Warum lohnt sich eine gehostete Telefonanlage?

Der Umstieg auf IP-Telefonie hat neue Möglichkeiten eröffnet, wo und wie diese Ihre Kommunikationssysteme aufstellen. Grundsätzlich gibt es zwei Wege, dies umzusetzen: per lokale Installation oder gehostet. Egal, worauf die Wahl fällt, das Telefonsystem bleibt hier der Dreh- und Angelpunkt jeder Business-Kommunikation und integriert im Idealfall mit allen anderen Kommunikationskanälen über eine gemeinsame Plattform.

Der Trend ist dabei deutlich: Hosting ist auf dem Vormarsch. Wir stellen alle Optionen vor, mit denen sich eine Telefonanlage hosten lässt, und zeigen auf, welche Vorteile sich hieraus ergeben.

Was ist eine gehostete Telefonanlage?

Eine gehostete Telefonanlage, ist ein Software-basiertes, virtuelles Telefonsystem, welches in Form eines ausgelagerten Dienstes (Managed Service) zur Verfügung gestellt wird. Die Einrichtung und Verwaltung kann entweder eigenständig erfolgen oder mit dem Kommunikationsdienst selbst ausgelagert werden.

Durch die Virtualisierung verzichten Sie auf Server und Geräte verzichten und profitieren vom selben Funktionsumfang wie lokal installierte Telefonanlagen, darunter Voicemail, Fax-Unterstützung, automatisierte Ansagen und Sprachdialogsysteme (IVR) und Konferenzschaltungen. Auch die Integration von CRM-Systemen und Apps ist gleichermaßen möglich.

gehostete Telefonanlage als günstige Alternative

Welche Hosting-Möglichkeiten gibt es?

  • eigenständiges Hosting – Wer über die nötigen Kapazitäten und Kenntnisse verfügt und absolute Kontrolle wünscht, der kann seine Anlage eigenständig einrichten und verwalten. Hierfür stehen inzwischen zahlreiche zuverlässige und sichere Cloud-Plattformen zur Verfügung.

  • via Hosting-Anbieter – Drittanbieter, die eine Cloud-Telefonanlage als Managed Service bieten, kümmern sich um die Weiterleitung oder Vermittlung von Anrufen sowie um alle Wartung und sonstige im Rahmen der Servicevereinbarung inkludierten Dienste. Das Outsourcing könnte jedoch mit höheren Budgets verbunden sein.
  • Hosted by 3CX – Wer sich jeglichem Aufwand für die Einrichtung, Verwaltung und Überwachung seines Telefonsystems entledigen möchte, ohne in die Kostenfalle zu tappen, der kann 3CX das Hosting überlassen und sich so ganz auf das tägliche Business konzentrieren.

Was sind die Vorteile eines gehosteten Telefonsystems?

Da seit der Umstellung auf All-IP sämtliche Übertragung über das Internet-Protokoll erfolgt, gibt es auch keinen triftigen Grund mehr für wartungsintensive Hardware am eigenen Standort. Durch eine Auslagerung des laufenden Betriebs und aller notwendigen Updates und Sicherheits-Patches profitieren Unternehmen im Vergleich zu lokal installierten Systemen außerdem von umfangreichen Zeit- und Kosteneinsparungen. Auch Anschaffungskosten für IP-Telefone entfallen, wenn Softphones in Form von Smartphone & Desktop Apps zum Telefonieren genutzt werden.

Welche Vorteile bringt eine gehostete Telefonanlage?

Viele gute Gründe sprechen für ein Hosten. Wir haben im Folgenden die wichtigsten für Sie auf einen Blick zusammengestellt:

  • Kosteneinsparungen bei Anschaffung & Wartung – Im Gegensatz zu On-Premise-Installationen ist für virtuell gehostete Systeme kein Budget für Anfangsinvestitionen oder Serverkapazitäten erforderlich. Zudem können laufende Kosten für den Betrieb und die Instandhaltung reduziert oder ganz eliminiert werden.

  • Benutzerfreundlichkeit & simple Verwaltung – An virtuelle Telefonanlagen angebundene Teilnehmer erfordern im Gegensatz zu klassischen Systemen keine aufwendige Verwaltung. Anrufeinstellungen sowie Zugriffs- und Adminrechte können über eine einfache Oberfläche eingerichtet und jederzeit aktualisiert werden. Und auch die Bedienung ist intuitiv und erfordert kein Trainingsaufwand.

  • Mobilität & Standortvernetzung – Angestellte im Homeoffice oder Außendienst sind per Smartphone App überall über ihre geschäftliche Rufnummer erreichbar. So können Teams standortunabhängig zusammenarbeiten und kommunizieren. Einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung. Interne Gespräche – auch zu mobilen Endgeräten und per Bridge angeschlossenen Niederlassungen – sind kostenlos.

  • Sicherheit – Vergessen Sie stressige Kommunikationsausfälle. Ein gehostetes Modell bietet durchgehend hohe Sicherheit und Zuverlässigkeit, da System-Updates und neue Features ohne Verzögerung integriert werden. Auch regelmäßige Backups und eine Wiederherstellung im Katastrophenfall erfolgen schnell und nahtlos.

