die Funktionalität genutzt und ist für 3CX nicht zugänglich.

Statistische und aggregierte Daten

  • Nutzungsstatistiken werden anonymisiert.
  • 3CX kann anonymisierte, aggregierte Daten aus statistischen oder rechtlichen Gründen weitergeben.
  • Aggregierte Daten können nicht zur Identifizierung einzelner Nutzer verwendet werden.

Strafverfolgung und Betrugsprävention

Anfragen von Strafverfolgungsbehörden

  • Wir geben personenbezogene Daten nur dann weiter, wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist oder auf ein gültiges, an die betreffende 3CX-Einheit gerichtetes Rechtsverfahren erfolgt.
  • 3CX gibt Kundendaten nicht an Dritte, einschließlich ausländischer Strafverfolgungsbehörden, weiter, es sei denn:
  • eine rechtmäßige Anfrage wird ordnungsgemäß über die zuständige zypriotische Behörde oder einen anderen rechtlich anerkannten Kanal zugestellt; und
  • die Anfrage ist konkret, verhältnismäßig und begründet eine eindeutige Rechtsgrundlage für die Weitergabe.
  • Erfüllt eine Anfrage diese Bedingungen nicht, behält sich 3CX das Recht vor, sie abzulehnen oder vor weiteren Maßnahmen zusätzliche Informationen anzufordern. 3CX bearbeitet keine informellen Meldungen, unbegründeten Behauptungen oder Anfragen, die außerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren gestellt werden.
  • 3CX kann Metadaten (nicht den Gesprächsinhalt) verarbeiten, um betrügerische oder missbräuchliche Aktivitäten aufzudecken, zu verhindern oder zu untersuchen.
  • 3CX gibt Daten an Strafverfolgungsbehörden nur nach Erhalt einer gültigen und rechtmäßigen Anfrage und nur im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang weiter.

Internationale Datentransfers

Bei Datenübertragungen außerhalb der EU/des EWR stützt sich 3CX auf Folgendes:

  • Standardvertragsklauseln (SCCs) der Europäischen Kommission oder
  • andere genehmigte Übermittlungsmechanismen gemäß Art. 46 DSGVO.

Die Auswahl des Rechenzentrums erfolgt stets unter Berücksichtigung regionaler Leistungs- und Compliance-Anforderungen.

3CX implementiert ergänzende Sicherheitsmaßnahmen gemäß den Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses (EDPB), um einen gleichwertigen Schutz bei internationalen Datentransfers zu gewährleisten.

Änderungen dieser Richtlinie

Diese Datenschutzrichtlinie kann regelmäßig aktualisiert werden. Benutzer werden gebeten, sie regelmäßig zu überprüfen. Alle Änderungen werden auf der 3CX-Website veröffentlicht.

Kontaktinformationen

Bei Fragen oder Bedenken bezüglich dieser Datenschutzrichtlinie kontaktieren Sie uns bitte, indem Sie dieses Kontaktformular ausfüllen.

Siehe auch

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 2. Februar 2026 aktualisiert

https://www.3cx.de/unternehmen/datenschutzrichtlinie/