  • Professionalität & Kundenzufriedenheit – Auch kleinere Organisationen können alle verfügbaren Kommunikationskanäle abdecken. Die Integration von Anrufen, Website-Livechat, Videokonferenzen, WhatsApp und SMS hinterlässt einen professionellen Eindruck mit verschafft Zufriedenheitsgarantie.

  • Skalierbarkeit – Wächst eine Organisation, dann können Leitungen und Nebenstellen den neuen Kapazitätsanforderungen entsprechend, schnell und kostengünstig mit wenigen Klicks hinzugefügt oder bedarfsweise entfernt werden. Auch aufgrund saisonaler Schwankungen oder mittelfristiger Projekte vorübergehend engagierte Mitarbeiter werden so im Kommunikationsfluss eingebunden.

Welchen Hosting-Anbieter wählen?

Eine gehostete Telefonanlage wird komplett ausgelagert und von einem externen Serviceanbieter betrieben – ein Vorteil für kleinere Unternehmen, die auf Unified Communications umsteigen möchten, jedoch nicht über die nötige IT-Ausstattung und Tools verfügen. Hosting-Service-Unternehmen stellen alle notwendigen Ressourcen bereit, um eine reibungslose Nutzung zu ermöglichen und Anwendern jeglichen Verwaltungsaufwand abzunehmen.

Im Entscheidungsprozess für einen passenden VoIP-Dienstleister ist vor allem die Möglichkeit zur Einbindung mobiler Benutzer von Bedeutung. Wenn Anrufe an Smartphones und andere mobile Endgeräte weitergeleitet werden können, dann sind Mitarbeiter selbst dann unter ihrer geschäftlichen Rufnummer erreichbar, wenn sie sich nicht an ihrem Arbeitsplatz befinden.

Darüber hinaus spielt auch eine Rolle, ob der Dienstleister einen vertrauenswürdigen Eindruck vermittelt, einen persönlichen Service garantiert und ausreichend Flexibilität bietet. Werden beispielsweise verschiedene Warteschleifen mit unterschiedlicher Gewichtung oder differenzierte Weiterleitungsregeln unterstützt? Suchen Sie nach einem Dienstleister, welcher seinen Kunden bedarfsgerechten Lösungen bietet. Folgende Checkliste kann Ihren Entscheidungsprozess unterstützen.

Worauf sollten Sie einen Hosting-Dienstleister prüfen?

  • Wird der erforderliche Umfang an Features angeboten?

  • Was beinhaltet das Serviceangebot rund um die Verwaltung und Wartung?

  • Welche Stornierungsrichtlinien gibt es?

  • Wird mobiles/standortunabhängiges Arbeiten unterstützt?

  • Hat der Dienstleister positive Kundenbewertungen?

  • Welche Kunden nutzen den angebotenen Service? Ist ein Online-Bewertung verfügbar?

  • Werden Komplettlösungen (z. B. inkl. IP-Telefonen und Support) angeboten?

  • Was ist im Support enthalten? Ist dieser 24/7 verfügbar?

  • Welche Richtlinien/Kosten sind im Fall von Erweiterungen zu berücksichtigen?

  • Welche Bedingungen/Beschränkungen gibt es für die Nutzung?

  • Werden Ausfallsicherheiten geboten?

  • Lassen sich andere Anwendungen wie CRM-Software integrieren?

Praxisbeispiel: Woodstock Handelsgesellschaft

Woodstock setzt auf eine gehostete Telefonanlage von 3CX

Erfahren Sie, wie Woodstock von seiner herkömmlichen Telefonanlage auf eine moderne, robuste und gehostete Telefonie-Lösung von 3CX umgestiegen, welche sich die bestehende Infrastruktur des Unternehmens einfügen ließ. Darüber hinaus konnte das Unternehmen während des Covid-19-Lockdowns seine alte TK-Anlage schnell ersetzen, um Mitarbeitern die Fortsetzung Ihrer Arbeit von zu Hause zu ermöglichen. Lesen Sie die Fallstudie, um zu erfahren, wie Woodstock in kürzester Zeit der Wechsel auf eine neue gehostete 3CX-Lösung gelang.

Neugierig geworden?

3CX ist ein Kommunikationssystem, welches sowohl on-Premise als auch virtualisiert via Google, Amazon, Azure und weiteren Plattformen verfügbar ist. Wenn Sie jedoch auf der Suche nach einer Kommunikationslösung ohne jeglichen Verwaltungsaufwand für Ihre IT-Abteilung sind, dann ist Hosted by 3CX genau das Richtige für Sie. Überlassen Sie uns das komplette Hosting einschließlich der Systemüberwachung und stärken Sie Ihre Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit im Team mit leistungsfähigen UC-Funktionen wie Instant Messaging via SMS und WhatsApp, remote Statusanzeige, Videokonferenzen und kostenlosen Smartphone Apps.

Weiterführende Informationen